De schaduwspin in het web

Jan van Duijn startte zijn carrière ooit als controller bij Goudsmit. Bij USG People - de nieuwe uitzendorganisatie die voorkwam uit de overname van Solvus door United Services Group - wordt hij corporate vice president. Wat is de functie van een controller in zo'n overnametraject?

Welke rol speelt een controller in een overnameproces? De controller is de schaduwspin in het web. De CFO is de spin die zaken in het web aanpakt. De controller signaleert en stelt de spin in staat adequaat actie te nemen. De schaduwspin blijft zitten en bekijkt daarna de resultaten. Wanneer je kijkt naar de controller als objectief functionaris dan zie je iemand die de bedrijfsprocessen in kaart heeft en bewaakt in de breedste zin van het woord. Hij kijkt naar de processen aan de businesskant, de financiële processen en de backofficeprocessen. Over het algemeen heeft de controller een bedrijfskundige/financiële achtergrond en wordt de business kant nog wel eens verwaarloosd. Naar mijn mening zijn die drie aandachtsgebieden even belangrijk en kan de controller dus op alle vlakken iets voor de organisatie betekenen. Hij is degene die gesprekspartner kan zijn voor de partijen die bij het overnameproces betrokken zijn. Hij kan de gegevens van de over te nemen partij beoordelen. Daarnaast is hij in staat een verbinding te leggen tussen de overnemende en de over te nemen partij. Waar zitten synergievoordelen, hoe kunnen we besparen, hoe kunnen we processen op elkaar afstemmen, waar zit overlap in de business, waar kunnen we rendementen verbeteren? Wat is zijn taak gedurende het proces? De controller is niet de lijnfunctionaris die de effecten van de overname gaat realiseren. Hij moet een bijdrage leveren aan de plannenmakerij. Zo kan hij samen met de lijn een besparingsplan schrijven en de business helpen bij het bepalen van de nieuwe merkenportfolio. Daarnaast zal hij ook moeten helpen bij het maken van het nieuwe financiële beleid. Met welke KPI's gaan we werken, hoe rapporteren we, hoe lopen de informatiestromen, hoe gaan we om met managementinformatie en wat zou het best passende besturingsmodel zijn voor de nieuwe organisatie? Welke KPI's zijn belangrijk tijdens een overnametraject? De KPI's die voorafgaande aan een overnameproces worden gedefinieerd zijn meestal niet zo ingewikkeld. Het gaat om besparingen op het gebied van personeelskosten, ICT en algemene kosten. Voor wat betreft omzet moet het overnemende bedrijf voorkomen dat bij samenvoeging de omzet niet 'wegloopt'. Daarbij helpt de controller. Welke stappen onderneemt de business om dit te waarborgen en wat moet de administratie doen om het te bewaken en te kunnen rapporteren? Ook helpt de controller bij het maken van plannen over hoe de omzet/winstbijdrage per FTE omhoog gaat. Vanzelfsprekend is de lijnfunctionaris verantwoordelijk voor de uitvoering. De controller dient als adviesorgaan. Hij bewaakt dat de stappen uit het plan ook daadwerkelijk gezet worden. Hij levert informatie aan zodat de lijnverantwoordelijke weet waar hij staat, hoe hij vordert. KPI's moeten natuurlijk eerst geobjectiveerd worden; we moeten wel appels met appels vergelijken. Als dat gebeurd is, kan de organisatie bepalen hoe kosten te besparen. De controller neemt de bewakende rol op zich en doet voorstellen tot bijsturing. Bij dit soort acties vindt altijd herstructurering van processen plaats. De controller ziet erop toe dat verandering en borging plaatsvindt. Alleen zo kun je een positieve uitkomst garanderen.