Hoe de controle over de cijfers u ontglipt bij het maken van het jaarverslag.

Partnerbijdrage van:

De welbekende term ‘last mile of finance’ suggereert dat het proces van het opleveren van de jaarrekeningen de laatste meters zijn van een jaar hard werken door het Finance team.

Het tegendeel is waar. Want hier begint de gevreesde “mile after”, en is er nog een lange weg te gaan in de race naar de finish.

Op dat moment zijn alle cijfers verwerkt in het jaarverslag met alle andere bijdragen van collega’s op het gebied van Investor Relations, Remuneratie, Duurzaamheid, Risk Management en Corporate Governance. De cijfers bevinden zich nu in een desktop publishing-tool bij een extern ontwerpbureau, geheel buiten de controle van het Finance team. Dit betekent dat vóór publicatie en na elke onvermijdelijke handmatige update elk cijfer in het opgemaakte jaarverslag zorgvuldig gecontroleerd moet worden.

Klinkt eenvoudig? De werkelijkheid is anders. Met de vele inefficiënties en weinig controle, leidt dit proces tot veel complicaties, frustraties en tijdverlies.

Wat is de Last Mile of Finance precies?
In essentie kan deze worden opgesplitst in twee fasen.

In fase 1 gaat het over het berekenen, consolideren, construeren en goedkeuren van tabellen. Op dit gebied heersen de systemen voor disclosure management en bevinden de financiële teams zich in hun comfortzone, met volledige controle over de cijfers.

Maar fase twee is iets heel anders.

In fase 2 worden de jaarrekening-documenten gemaakt, met tabellen en teksten, een omslag, inhoudsopgave, sectienummering, kop- en voetteksten en dergelijke. Hier sluipt stress het proces binnen.

Met de beperkte tools die worden aangeboden door disclosure management-systemen moeten Finance teams meestal Microsoft Word-add-ons gebruiken om cijfers uit Excel te halen, met de bijhorende uitdaging om een consistente opmaak te realiseren.

Met enig doorzettingsvermogen kunnen Finance teams redelijke output opleveren. Ze hebben nog steeds controle over hun cijfers, maar zijn waarschijnlijk gefrustreerd door de bovenmatig grote opmaakinspanningen.

Het eindresultaat van fase 2 zijn de jaarrekeningen die vaak kunnen worden gebruikt voor wettelijke- en statutaire rapportagevereisten. Maar het is ook de input voor het jaarverslag en markeert het begin van de gevreesde “mile after”.

Op naar de “mile after”
In dit stadium wordt de geconsolideerde jaarrekening gewoonlijk overhandigd aan de projectcoördinator van het jaarverslag, die deze input naar het ontwerpbureau stuurt om op te maken samen met de content van andere afdelingen. En hier raken Finance teams de controle over de cijfers kwijt.

Vanaf dit punt moeten alle cijfers handmatig worden gecontroleerd in de PDF die van de projectcoördinator terugkomt. Erger nog, alle wijzigingen of updates die aangebracht moeten worden, moeten per e-mail worden aangevraagd. En vervolgens is het weer wachten op een nieuwe PDF en moet alles opnieuw worden gecontroleerd om er zeker van te zijn dat alle informatie nog correct is (en dat er niets per ongeluk is gewijzigd).

Tegen dit inefficiënte, vaak uitputtende, proces ziet menig Finance team op—en niet zonder reden.

De marathon gaat door
We hebben het gehad over de “mile after” voor het jaarverslag, maar er zijn nog meer meters erna voor elk extra extern rapport dat jaarlijks wordt gepubliceerd.

Natuurlijk zijn er de tussentijdse rapporten en de aankondiging van de resultaten—documenten die voornamelijk bestaan uit financial statements, met slechts een paar korte extra secties. In veel gevallen worden deze rapporten niet door het ontwerpbureau in een desktop publishing-tool opgemaakt om kosten te besparen, en neemt men genoegen met een ondermaatse publicatie (tot grote ergernis van corporate communicatie).

Als er een website-versie van het jaarverslag wordt gemaakt—een duidelijke trend om beter online te communiceren met meerdere stakeholders—komen alle cijfers ook nog terecht in een tweede systeem, het web content management-systeem, om de website te maken. Dat betekent dat er nog een set van cijfers is om nauwgezet te controleren, en nog een vermoeiend proces voor het maken van updates. Uiteindelijk is het een complete nachtmerrie om ervoor te zorgen dat uw cijfers foutloos worden gepubliceerd via alle kanalen.

Dan is er het groeiende aantal duurzaamheidsrapporten waaraan Finance teams kritische gegevens bijdragen. Zo wordt het Task Force on Climate-Related Financial Disclosures (TCFD) in snel tempo de de facto standaard voor het openbaar maken van financiële risico's met betrekking tot klimaatverandering.

Tegelijkertijd maakt een groeiend aantal bedrijven duurzaamheids-cijfers openbaar in hun rapporten en inaanvullende publicaties in afzonderlijke PDF-supplementen, ook wel bekend als 'databooks', of in online 'ESG-datacenters' (een andere opkomende trend).

Natuurlijk betekent meer deliverables meer werk voor Finance teams. Organisaties willen er zeker van zijn dat alle cijfers correct zijn in elke externe publicatie—en via traditionele processen is deze “mile after” steeds lastiger te belopen.

Download de paper voor meer informatie.