Dat kan handiger!

Project jaarverslag. Voor veel CFO's en hun teams is het elk jaar weer een zware bevalling om alles er goed in te krijgen. Het voornemen om het de volgende keer anders te doen is er, maar zodra het J-woord tijdens een vergadering in het najaar voor het eerst weer ter tafel komt, gaan de vingers vervolgens niet bepaald enthousiast de lucht in.


Primair was het jaarverslag voor bedrijven bedoeld om strategische en financiële verantwoording af te leggen aan aandeelhouders, obligatiehouders of participanten. Tegenwoordig zie je ook private ondernemingen, waar op termijn een exit zal komen of die in de toekomst een beroep op de openbare kapitaalmarkt voorzien, steeds vaker aan verslaglegging doen. Maar ook steeds meer familiebedrijven en (semi)publieke bedrijven en instellingen doen verslag en leggen verantwoording af.

Op zich is dat logisch. Een kwalitatief goede verslaglegging is de backbone van elke onderneming of instelling. De vorm waarin verslag wordt gedaan is de afgelopen jaren snel veranderd. Het gedrukte verslag alleen is wel passé. Nu wordt gekozen voor een multichannel-oplossing met een eigentijdse en consistente vormgeving. Om te zorgen dat multichannel publiceren niet drie keer zo veel werk oplevert, moet je als CFO de voorwaarden daarvoor scheppen.

De crux zit erin dat de vanuit de operaties verzamelde data efficiënt en eenduidig beschikbaar komen voor de slag naar externe publicatie. Het moet niet uitmaken of het verslag wordt aangeboden als interactieve oplossing via de website, als onderdeel van een bedrijfsapp of in de vorm van een pdf of drukwerk. Er zijn tegenwoordig specialistische softwareoplossingen die een hoop invoer-, corrigeer-, check- en dubbelcheck-werk voor multichannel verslaglegging overbodig maken.

Als je vanuit die basis de aanpak en het raamwerk neerzet, hoef je niet elk jaar opnieuw het wiel uit te vinden. Thematiek, fotomateriaal en visualisaties blijven belangrijk, maar moeten in de aansturing van het verslagleggingsproces niet leidend zijn. Een verslag met een door de jaren heen meer herkenbare ‘look & feel’ en structuur is juist een bevestiging van een consistent gevoerd beleid en het bouwen aan een trackrecord.
___________________________________________________________________________________

Cursus Jaarrekening Lezen

Bent u manager of adviseur en is uw besluitvorming ook gebaseerd op cijfers? En zoekt u kennis over jaarrekeningen lezen? Dan is deze cursus voor u onmisbaar.
___________________________________________________________________________________

Wij verwachten dat steeds meer bedrijven een jaarverslag of een vergelijkbare vorm van verantwoording zullen hanteren, maar dat het minder zal worden ingezet als een marketinginstrument binnen hun communicatiebeleid dan in het verleden. De kracht van het verslag zit juist in het ‘understatement’. Het is het kwaliteitsstempel van de onderneming.

De opkomst van XBRL als standaardtoepassing voor het digitaal deponeren van de jaarrekening zal aan deze rol van het verslag de komende jaren verder invulling geven. Hoe dat er precies uit zal zien, is nog niet duidelijk, maar mogelijk gaan we hiermee op den duur ook meer in de richting van een SEC filing. Dat hoeft niet erg te zijn. Andere, meer toegespitste en meer doelgroepgerichte communicatiemiddelen zijn een stuk geschikter om proactief aan de positionering en reputatie van een onderneming te bouwen.

Begrijp me niet verkeerd. Het jaarverslag is wel degelijk springlevend binnen een wereld die transparanter is dan ooit en waarin stakeholdergroepen elkaar veel gemakkelijker kunnen beïnvloeden. Ik zie alleen nog te veel ‘copy/paste’ en qua inzichtelijkheid kan het vaak beter. Specifieke jaarverslagtrends als ‘integrated reporting’ zullen ook doorzetten. Grote Nederlandse beursfondsen vervullen hierin wereldwijd een voortrekkersrol.

Maar de beste rol van het jaarverslag is die van een feitelijk, maar essentieel naslagwerk, dat adequaat inzicht geeft in alle belangrijke facetten van de onderneming en haar maatschappelijke ‘footprint’. Dit is de jas die het jaarverslag nu en in de toekomst het beste zou passen. En daarmee wordt automatisch de managementvraag of de verslaglegging niet sneller en efficiënter kan worden georganiseerd, nog relevanter. Met een heldere meerjarenvisie, met planning en dankzij specialistische software voor multichannel- publicaties kan dat in veel gevallen echt een stuk nauwkeuriger, sneller, met minder fouten, minder correctieronden en minder frustratie. Handig!