De voordelen van het gebruik van creditmanagement software

Toen ik in 2006 genomineerd was voor de Credit Management Award werkte Bandolera nog steeds zonder een CM software pakket. Dat ging overigens prima. Er waren alleen soms hele drukke dagen als er aanmaningen verstuurd moesten worden of als er klanten achterstallig gemeld moesten worden bij de Kredietverzekering. Het gaf dus eigenlijk ook wel heel veel stress.

Na vele jaren gewerkt te hebben zonder een CM softwarepakket kwam toch de tijd om hiertoe over te gaan. Bandolera, het bedrijf waar ik voor werk is de laatste vijf jaar gegeroeid van een omzet van 23 miljoen euro naar een omzet van 70 miljoen euro en een klantenbestand van 5.000 klanten. Dat waren er vijf jaar geleden nog maar 2.000. U begrijpt, dat wanneer je op personeelskosten wilt gaan besparen, dat je dan in automatisering moet gaan investeren.

Toen ik nog Credit Manager was heb ik jarenlang gewerkt met ouderdomsanalyses. Dat werkt prima totdat het bedrijf te groot word en je met alllerlei regels van de Kredietverzekering te maken krijgt. De aanschaf van CM software was onvermijdelijk.

We zijn toen gaan kijken naar het juiste product, dat bij ons paste, want er zijn nogal wat pakketten op de markt en de prijzen en kwaliteit lopen nogal ver uiteen. In eerste instantie hadden we gekozen voor een goedkoop pakket, maar ook hier geldt: goedkoop is duurkoop. Het mocht niet te veel kosten, maar dat resulteerde in een pakket waar niet veel uit kwam.

Toen hebben we besloten een nieuw en beter pakket te zoeken, dat alles leverde wat we nodig hadden. Met alles bedoel ik dan ook werkelijk alles. Dat betekent dat alle acties door het pakket worden gedaan of dat het pakket aangeeft dat er actie moet worden ondernomen door de Credit Manager. Bijvoorbeeld om een aantal klanten te bellen. Het systeem levert de lijst met klanten die moeten gebeld worden.

Om zeker te weten, dat we nu het juiste pakket zouden aanschaffen, hebben we toen zelf referenties ingewonnen en niet de door de CM Software bedrijven opgegeven referenties gebruikt. Daar kwam één pakket met vlag en wimpel uit en dat hebben we toen aangeschaft.

Vroeger draaiden we één keer per week aanmaningen en die werden verstuurd. Nu komen er iedere dag aanmaningen uit het pakket en dan ook nog de juiste oftewel de 1e, 2e of 3e aanmaning. Zonder software moest je per klant kijken welke aanmaning naar deze klant moest, oftewel welke heeft hij al gehad.

Het achterstallig melden van klanten bij de kredietverzekering komt nu ook dagelijks uit het pakket waardoor dit tot op het laatste moment kan wachten. Dat kan weer kosten beparen als de klant toevallig nog net op het allerlaatste moment betaalt.

Het werk is nu ook veel afwisselender geworden, want vroeger had je bijvoorbeeld een beldag, maar nu doe je van alles wat het pakket aangeeft. Het is bovendien een enorme tijdsbesparing en dat levert weer een enorme beparing aan personeelskosten op. We werken nu met drie Credit Managers, maar zonder de CM software hadden we zeker 1 fte meer nodig gehad.


Maarten Verheul
CFO Bandolera B.V.