Digitalisering is onvermijdelijk voor bijna iedere organisatie, zo ook op het gebied van facturatie. E-factureren speelt een belangrijke rol in het verhogen van de efficiëntie van financiële processen en heeft een positieve impact op de gehele onderneming. Maar waarom stappen organisaties dan niet massaal over? Dit komt mede doordat er nog een aantal misopvattingen heersen rondom het thema e-facturatie.

Misopvatting: Ik verstuur PDF-facturen via e-mail, dus ik doe aan elektronisch factureren 
Wanneer een willekeurig bedrijf wordt gevraagd of zij al "e-factureren", dan is de kans groot dat er wordt gezegd: ´Ja hoor, dit doen we al lang!´. Dit komt omdat het bedrijf PDF-facturen per e-mail ontvangt én verstuurt. Maar een PDF-factuur is geen e-factuur en kan niet volledig automatisch verwerkt worden. Organisaties die nu werken met PDF-facturen zien niet altijd het nut om het proces verder te digitaliseren. Terwijl er nog veel voordeel te behalen valt als men toch overstapt naar een volledig digitaal facturatieproces.

Misopvatting: Het implementeren van e-facturatie kost veel tijd
Er zijn organisaties die opzien tegen het implementeren van e-factureren. Ze denken dat er veel veranderd moet worden om e-factureren mogelijk te maken of dat er een extra systeem bij moet komen. Maar vaak kunnen organisaties gewoon met hun huidige boekhoud- of ERP-systeem blijven werken. Het inrichten en doortesten van een systeem kost niet veel tijd. Het is het onboarden (aansluiten) van de leveranciers en het meekrijgen van de medewerkers waar het meeste werk in gaat zitten.

Misopvatting: Leveranciers gaan e-facturen opsturen als ik ben overgestapt op e-factureren
Het hebben van een systeem dat in staat is om e-facturen te maken, ontvangen, verwerken en verzenden zorgt er niet voor dat er ook daadwerkelijk echte "e-facturen" binnenkomen. Hiervoor hebben organisaties medewerking van hun leveranciers nodig. Om ervoor te zorgen dat organisaties echte e-facturen gaan ontvangen, die volledig automatisch verwerkt kunnen worden, dient er veel en frequent gecommuniceerd te worden met leveranciers. Aanbieders van e-facturatie oplossingen kunnen hun klanten ontzorgen op het gebied van onboarding. Dit scheelt organisaties die overstappen veel tijd.

Misopvatting: Elektronisch factureren bespaart alleen tijd en geld
Steeds meer organisaties stappen over op e-facturatie omdat zij het facturatieproces beter willen inrichten én beveiligen. De toename van het aantal spookfacturen en het feit dat een PDF-document relatief eenvoudig te manipuleren is, zijn serieuze bedreigingen voor het facturatieproces. Vaak zijn bedrijven zich hier niet van bewust totdat het misgaat. Met behulp van een automatische validatie kan voorkomen dat er spookfacturen worden opgenomen in de betalingscyclus. E-factureren maakt het financiële proces dus ook veiliger.

Misopvatting: E-factureren is niet geschikt voor kleine bedrijven 
Elk bedrijf, klein of groot, kan profiteren van de voordelen van elektronisch factureren. Maar bij kleine organisaties leeft het onderwerp doorgaans wat minder.
Het volledig automatisch verwerken van inkomende facturen voor kleine bedrijven zorgt ervoor dat zij praktisch geen omkijken meer hebben naar het facturatieproces. De waardevolle tijd van een financieel medewerker kan hierdoor elders ingezet worden. Maar ook het digitaliseren van de uitgaande factuurstroom zal bij kleinere organisaties op de agenda komen te staan. Dit voornamelijk naarmate de adoptie van e-factureren groeit in Nederland en uw organisatie vaker het verzoek ontvangt om een e-factuur te sturen.

Alles wat je moet weten over e-facturatie
Vroeg of laat zal ook uw organisatie het facturatieproces verder gaan digitaliseren. U kunt uw kennis omtrent e-facturatie eenvoudig uitbreiden door de nieuwe whitepaper van TIE Kinetix te downloaden genaamd: ´Alles wat je moet weten over e-facturatie´.

Door Jan Sundelin, CEO TIE Kinetix