Continuous planning op weg naar high performance

Eerdere blogs binnen deze serie:
– Continuous planning in crisistijd
– Hoe blijf je écht in control?
– Van rolling forecasting naar continuous planning

Continu presteren én omgaan met onzekerheid, dat wil iedere organisatie. “Hoogpresterende” organisaties (HPO’s) zijn hiertoe in staat. Volgens André De Waal presteren HPO’s consequent beter dan vergelijkbare organisaties en concurrenten gedurende minimaal 5 tot 10 jaar. Hierin speelt een professionele, hoogpresterende financiële functie (HPFF) een essentiële rol. Een HPFF ontwikkelt vijf factoren: 1-Verbetermorgen van de financiële functie, 2- IT-focus, 3- Strategische rol, 4- Persoonlijke ontwikkeling en 5-Rolduidelijkheid. Deze factoren correleren direct en indirect met de HPO factoren lange termijn oriëntatie en openheid & actiegerichtheid.

Planning en forecasting is onderdeel van de Strategische rol in het HPFF-raamwerk. De opzet van een robuust proces voor forecasting is geen sinecure. Zo maar actuele cijfers lineair doorrekenen doet geen recht aan de onzekere gebeurtenissen in de markt. En welke data gebruik je hierbij en is die beschikbaar? Hoe verbind je “hoog-over” inschattingen met bottom-up forecasts; hoe bepaal je de timing en frequentie van verschillende planprocessen?

Samenspel van 3 processen
In 3 eerdere blogs hebben we ‘continuous planning’ geïntroduceerd waarmee je onzekerheid adresseert in de planning en control cyclus. De uitgangspunten zijn:
• Meer frequent forecasten en budgetteren
• Integratie van planprocessen die naadloos in elkaar overlopen
• Slim gebruik van data en analytics

Hoe vul je continuous planning in? Wat zijn goedwerkende ideeën die bovendien kunnen bijdragen aan de ontwikkeling van de HPO?

Continuous planning: budgettering
Een belangrijke doelstelling van budgettering is target setting. De meeste bedrijven houden vast aan jaarlijkse target setting over minimaal één planjaar. Ten onrechte. Want als omstandigheden onzeker zijn, wil je vaker de klokken in je bedrijf gelijkzetten om targets te actualiseren. Zo blijven doelstellingen relevant en realistisch en gefocust op de HPO-factor langetermijn-oriëntatie.

Een wezenlijk onderdeel van budgetten zijn in de huidige context scenario’s. Scenario’s kun je aan het begin van het proces opstellen om hoog over de bandbreedte rondom de beoogde performancedoelstellingen te schatten onder verschillende uitgangspunten t.a.v. de belangrijkste drivers. De toekomst is namelijk geen punt in de tijd, één unieke situatie die we exact kunnen voorspellen.

Een goedwerkend idee is plannen vanuit kwartaaldoelen. Dit is een aanpak die scale-up bedrijven toepassen. Maar deze is ook voor gevestigde bedrijven van toepassing. Geen jaarplannen maar focus op de rocks, de prioriteiten, de must do’s op korte termijn om de strategische ambities te realiseren (Harnish).

Je denkt niet meer in boekjaren maar in tijdvakken van twaalf weken. Hiermee creëer je elke twaalf weken een eindejaarsprint om concrete doelen te halen (Moran). Dit versterkt de HPO factor openheid & actiegerichtheid.

Continuous planning: operationele planning
In de operationele planning stuur je de organisatie vanuit één (one number) plan richting de budgettarget(s). Afstemming van afdelingen en functies vindt wekelijks en soms dagelijks plaats. Deze alignment bereik je door het planproces zo in te richten dat de organisatie de essentiële planningsbeslissingen op tijd kan nemen. Hiermee speel je in op de HPO-factor actiegerichtheid. Daar pas je de planningskalender en informatievoorziening op aan.

De valkuil is dat je het operationele planproces zo inricht dat je in één proces alle bovenstaande besluiten wilt nemen. Planning op de korte termijn is veel gedetailleerder dan op de lange termijn. Definieer deze beslissingen, stel de juiste informatie beschikbaar en haal de juiste mensen erbij.

Continuous planning: forecasting
De operationele planning drijft financiële forecasting. Operationele business drivers beïnvloeden de bovenkant van de P&L en werkkapitaal. Denk aan verkoopfunnel, klantenorders, productie aantallen en – constraints, resp. voorraadontwikkeling, cashpositie of kredietlimieten. In aanvulling hierop plan je in de financiële forecast de volledige P&L en balans.

Forecasting is een tactisch planproces op vastgestelde momenten, maandelijks of per kwartaal. Maar daarnaast moet forecasting on-demand plaatsvinden zodra nieuwe informatie over business drivers beschikbaar is. Zo ontstaat continuous planning. Je wilt de impact op de financiële resultaten direct analyseren en niet wachten tot de volgende plancyclus. Hiervoor zijn IT tools beschikbaar. De planning tools ondersteunen ‘Q x P’-berekeningen of kostenallocaties maar ook meer complexe berekeningen met tijdreeksen, statistische functies of kunstmatige intelligentie.

In forecasting monitor je de scenario’s uit budgettering. Je beoordeelt welk scenario zich voltrekt en welke maatregelen nodig zijn. De organisatie wordt wendbaarder omdat je hierop hebt geanticipeerd. Je stelt géén nieuwe doelstellingen vast maar doet een reality-check op de assumpties waarop budgettargets zijn gebaseerd.

Planning op weg naar High Performance
In continuous planning zijn budgettering, operationele planning en forecasting communicerende vaten in een geïntegreerde cyclus. Zo kun je de HPO-factoren openheid & actiegerichtheid verbinden met langetermijn-oriëntatie. Het mes snijdt aan twee kanten. De ontwikkeling van continuous planning zorgt voor grip en voorspelbaarheid én je timmert aan de weg naar high performance.

Patrick Tullemans (patrick@stemda.nl) is expert in business planning en control. Eelco Bilstra (eelco@ffrd.nl) adviseert financiële functies op weg naar high performance. Naast veel praktijk ervaring hebben we inspiratie opgedaan met de ideeën van Andre de Waal, Verne Harnish, Brian Moran, maar ook Chip Heath, Bernard Marr en Steve Morlidge.