De bureaucratie voorbij

Bureaucratie is goed fout, daarover zijn we het met z'n allen eens. Toch zijn er steeds meer organisaties die zich als een bureaucratie organiseren.

De oude Duitse socioloog Max Weber beschreef dit systeem zo rond 1920 al in zijn boek Wirtschaft und Gesellschaft. Hij vond de bureaucratie helemaal niet slecht. Een bureaucratie heeft heel veel voordelen. Het is een systeem van denken waardoor corruptie zo goed als mogelijk wordt uitgeschakeld.

De bureaucratie zorgt ervoor dat de uitkomsten maximaal voorspelbaar en beheersbaar zijn. De behandeling van alle klanten van het systeem zal van gelijk karakter zijn; het systeem kent geen onderscheid naar personen.

Te grote risico’s worden zorgvuldig vermeden. Er wordt voorkomen dat machten door de organisatie erg ongelijk worden verdeeld. En het systeem legt alles vast in goed omschreven administraties. Herhalingen van zetten zijn daardoor altijd mogelijk. En ten slotte bleek al in de negentiende eeuw dat met een bureaucratie kon worden voorkomen dat er een heersende kaste gaat ontstaan. Dat is een rijtje voordelen om trots op te zijn.

Er zijn ook een paar nadelen. Veel risicomijdend gedrag, een ietwat laag tempo, weinig innovatie, weinig ondernemerschap. In de praktijk vonden met name overheden dat deze nadelen niet opwogen tegen alle de voordelen.

ABSURDE DWANGPROCEDURES
Veel grote ondernemingen gebruiken opnieuw puur bureaucratische mechanismen om hun bedrijf aan te sturen. We beginnen te begroten voor het volgend jaar, vlak nadat de eerste kwartaalcijfers bekend zijn geworden. De noodzaak van de kwartaalcijfers voor de beursanalisten heeft absurde dwangprocedures bij beursgenoteerde ondernemingen tot gevolg.

Compliancemaatregelen leiden tot onwaarschijnlijk gejuridiseerde bureaucratische afdelingen bij de top van onze financiële instellingen. Bestuurlijke aansprakelijkheid heeft een set defensiemechanismen opgeleverd waar een ministerie trots op zou zijn. Toezichthouders met in hun hand SOX, IFRS, Tabaksblat roepen bij bedrijven angsten op die alleen nog zijn op te lossen met stelsels zonder enige flexibiliteit.

Sinds we transparant moeten doen, zijn we zo bang dat we alles verstoppen en onderbrengen in procedures. Er is alle aanleiding om te verwachten dat die cirkel van problemen, toezicht, angst, bureaucratische maatregelen alleen maar blijft doordraaien.

Er zijn ook bedrijven die daar geen zin meer in hebben. Er zijn al ondernemingen die hun hoofdkantoor weghalen uit de VS om te ontsnappen aan alle regeldwang. De trend om bedrijven van de beurs te halen en dan weer eens echt te gaan ondernemen zien we al een tijdje. Dus er zijn ook aanwijzingen dat het tij aan het keren is.

Voor mij is er nog een reden waarom de bureaucratie als model niet zo past bij de eenentwintigste eeuw. Er komen jongeren aan die zijn opgegroeid in andere systemen van beslissen. Swarm Intelligence (beslissen zoals een zwerm vogels of een school vissen doet) is een concept waarin aanvoelen van gelijken als een effectievere vorm van beslissen geldt dan het klassieke infoverzameling, analyse, voorstel, raadpleging, besluit.

Groundswell is een methode om kennis en innovaties te laten ontstaan zonder traditionele vormen van organisatie. Wiki’s zijn softwarepakketten waarmee betrouwbare informatiesystemen kunnen worden opgebouwd zonder traditionele, hiërarchische experts. Dit zijn drie voorbeelden, maar ik kan er nog een heel rijtje noemen. We nemen allemaal aan dat veranderingen geleidelijk tot stand komt via een keurige S-curve.

In zo’n curve zien we de omslag langzaam aankomen, we hebben tijd om te reageren. Veel veranderingen in de laatste jaren hebben niet meer zo’n curve. Eerst gebeurt er tijden niks, terwijl we dat eigenlijk wel hadden verwacht. Dan plotseling verandert alles tegelijk.

Innovaties breken later door dan gepland, maar als ze doorbreken, is dat ook in één keer en over de volle breedte. Innovaties vormen geen S-curve meer, maar lijken meer op winkelhaken. Om met een mooie negentiende- eeuwse zin te eindigen: bureaucraten aller landen verenigt u, want het is eerder afgelopen dan u dacht.

Paul Turken is partner bij Value Positioning counsel