De spelregels rondom speciale beloningen zijn onlangs behoorlijk gewijzigd. Financiële afdelingen kunnen belastingheffingen op vier manieren voorkomen.

Door Kristof Huet

Veel organisaties belonen hun werknemers op het einde van het jaar met een kerstpakket of bedrijfsdiner. Dat vergroot de loyaliteit, maar kan ook resulteren in een fiscale kater. Want de spelregels rondom speciale beloningen zijn onlangs behoorlijk gewijzigd, en veel organisaties hebben daarvan geen weet.

Nederland heeft lange tijd zo'n 30 fiscale regels gekend rondom speciale beloningen. Van sportvoorzieningen tot een OV-jaarabonnement: verschillende verstrekkingen vielen onder diverse richtlijnen. In 2011 verdwenen al die regels ten faveure van de werkkostenregeling (WKR). Die was optioneel, werkgevers konden ook kiezen voor het oude regelstelsel. Tot 1 januari 2015, want toen werd deze regeling verplicht voor iedereen.

Wat houdt de WKR in?
De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen aan een werknemer. Van salaris tot bonussen en loon in natura. De vrije, onbelastbare ruimte beslaat 1,2 procent van het fiscale loon. Daarboven betaalt de werkgever een eindheffing van 80 procent. Alle verstrekkingen mogen bij elkaar worden opgeteld voor het bepalen van de 1,2 procentgrens op bedrijfsniveau. De vrije ruimte hoeft dus niet op werknemersniveau bepaald te worden. Een aantal posten is bovendien fiscaal vrijgesteld en kunnen diverse posten als nihil of een symbolisch bedrag worden gewaardeerd.

De nieuwe regeling is veel eenvoudiger. Wel is centrale regie noodzakelijk, doordat alle verstrekkingen bij elkaar mogen worden opgeteld. Anders bestaat het risico dat een organisatie bij een versnipperde budgettering de grens ongezien overschrijdt. Dat kan resulteren in een onvoorziene verrassing in de vorm van een belastingheffing.

Financiële afdelingen kunnen belastingheffingen op vier manieren voorkomen:

1. Vrije ruimte bepalen
Voordat de kerstpakketten zijn besteld en de feesten gepland, is het verstandig te kijken hoeveel vrije ruime over is. Pas de budgettering daarop aan.
 
Beheer alle budgetten voor de werknemersverstrekkingen centraal. Dat voorkomt knellingen bij de feestdagen.

2. Bedrijfsfeesten op de werkplek
Personeelsfeesten waren voor de wetswijziging vrijgesteld tot 454 euro per werknemer per kalenderjaar. Dat is nu teruggebracht naar 420 euro voor een werknemer met een modaal jaarsalaris van 35.000 euro. 

In het oude systeem waren personeelsfeesten fiscaal vrijgesteld tot een maximumbedrag van 454 euro per werknemer per kalenderjaar. De werkkostenregeling levert op dit punt een versobering op. De vrije ruimte voor een werknemer met een modaal jaarsalaris (€ 35.000) is nu 420 euro (1,2 procent). Daar moeten alle verstrekkingen van betaald worden. Bij overschrijding is de werknemer belastbaar. 
______________________________________________________________________________________________ 
Cursus Actualiteiten Loonheffing & Werkkostenregeling
Bent u op zoek naar tips en actualiteiten op het gebied van loonheffingen en werkkostenregeling? Wilt u uw praktijk op een hoger niveau brengen? Dan is de cursus Actualiteiten Loonheffing & Werkkostenregeling precies wat u zoekt. Lees meer en schrijf u in...
______________________________________________________________________________________________ 

Bij een extern bedrijfsfeest is er een escape. Bedrijfsfeesten op de werkplek zijn vrijgesteld. Het begrip 'werkplek' neemt de fiscus in deze ruim. Grof gezegd gaat het om een locatie waarover werknemers verantwoording dragen. Dat kan dus een tent op het parkeerterrein zijn, maar ook de kantine.
 
Er is echter een uitzondering: de maaltijden tijdens zo'n event. De fiscus rekent per maaltijd 3,20 euro als loon in natura. De heffing hierover bedraagt dus 80 procent, tenzij er genoeg fiscale ruimte over is.

3. Trainingen en cursussen
Trainingen en cursussen vallen buiten de werkkostenregeling, mits deze zijn gericht op vaardigheden gerelateerd aan de professie en deze onder werktijd vallen. Maar daar valt met een beetje creativiteit met de feestdagen wel een mouw aan te passen. 
 
Denk aan een gezellige sportmiddag, waarbij een coach traint op samenwerkingsvaardigheden en teambuilding. Dat is onbelast. De afterparty met drank en hapjes kan dan beter verhuizen naar de bedrijfskantine (zie punt 2).

4. Financiële bijdrage van medewerkers
Het is misschien een wat vreemd idee om medewerkers te laten betalen voor hun eigen verstrekkingen. Toch kan een organisatie hier een positieve draai aan geven. Bijvoorbeeld door het inzetten van de kas van de personeelsvereniging. Die kas kan aangevuld worden door zowel medewerkers als de organisatie en dient dan ter ondersteuning voor zaken als felicitatiekaarten en speciale eindejaarsfeesten als een kerst- en de oud-en-nieuwborrel.

Bijkomend voordeel: het verhoogt de betrokkenheid van de medewerkers. Hun bijdragen vallen bovendien buiten de WKR-regeling.

Specialistische software
Een gedegen en consequent beleid is noodzakelijk om binnen de gestelde kaders van de WKR te kunnen opereren. Dat is niet voor alle organisaties haalbaar. Voor hen is er echter een alternatief: specialistische software voor het managen van onkostendeclaraties, waarmee bovendien juridische eisen zijn afgedekt.

Want alleen met een gecentraliseerde boekhouding blijven de totale kosten voor feesten en verstrekkingen overzichtelijk. En dat voorkomt een nare verrassing achteraf.

Kristof Huet, Director Benelux en Nordics bij Concur