CPM software selectie: u snijdt uzelf in de vingers

Investeren in een nieuwe CPM-applicatie of suite. Het lijkt zo simpel en als je iemand vraagt hoe je dat het beste kunt doen, dan sommen ze allemaal het rijtje van uit te voeren stappen op.

Natuurlijk moeten we eerst onze behoeftes in kaart brengen, waarbij we naast de functionele eisen ook kijken naar de eisen die we stellen aan de leverancier, de techniek, de kosten en mogelijke toekomstige ontwikkelingen. Dan onderzoeken we mogelijke kandidaten en stellen we een lijstje op. Welk leverancierstype kiezen we? Moet het aansluiten bij de investeringen die al gedaan zijn in ERP? Kiezen we een CPM-leverancier met een achtergrond in Business Intelligence, omdat we daarvan reeds de rapportage en analyseomgeving toepassen? Of gaan we voor een 'best-of-breed' oplossing? Allerlei redenen om sommige leveranciers wel en andere leveranciers niet op het verlanglijstje te zetten. De volgende stap is het verzamelen van informatie over de producten en leveranciers. We sturen de leverancier een verzoek specifieke vragen te beantwoorden. De meest geschikte leveranciers worden dan gevraagd het product te demonstreren. Referenties worden bezocht. Op basis hiervan wordt de top 3 bekend en wordt met de nummer 1 van de lijst een door de organisatie zelf ontwikkelde case gemaakt, waarin de leverancier kan aantonen dat wat hij tot nu toe allemaal verteld heeft ook waar maakt. Als dat het geval is kan tot definitieve aanschaf worden overgegaan. De praktijk is helaas weerbarstiger. Ik kom nog regelmatig bedrijven tegen die de CPM-softwaremarkt betreden voor de aanschaf van een pakket en dan na de eerste demo de verliefdheid op het pakket niet kunnen verbergen tegenover de leverancier. Dit terwijl in de stappen voorafgaand aan de demo geen afspraken zijn gemaakt over prijzen. Zoals u weet is de onderhandelingsruimte in softwareland niet gering. Deze onderhandelingsruimte correleert negatief met de slaagkans zoals die door de leverancier wordt geschat. Laat de verliefdheid dus achterwege en start met onderhandelen bij stap één. Ook het onvoldoende rekening houden met toekomstige behoeftes tijdens de aanschaf verhoogt de rekening bij een uitbreiding onnodig. Zo komt het voor dat een organisatie nu op zoek is naar een planningsapplicatie, deze koopt bij een suiteleverancier en geen prijsafspraken maakt over de overige applicatiemodules van die leverancier, zoals financiële consolidatie en scorecarding. Alleen al deze twee adviezen geven aanzienlijke besparingen die voor grotere bedrijven kunnen oplopen tot in de tonnen euro's. Peter Geelen, auteur van de boeken 'Corporate Performance Management - sturen in een dynamische markt' en 'integraal Performance Management (iPM)'