Wat kost een financial? En wellicht belangrijker: wat levert hij op? Hoe effectief werkt hij? En zijn er op dit gebied verbanden te leggen met de grootte van een organisatie of een branche? DPA Financial People heeft onlangs een benchmarkonderzoek verricht onder financiële afdelingen. 144 organisaties van uiteenlopende grootte en vertegenwoordigers uit diverse branches hebben meegedaan aan de survey. De antwoorden leveren een blauwdruk op van de inrichting van de gemiddelde financiële afdeling en de prestaties die worden gemeten.

Grotere organisaties zijn efficiënter
Wanneer organisaties van verschillende omvang met elkaar worden vergeleken, blijkt dat grotere organisaties relatief minder kosten hebben voor het vervullen van hun financieel-administratieve taken. Het verschil lijkt met name gedreven te worden door een hogere mate van automatisering, waarvan bij grotere organisaties sprake is. Tevens is er op een grotere afdeling meer ruimte voor specialisatie. Dit stelt gemiddeld lagere opleidingseisen, wat zorgt voor een lager niveau van loonkosten. Ook het samenbrengen van de administraties van meerdere vestigingen naar één locatie heeft (hierdoor) kostenvoordelen. Organisaties die de administraties van meerdere vestigingen hebben samengebracht op één locatie, besteden 0,9% van de omzet aan loonkosten voor de financiële afdeling. Dit loopt op naar 1,1% (20% hoger) voor organisaties met een (gedeeltelijk) decentrale administratie.

Snellere jaarafsluiting door volledige AO
Over het algemeen zijn organisaties tevreden met het niveau waarop de administratieve organisatie (AO) is beschreven. Een factor van belang, want het (volledig) beschrijven van de AO gaat samen met lagere loonkosten voor de financiële functie (als percentage van de omzet). Ook is er op dit punt een voorsprong realiseerbaar, als het aankomt op het snel sluiten van de boeken. Als de AO volledig beschreven is, is de jaarafsluiting 6 dagen eerder gerealiseerd dan in een situatie waarin het niet of deels beschreven is.

Openbaar bestuur: hoogste loonkosten en laagste tevredenheid
Loonkosten (en productiviteit) zijn sterk bepalend voor de kosten van de financiële functie. De gemiddelde loonkosten (per FTE) zijn het hoogste voor de sector openbaar bestuur. Financiële dienstverleners weten de loonkosten tot het laagste niveau te beperken door een gemiddeld lager opleidingsniveau (en relatief veel uitvoerende taken). In het algemeen worden grotere organisaties gekenmerkt door een gemiddeld lager opleidings- en kostenniveau.

Organisaties zijn over het algemeen tevreden over het opleidingsniveau van hun mensen, al is er enige ruimte voor ontwikkeling. Dit laatste geldt met name voor grootboek. Ook het aantal beschikbare mensen is goed afgestemd op de werkdruk, al is het garanderen van de continuïteit/back-up een voornaam aandachtspunt. Op brancheniveau is openbaar bestuur de uitzondering. Wanneer het opleidingsniveau van de bezetting wordt afgezet tegen de eisen, dan wordt het niveau relatief vaak als te licht beoordeeld. Hetzelfde geldt voor de afstemming tussen het aantal beschikbare FTE en de werkdruk.

Handel heeft goedkoopste facturen
Bij de loonkosten die zijn gemoeid met facturatie heeft zakelijke dienstverlening met afstand de hoogste loonkosten (debiteuren) per factuur. Handel en financiële dienstverlening hebben met afstand de goedkoopste verkoopfacturen. Voor inkoopfacturen zijn de financiële dienstverleners ook koploper. Maar hier betalen zij juist de hoogste loonkosten per factuur. De handelsbranche heeft de laagste loonkosten per inkoopfactuur. Uit het onderzoek blijkt dat het verwerken van hogere volumes facturen en een hogere mate van automatisering gepaard gaan met lagere kosten.

Nog veel winst in automatisering
Van de drie deelgebieden organisatie, mensen en systemen, verbergt de laatste volgens het onderzoek het grootste potentieel voor verbetering. Zo blijken nog weinig organisaties gebruik te maken van elektronische factuurverwerking, terwijl het onderzoek de (potentiële) kostenvoordelen aantoont. Verder werken de meeste organisaties met meer dan één (financieel) pakket. Hoewel deze vaak gekoppeld zijn, schuilt hierin een belangrijke bron van frustratie, die zich ook vertaalt in hogere kosten. Het werken met één pakket is efficiënter. In dat geval gaat 1,04% van de omzet naar loonkosten. Als een organisatie meerdere pakketten gebruikt, is dat 1,49%.

Wanneer we de aandacht voor het verbeteren van rapportages verbinden aan de deelgebieden organisatie, mensen en systemen, dan blijkt dat het rapportageprobleem sterk door systemen gedreven is.

Gebruik inkooporders loont
Waar efficiency op de debiteurenadministratie met name verband houdt met verschillen in volume, zijn er voor de crediteurenadministratie enkele door beleid gedreven voordelen te behalen. Zo kan een beperking van het aantal leveranciers voor besparingen zorgen, maar leidt vooral het gebruik van inkooporders (leveranciers krijgen per order een nummer, dat overeenkomt met een registratie in de crediteurenadministratie) tot een besparing van 15% op de loonkosten per factuur.

Verder blijken achterstanden op zowel debiteuren als crediteuren vooral een communicatiekwestie. Respectievelijk het incompleet zijn van gegevens en interne communicatie (accordering) worden genoemd als hoofdoorzaken. In dit geval zijn het dus niet de automatiseringssystemen, maar vooral de mensen en het niveau van de AO, die de prestaties onder druk zetten.

Zorgenkind: managementinformatie

Tijdens het onderzoek in 2004 bleek managementinformatie al de nummer één prioriteit voor de financiële functie. In dit onderzoek komt dit aandachtpunt op diverse punten boven water, wat aantoont dat managementinformatie/-rapportages het voornaamste zorgenkind is voor de financiële functie. Wat betreft dit aandachtsgebied wordt er gerefereerd aan problemen met de aanwezigheid, kwaliteit en standaardisatie van data, wat nog los staat van gebrekkig gedefinieerde (strategische) vertrekpunten (de gestelde doelen).

Auteur: Patrick Schrama, DPA Financial People