Het lijkt een voor de hand liggend antwoord op de simpele vraag: hoe (be)stuur je een organisatie? Met behulp van managementinformatie natuurlijk. De praktijk blijkt weerbarstiger. Veel ondernemingen ontberen heldere management informatie die helpen de onderneming op de juiste koers te houden of te krijgen.

Wat is de oorzaak, wat zijn de risico’s en wat is er aan te doen als financieel manager? Vele artikelen, publicaties, boeken en zelfs opleidingen zijn erop gericht om bedrijven toch vooral te overtuigen om zorg te dragen voor managementinformatie.

Al dan niet ondersteund door IT wordt aangeraden key performance indicators te bedenken, deze te verwerken in een balanced scorecard en te gieten in een dashboard om de performance van de organisatie te bewaken. Net zoals het bij het afvallen helpt om dagelijks op te schrijven wat je gegeten hebt én periodiek een weegschaal te bezoeken, kun je als onderneming niet zonder doelen, meetcriteria en meetmomenten. What get’s measured, gets done! Toch?

 

Onwerkelijk
Het lijkt dan ook onwerkelijk, maar in deze tijd zijn er nog steeds ondernemingen die over nauwelijks tot geen managementinformatie beschikken.

Toegegeven: in de praktijk zijn dit voornamelijk ondernemingen die het voor de wind gaat. Mede verklaarbaar omdat er kredietverstrekkers zijn die nu juist adverteren met het feit dat er bij hen geen ondernemingsplan nodig is om gefinancierd te worden.

Hoe snel kan het echter veranderen als het tij keert en er, vaak onder druk van aandeelhouders, de bank of kredietverzekeraar, versneld allerlei relevante managementinformatie op tafel moet komen.

Voor bedrijven waar wel nagedacht is over managementinformatie gloort aan de horizon de volgende uitdaging in het risicomanagement: het managen van de managementinformatie. Wie kan er tegenwoordig nog wijs uit het ware bombardement aan informatie wat gewild of ongewild over hem of haar wordt uitgestrooid.

De e-mailbox toont zich een gewillige ontvanger. Door de bomen het bos zien wordt steeds moeilijker. Daarnaast is het een schril contrast als we de tijd vergelijken die wordt geïnvesteerd in het bedenken en maken van managementinformatie versus het analyseren van de mogelijke fouten in de managementinformatie.

En dat nog los van de fouten die zich haast onvermijdelijk voordoen in zelfgemaakte spreadsheets of queries in databases. Vers in het geheugen staat nog een bedrijf dat als gevolg van een foutje in een spreadsheet de gepubliceerde cijfers even moest bijstellen.

 

Mooie test
Met stip staat het ontbreken van managementinformatie in de ranglijst. Ook blijkt keer op keer dat de onvermijdelijke subjectiviteit van informatie wordt vergeten.

Het managen van toekomstige risico’s in iedere bedrijf gebeurt onvermijdelijk door voornamelijk gebruik te maken van een subjectieve beschrijving van het verleden. Maar om er nu maar blindelings op te vertrouwen gaat toch ook wat te ver.

Een mooie test is om tijdens het volgende overleg alle aanwezigen een vis te laten tekenen. U zult versteld staan verschillende interpretaties er bestaan van een simpel iets als het tekenen van een vis! Laat staan van de managementinformatie die u periodiek presenteert.

Wat zouden financieel managers moeten doen? Het analyseren van financiële cijfers is allereerst niet een ieder gegeven. Heel veel mensen blijven hier moeite mee hebben. Hier ligt de belangrijke taak van de financieel manager.

Het vinden van een juiste balans tussen moeilijke financiële begrippen en deze begrijpelijk te presenteren, is dan ook essentieel. Daarnaast is managementinformatie geen statisch begrip. In de basis komt het neer op het bewaken van de groei, de winstgevendheid en de klantrelaties van het bedrijf aangevuld met branche- en bedrijfsspecifieke elementen én korte termen doelen en prioriteiten.

Betrek het management in het vaststellen van deze bedrijfsspecifieke elementen en maak een keuze waarop op hoofdlijnen gestuurd wordt en welke elementen de komende periode met meer detail worden bewaakt. Zorg hierbij voor een gestructureerd en periodiek proces. En blijf bewust van de bij een ieder aanwezige subjectiviteit over financiële begrippen.

 

Drs W.P. de Haan MIF, director liability / credit & political risk bij Marsh en als freelance docent verbonden aan diverse financiële opleidingen.