"Controllers worden steeds meer data-analisten"

De rol van de controller is aan verandering onderhevig. Volgens Jean-Paul Remmelzwaan van IT-bedrijf Solmate Group zijn controllers minder bezig het verzamelen van data en het bij elkaar harken van informatie. "Dit geeft hen meer tijd om data te analyseren en toekomstgericht te werken. Zij zijn meer bezig met bedrijfsbeslissingen. Voorheen besteedde de controller zijn tijd vooral aan kijken naar het verleden."

Doordat er een meer toekomstgerichte houding van de controller wordt verwacht kruipt zijn rol steeds dichter tegen IT aan. “Waar een controller tot enkele jaren kon volstaan met een gedegen kennis van Excel, moet hij nu ook vertrouwd zijn met andere systemen”, zegt de product- en servicesmanager CPM van Solmate Group. Controllers hebben volgens hem daarom steeds meer IT-kennis nodig. “Voor sommige controllers zal dit een stevige uitdaging zijn”, zegt Remmelzwaan. Volgens hem biedt deze ontwikkeling interessante kansen voor controllers. Doordat zij minder tijd kwijt zijn aan het opstellen van rapportages kan de controller zich ontwikkelen tot een strategische partner van de CFO. 

Cruciale beslissingen
Door het toenemende belang en grotere beschikbaarheid van data ziet Remmelzwaan ook de IT-wensen van controllers veranderen. “Er is een grote vraag naar tools om te kunnen plannen en forecasten. Voorheen werd er voor het nieuwe jaar een budget opgesteld en dat werd één, misschien twee keer bijgesteld. Nu zien we dat de meeste marktpartijen een keer per maand een nieuwe forecast maken”, zegt Remmelzwaan. De productmanager vertelt dat de markt systemen verlangt die hier mee om kunnen gaan. “Met een hoge frequentie forecasts bijstellen is noodzakelijk om in snel veranderende markten te kunnen opereren. Op basis van deze forecasts worden cruciale bedrijfsbeslissingen gemaakt. Denk aan analyses waarbij op productniveau de verkopen worden gemonitord en als gevolg hiervan acties worden ondernomen. Bijvoorbeeld meer marketinginspanningen op een product waarvan de verkoop achter blijft of uitbreiding naar een succesvol product naar nieuwe markten.”

De meeste finance-afdelingen, zo ervaart Remmelzwaan, werken met maandelijkse periodes. “Maar er zijn uitzonderingen. Zo is het voor pensioenfondsen belangrijk dat zij op dagbasis inzicht hebben in de rekeningenstroom. Op het moment dat de pensioenuitkeringen uitbetaald worden moet er wel genoeg geld op de rekening staan”, aldus Remmelzwaan. Hij ziet de steeds snellere omlooptijden van forecasts samengaan met een toenemende populariteit van cloudapplicaties. “Deze zijn vaak uitermate business-driven. Om data te kunnen gebruiken voor forecasting is er veel interfacing met andere bronsystemen nodig. Er wordt een hoge mate van gebruikersvriendelijkheid verwacht.”

Brede beschikbaarheid data
Cloudsystemen stellen controllers in staat om overal en altijd toegang te hebben tot data. “Je kunt gewoon inloggen via een internetbrowser. Dit maakt data ook vaak breder beschikbaar in de organisatie. “Zo zijn bedrijven minder afhankelijk van de inspanningen van controllers om dergelijke informatie toegankelijk te maken voor collega’s”, zegt Remmelzwaan. “Dit betekent dat controllers hun handen vrij hebben om gedegen analyses te maken en zo het management van nieuwe inzichten te verschaffen. Controllers worden steeds meer data-analisten en hiermee ook waardevoller voor een onderneming.” Doordat moderne (cloud)systemen in staat zijn om meerdere informatiebronnen van uiteenlopende systemen aan te boren en samen te voegen zijn controllers minder afhankelijk van Excel. 

Toch heeft Solmate ervoor gekozen dat de gebruikerservaring van haar cloudapplicaties lijkt op die van Excel. “Aangezien Excel zo dominant aanwezig is in het werk van financiële professionals, is het zaak om de drempel van overstappen laag te houden. Ten opzichte van Excel heeft een cloudoplossing het voordeel dat het centraal gemanaged kan worden”, illustreert Remmelzwaan. 

Behalve het centraliseren van data leveren cloudoplossingen volgens de productmanager van Solmate ook tijdswinst op. “Bij Excel moet je zaken vaak handmatig invoeren. Dat is tijdrovend en foutgevoelig. In snel bewegende markten kun je je dit niet veroorloven. Bedrijven moeten zich in toenemende mate focussen op hun kernactiviteiten.” Vanwege deze ontwikkeling is automatisering in de ogen van Remmelzwaan een van de ‘best practices’ voor controllers. “Het automatisch inlezen van gegevens zoals orders en facturen en het automatische genereren van nieuwe forecasts is daarom enorm belangrijk. Dit levert direct tijdswinst op.”

Weerstand op werkvloer
Toch zijn er bij de overstap naar cloudoplossingen mogelijke valkuilen, weet Remmelzwaan. “Zorg ervoor dat de cloudoplossing vanaf het begin goed staat. Binnen cloudapplicaties is geen maatwerk mogelijk. Er moet binnen bepaalde kaders en functionaliteiten geopereerd worden. Om problemen te voorkomen moet je van meet af aan een goede structuur hebben staan.” 

Remmelzwaan bemerkt bij klanten dat harmonisering van werkwijzes via cloudapplicaties soms tot weerstand op de werkvloer leidt. “Er is minder flexibiliteit om ‘eigen dingetjes’ te doen. Meestal komt de weerstand van personen die iets al heel lang op dezelfde manier doen en zich niet altijd afvragen hoe iets beter kan. Soms wordt met de komst een cloudapplicatie het kennismonopolie van een medewerker doorbroken. Zij wisten als enige iets van een bepaald Excelsysteem. Met cloudapplicaties wordt de kennis gedemocratiseerd, maar dit maakt die specifieke persoon wel minder belangrijk binnen een organisatie.” Door in gesprek te gaan met de eindgebruikers proberen Remmelzwaan en zijn collega’s dergelijke angsten bij hen weg te nemen. “Daarnaast nemen we altijd de feedback van eindgebruikers mee, zodat we deze mee kunnen nemen in onze modellen.”

Naast de feedback en klantonderzoeken volgt Solmate ook nauwgezet de onderzoeken die worden gepubliceerd door marktonderzoeksbureaus zoals Gartner. “Er is geen andere keuze dan met je tijd meegaan en daarom moet je ook investeren in productverbetering”, stelt Remmelzwaan. “Zo zien we dat het belangrijk is dat applicaties gemakkelijk te benaderen zijn vanaf tablets en smartphones. Ook moeten ze op alle browsers kunnen opereren.” Niet alleen de eisen van de klant zijn veranderd, ook de manier waarop ze bij Solmate uitkomen. 

“Voorheen werden beslissingen omtrent IT-zaken voornamelijk vanuit IT-afdelingen genomen. Nu is de business steeds vaker zelf betrokken. Dit komt doordat veel partijen afstappen van bedrijfsbrede ERP-oplossingen en ook maatwerk kost vaak meer dan het oplevert. Bovendien zijn cloudaanbieders met hun licentiestructuur vaak goedkoper dan de bedrijfsbrede systemen die grote investeringen vooraf vergen. Omdat de benodigde investeringen lager zijn hoeft de aanvraag minder vaak langs het management”, vertelt Remmelzwaan. Toch denk hij niet dat kostenbesparingen de voornaamste reden voor een overstap naar cloudapplicaties zijn. “Uiteindelijk gaat het erom dat je met de nieuwste technologieën werkt die financials optimale ondersteuning bieden.”