Onlangs had ik om kwart over negen een afspraak bij Douwe Egberts. Die afspraak hadden we twee weken van tevoren gemaakt. De afstand van mijn huis naar DE is nog geen twaalf kilometer. Ik had alleen geen rekening gehouden met de nieuwe aanrijdroute en de opgebroken weg. Mijn TomTom ook niet. Enigszins opgelaten reed ik om 9.27 uur het terrein van DE op.

Ik moest me melden bij de bewaking. De dienstdoende bewaker gebood me niet onvriendelijk uit te stappen en binnen te treden in het veel te kleine hokje, waar ik me moest legitimeren en kreeg uitgelegd waar ik moest zijn. Ook kreeg ik een ‘emergency’- kaartje mee dat ik naderhand thuis eens bekeek en waarop stond waar te verzamelen bij calamiteiten.

Ik stapte weer in mijn auto en mocht met het toegangspasje zelf de slagboom opendoen. Op het terrein duurde het vervolgens nog vijf minuten voordat ik een parkeerplaats had gevonden en moest ik alsnog 400 meter lopen naar het goede gebouw. Daar aangekomen zei een receptioniste, opkijkend van haar leesbril: ‘Goedemorgen.’

Zonder een hand te geven stelde ik me voor en gaf aan met wie ik een afspraak had. Zonder iets te zeggen rommelde ze in een stapeltje papieren en mijn naam stond inderdaad op een gastenlijst. ‘Ik ga even voor u bellen, neemt u plaats.’ Ik installeerde me, nog gehuld in mijn overjas (ik zag geen garderobe), op een bank. Vanuit mijn ooghoek zag ik een koffieautomaat staan. Onzeker of ik koffie mocht pakken, bladerde ik wat in een blad. De receptioniste riep mij vanachter haar hoge balie toe dat mijn afspraak mij beneden zou komen ophalen.

Eigenlijk moest ik toilet maken – wel lekker om even bij te komen na die dollemansrit –, maar helaas zag ik geen toiletgroep. Om 9.43 uur schudde ik mijn afspraak de hand en hij nodigde mij uit hem naar boven te volgen. Via een doolhof belandden we in een hoekje waar een andere koffieautomaat stond.

Ondertussen had mijn gastheer uitgelegd welke afdelingen we allemaal passeerden. Het grote aantal mensen dat op de klachtenafdeling werkte, verbaasde me. Waarom werd dit de ‘klachtenafdeling’ genoemd en niet ‘meedenkafdeling’? In een kartonnen bekertje kwam mijn dubbele espresso uit de automaat. Behalve mijn eigen tas mocht ik nu ook het bekertje naar de gereserveerde vergaderzaal dragen. Ik had nog steeds mijn overjas aan toen ik kennismaakte met een tweede genodigde. Uiteindelijk werd het een goede vergadering, die hooguit stroef begon. Pas na het overleg maakte ik mijn toilet.


FIJN DAT U ER BENT

Het had ook anders gekund. Als men van tevoren mijn kenteken had opgevraagd, had een gastheer of gastvrouw me door middel van kentekenherkenning kunnen begroeten met: “Welkom, meneer Wolbrink, fijn dat u er bent.” Ik zou direct weer ontspannen zijn. “Uw afspraak is in gebouw X, dat 300 meter achter het welkomstgebouw ligt. Als u de rode lijn volgt, komt u er vanzelf. Aldaar wordt u ontvangen door een receptioniste. Wilt u zo vriendelijk zijn uw toegangspasje zichtbaar te dragen? We vinden veiligheid erg belangrijk, daarom willen we u wijzen op dit veiligheidskaartje met een eenvoudige procedure.”

De receptioniste in gebouw X had mij ook met naam en toenaam kunnen ontvangen door een simpel msn-berichtje van de gastheer of bewaker dat ik onderweg was. En waarom zitten receptionisten altijd achter een hoge balie? Eventueel had mijn afspraak ook vanuit het bewakingshuisje een seintje kunnen krijgen, zodat hij mij beneden al stond op te wachten.

In plaats van een slingertocht door het gebouw had de vergaderzaal beter dichter bij de receptie van het gebouw gesitueerd kunnen zijn, vlak naast een toiletgroep en een garderobe. Ik schud nou eenmaal liever iemand de hand zonder mijn handen vol te hebben aan mijn tas en nog in overjas. En bij DE had ik toch echt koffie verwacht uit een opgepoetste roestvrijstalen espressomachine met keuze uit minstens drie verschillende bonen. Adel verplicht.


ROEL WOLBRINK is etiquettedeskundige en eigenaar van New Tailor (www.newtailor.nl)