Zo tackle je de vijf meest voorkomende uitdagingen bij het automatiseren van jouw organisatie

Als vragen rondom trend of technologie van ‘wat als?’ naar ‘hoe dan?’ gaan, wéét je dat die technologie voor een doorbraak staat. Binnen de automatisering geldt dat ook: vroeger waren geautomatiseerde processen leuk om te hebben, tegenwoordig struikelen we over praktische vraagstukken omdat we automatisering over de hele organisatie uit willen rollen. Deze reis bestaat over het algemeen en vijf stappen en uitdagingen. Dit zijn volgens Claudia Lannes, Solution Engineering Manager bij Celonis de te tackelen problemen, en hoe je deze op kunt lossen.

1. Automatisering wordt niet volledig omarmd
Een van de grootste uitdagingen waar Process Excellence-managers tegenaan lopen zijn het volhouden van veranderingen, en het overkomen van weerstand tegen die veranderingen. Daarom moet je zorgen je organisatie de ernst en noodzaak van de digitale transformatie snapt.

Door een senior beleidsvoerder aan boord te hebben en hun support te voelen overkom je de helft van je uitdaging. Zij helpen het initiatief te promoten, procesverbeteringen te stroomlijnen met de bedrijfsstrategie en de focus op automatisering als lange termijn-doelstelling garanderen.

2. Ingebruikname van processen is vaak giswerk
Leiders in Process Excellence spenderen bijna 10 procent van hun tijd met het uitrollen van nieuwe technologieën. Dat is méér tijd dan ze aan kostenplaatjes of technische evaluaties spenderen. Hoe kun je de ingebruikname van nieuwe technologieën sneller laten verlopen en mislukte launches elimineren?

Door de onderliggende processen te simuleren op basis van data. Als je verschillende digitale tests draait die gebaseerd zijn op data uit je organisatie, kun je onsuccesvolle lanceringen zoveel mogelijk voorkomen. Áls je dan besluit een nieuwe technologie in gebruik te nemen, weet je (zo goed mogelijk) dat het geen verspilde tijd is.

3. One size does not fit it all
Automatisering is een parapluterm waar de implementatie van veel verschillende soorten technologieën onder vallen. Toch vliegen veel organisaties het automatiseringsproces aan alsof er maar één manier is om het te doen. Dat is een denkfout: je moet de juiste technologie aan de juiste prioriteit matchen. Bekijk daarom welke deelprocessen voor jouw organisatie het belangrijkst zijn. Richt je op genezen van onderliggende problemen, in plaats van op pleisters plakken.

4. Werken op afstand komt traag op gang
In de maakindustrie zorgde de coronapandemie ervoor dat organisaties werken op afstand mogelijk moesten maken. Dit versnelde automatiseringsprocessen voor vooral grotere organisaties. Toch hebben veel organisaties ruim een jaar na het begin van de pandemie hun IT-structuur nog niet voldoende op orde: voor hun medewerkers is thuiswerken nog altijd een crime. Breng daarom je belangrijkste probleem in kaart, zoek de onderliggende reden en los die op. Meestal kom je erachter dat gebruiksgemak het belangrijkst is. Door te zorgen dat iedereen moeiteloos documenten kan openen, bewerken en delen ben je vaak al een eind op weg.

5. Automatisering past niet automatisch in de infrastructuur
Automatisering moet in je infrastructuur passen, Je hebt een flexibele, schaalbare omgeving nodig waarin je processen kunt integreren, terwijl die processen vaak verschillende andere systemen raken en beïnvloeden. De oplossing hiervoor ligt in de cloud: als je automatisering alleen ‘on premise’ regelt, zul je bij het aanpakken van een volgend werkproces wéér op problemen stuiten. Door vanuit de cloud te werken voorkom je downtime en maak je integratie binnen de hele organisatie gemakkelijker.