De kracht van ‘verhalen vertellen’ met management-informatie (Of: hoe je met een plaatje mensen in beweging krijgt)

Die onbenutte mogelijkheden liggen in het gebrek aan aandacht voor de visuele vormgeving van management-informatie. Dat is een cruciale schakel in het rapportageproces waar in verreweg de meeste organisatie geen of nauwelijks aandacht voor is. En dan heb ik het niet over de logo’s en opmaak van kop- en voetteksten.

Managementinformatie heeft voor mij naast verantwoording en verslaglegging nog een veel belangrijkere functie: het communiceren van de doelstellingen en strategie van een organisatie. Wanneer goed samengesteld bevat het namelijk het strategische verhaal van de organisatie: Welke zaken vinden wij belangrijk en hoe staan wij er op deze aspecten voor?
Echter door de manier waarop deze informatie doorgaans visueel is vormgegeven, blijft 80% van dat verhaal verstopt in de vele cijfers.
 
Het is dus letterlijk een kunst om het strategische verhaal zichtbaar te maken in de informatie. Dat vereist een goed doordachte visuele vormgeving. Eén van de goeroes op dit gebied, Colin Ware, zegt er dit over:
“De mens is een patroonherkenner van een ongekende kracht en subtiliteit. Zien, denken en begrijpen zijn direct met elkaar verbonden: we denken met onze ogen. 70% van de informatie die we nodig hebben om aan zaken betekenis te geven, komt binnen via de ogen.”

Als dit dan zo is, is het tenenkrommend te zien hoeveel organisaties maandelijks (of zelfs wekelijks) een dik rapport met cijfers en tabellen produceren. En dat managers klagen over de hoeveelheid tijd die het kost om deze rapporten te lezen en te begrijpen. Laat staan dat ze het kunnen gebruiken om er verhalen mee te vertellen richting de medewerkers.

Hieronder laat ik twee simpele voorbeelden zien van de kracht van goede visualisatie die rekening houdt met de mens als patroonherkenner. Het brengt de ‘verborgen verhalen’ naar boven.

Deze twee ‘plaatjes’ brengen me terug naar de vraag van de workshop-deelnemer aan het begin van mijn blog. Ik heb inmiddels aangegeven dat je met goed visueel vormgegeven management-informatie het strategische verhaal van de organisatie kunt vertellen. Het ‘plaatjes-gedeelte’ van de vraag is daarmee beantwoord. Nu nog het in beweging krijgen van de mensen.

Mensen komen in beweging wanneer ze ergens door worden gemotiveerd. En uit onderzoek blijkt dat er 3 universele voorwaarden zijn die mensen motiveren, waar ze ook wonen op deze aarde:
• Purpose:
Zien dat je bijdraagt aan het bereiken van een hoger doel.
• Mastery:
Steeds beter willen worden in dingen die er toe doen.
• Autonomy:
Het hebben van een bepaalde mate van zelforganisatie.

Dat is dus heel wat anders dan het in organisaties nog veel gebruikte belonen en straffen principe. Dat blijkt in slechts een zeer beperkt aantal gevallen te leiden tot hogere motivatie en betere prestaties. In deze link geeft motivatie-expert Daniël Pink meer achtergronden: http://www.youtube.com/watch?v=u6XAPnuFjJc

Goed visueel vormgegeven management-informatie heeft een directe link met purpose en mastery. Het vertelt de mensen in een organisatie wat belangrijk is (het hogere doel) en laat zien welke rol iedereen heeft in het bereiken ervan. Als je deze informatie keer op keer gebruikt tijdens de periodieke werkoverleggen laat je zien in hoeverre je richting je gezamenlijke doel beweegt (je laat zien of je beter wordt in dingen die er toe doen).

Ja! Je kunt dus met plaatjes mensen in beweging krijgen. En ik vind dat een machtig mooi en boeiend proces. Dat gaat over harde en zachte zaken, meten is weten, leren, communiceren, motiveren en presteren. Steeds weer zoeken naar een goede balans. Wat een heerlijk vak heb ik toch!