De jaarrekening samenstellen is voor veel organisaties nog een behoorlijke opgave. Vooral omdat er gewerkt wordt door verschillende personen aan documenten en taken is het vaak lastig tot een werkbare structuur te komen. Marco Pijnappel, Manager Controlling bij AFAS ERP Software, besloot het radicaal ander aan te gaan pakken.

“Elk jaar vindt in september de interim controle plaats door onze accountant EY”, aldus Pijnappel. “Naast onze interne processen, wordt daarin ook de lijst van op te leveren specificaties besproken voor de jaarrekeningcontrole die begin januari plaatsvindt. In de weken na deze interne controle ontstond bij ons het idee om te kijken of we de jaarrekening als een workflow gestuurd proces kunnen aanvliegen, inclusief taken en signaleringen. Eigenlijk precies zoals we het georganiseerd hebben met ISO 9001 en ISAE3402 certificeringen, maar dan toegespitst op de jaarrekening.”

Het controllingteam van AFAS besloot vervolgens het hele proces onder te brengen in de eigen intranetomgeving genaamd InSite. Een prima plek om alle benodigde zaken gestructureerd bij elkaar te brengen. Pijnappel: “Een soort jaarrekeningportaal, een plek waar het controleteam van de accountant alles bij de hand heeft om de controle uit te kunnen voeren. Het gaat daarbij dus niet alleen om de gevraagde specificaties, maar om alles wat de accountant nodig heeft om de controleactiviteiten op een ongekend efficiënte wijze te kunnen uitvoeren.”

Inventariseren
Als basis voor de portal gebruikte de afdeling Controlling de lijst van op te leveren specificaties van de accountant. Verder hebben zij zich afgevraagd: 
• Wat leveren wij elk jaar aan?
• Wat zijn de aanvullende zaken die wij vorig jaar aangeleverd hebben?
• Welke vragen heeft de accountant vorig jaar gesteld?
• En wat is de kans dat ze dezelfde vragen nogmaals gaan stellen?
• Hoe zit het eigenlijk als er wisselingen zijn in het controleteam?

“Het was inmiddels eind september, dus veel tijd om ‘s uitgebreid te analyseren wat we wel en niet zouden willen was er eenvoudigweg niet”, aldus Pijnappel. “Aanpakken is de beste keuze. We begonnen met de lijst van op te leveren specificaties van de accountant. Een jaarlijks terugkerend fenomeen en daardoor uitermate geschikt om als repeterende taken in te richten. Binnen een repeterende taak hebben we aangegeven wat er moet gebeuren, wie het gaat doen, wanneer voor het eerst en met welke interval. Vervolgens is er in elke intervalperiode automatisch een dossieritem ontstaan; financiële vastlegging die terechtkomt in de taken bij de betreffende verantwoordelijke. Keurig via een workflow, waarbij na het afronden van de taak een review wordt gedaan door de manager.”

Centraliseren
Naast al deze financiële vastleggingen, die volledig automatisch gestart worden, zijn er tal van andere zaken die de accountant wil zien, stelt Pijnappel. “Je moet daarbij denken aan directieverslagen en verslagen van aandeelhoudersvergaderingen, maar ook procesbeschrijvingen en inkoopcontracten. Allemaal zaken die we via onze eigen software als dossieritems in kunnen sturen. Om dit te centraliseren hebben op ons intranet een portal pagina ingericht waar al deze informatie samenkomt. Eén plek met alle wenselijke informatie voor de accountant.”

“Bij AFAS zijn wij heel transparant naar onze medewerkers en andere stakeholders, maar dit betekent natuurlijk niet dat iedereen alles mag zien”, vervolgt Pijnappel. “Zo krijgt bijvoorbeeld niet iedereen zomaar de verslagen van de aandeelhoudersvergadering onder ogen. Met de juiste autorisatie kan iedereen zien wat voor hem relevant is. De accountant mag bij AFAS uiteraard wel alles zien.”

Nieuwe ronde, nieuwe kansen
Naast een nieuwe manier van aanleveren aan de accountant, zag het Controlling-team ook een mooie kans om de communicatie met de accountant te structureren en te borgen. “De accountant stuurt zijn vragen nu in via de portal waardoor er direct een mooi overzicht is van de gestelde vragen en de gegeven antwoorden. Mist de accountant bijvoorbeeld een document en is de kans groot dat we die informatie volgend jaar ook moeten aanleveren? Dan maken we direct een repeterende taak aan zodat het volgend jaar automatisch naar boven komt. Door op deze gestructureerde manier om te gaan met informatie en communicatie, is het geen enkel probleem als de accountant volgend jaar met een compleet ander controleteam komt.”

AFAS zou AFAS niet zijn als deze inrichting niet direct in de eigen software zou opnemen. “De functionaliteiten zitten nu gewoon in onze software!” zegt Pijnappel enthousiast. “Het is een heerlijk idee dat onze klanten dit soort processen op dezelfde manier kunnen automatiseren. We gaan dit nog makkelijker maken in onze software en templates, zodat ook dit proces eenvoudig opgepakt kan worden door onze klanten. Het is nog ver weg, maar in september begint het hele proces opnieuw. Met deze structuur kijk ik nu alweer uit naar de nieuwe jaarrekeningcontrole!”