Compliance: In 10 stappen voldoen aan WWFT

19 september 2014

De Nederlandse toezichthouders (DNB, AFM, BFT en Belastingdienst Bureau WWFT) moeten door druk vanuit de Europese Unie strenger controleren op naleving van de Wet ter voorkoming van Witwassen en Financieren van Terrorisme (WWFT) en de Sanctiewet. Ook het MKB moet hier iets mee. In deze blog presenteer ik het Tilleman/Snijder-stappenplan om snel en efficiënt te voldoen aan de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), zonder in te boeten op kwaliteit van uw business.

Dit 10-stappenplan is samengesteld op basis van het WWFT 10-stappenplan dat is verschenen in het Tijdschrift voor de Ondernemingsrechtpraktijk (TOP) ( (2013) door B. Snijder-Kuipers, A.T.A. Tilleman en N. Roetert-Steenbruggen

Door Mattijs van de Weijer

De WWFT is niet alleen van toepassing op grote, beursgenoteerde financiële instellingen en multinationals maar ook op midden- en kleinbedrijf dat financiële diensten verleent. Denk daarbij aan vermogensbeheerders of belastingadviseurs. Voor deze categorie bedrijven is de WWFT abstract en komen de wettelijke voorschriften wellicht intimiderend over.

Waar draait de WWFT om?

De (WWFT) draait vooral rond het cliëntenonderzoek en de meldingsplicht. Dit betekent dat u moet weten met wie u zaken doet en uw relaties in kaart moet brengen. Dit voorkomt dat u onverhoeds zaken doet met een bedrijf of een persoon die op de sanctielijst staat. De wet schrijft niet letterlijk voor hoe u dit cliëntenonderzoek moet doen, maar wel tot welk resultaat het onderzoek moet leiden. Maar u bepaalt zelf welke maatregelen u neemt in het kader van het cliëntenonderzoek. Dit zal afhangen van het risico op witwassen of terrorismefinanciering van een bepaalde klant, zakelijke relatie, product of transactie. U schat dit risico zelf in.

Stap 1 – Bent u WWFT-plichtig?

Valt u onder de Wwft? Aan de hand van het begrip ‘instelling’ wordt in artikel 1 van de Wwft opgesomd welke partijen onder de deze wet vallen. De wet is onder meer van toepassing op banken, verzekeraars, beleggingsinstellingen, administratiekantoren, accountants, belastingadviseurs, trustkantoren, advocaten en notarissen. Bekijk het overzicht van meldingsplichtige instellingen van Financial Intelligence Unit (FIU)-Nederland.

Stap 2 – Identificeer uw cliënt

Vraag uw cliënt naar de identiteitsgegevens alvorens met dienstverlening aan te vangen. Leg deze gegevens vast en bewaar ze.

Stap 3 – Verifieer de gegevens

Stel vast dat de opgeven identiteit (zie stap 2) overeenkomt met de werkelijke identiteit voor u met de dienstverlening begint. Dit zijn een aantal gegevens ter verificatie:

• Natuurlijke persoon: paspoort, rijbewijs, identiteitskaart.

• NL rechtspersoon: uittreksel handelsregister.

• Buitenlandse rechtspersoon vestiging in NL: uittreksel handelsregister.

• Buitenlandse rechtspersoon geen vestiging in NL: betrouwbare en in het internationaal verkeer gebruikelijke documenten, gegevens of inlichtingen.

Stap 4 – Bepaal de Ultimate Beneficial Owner (UBO)

Is uw cliënt een rechtspersoon? Dan dient u de UBO te identificeren en de identiteit te verifiëren. De UBO is een natuurlijk persoon die meer dan 25% van de aandelen of stemrechten kan uitoefenen of de begunstigde van 25% of meer van het vermogen van een stichting of trust. Het hebben van ‘aanzienlijke invloed’ is ook een punt waarop iemand UBO kan zijn. Daarnaast dient u een onderzoek in te stellen naar de zeggenschaps- en eigendomsstructuur van uw cliënt. Wat u moet doen om de UBO te kunnen vaststellen is afhankelijk van het door u ingeschatte risico.

• Bij laag risico: dan kan het volstaan om een verklaring te laten ondertekenen door de cliënt over de juistheid van de opgegeven identiteit van de UBO.

• Bij een (middel-)hoog risico: voert u best onderzoek uit via internet, of bevraagt u collega’s in het land van herkomst van de cliënt, raadpleeg Kamer van Koophandel, of besteed het onderzoek uit aan een gespecialiseerd bureau.

Stap 5 – Betreft het een Politically Exposed Person (PEP) of staat hij op een internationale sanctielijst?

Onderzoek of uw cliënt nu of tot één jaar geleden een bepaalde publieke functie in het buitenland bekleedt/bekleedde. Betrek hierbij ook familieleden en naasten. Check het internet, de internationale PEP-lijst of een andere betrouwbare bron.

__________________________________________________________________________

Volg op 4 oktober de Masterclass Grip op Compliance / Corporate Governance | 7 PE Punten

Wordt u ook geconfronteerd met nieuwe regels en een grotere aansprakelijkheid? Dan is deze opleiding voor u onmisbaar. Topdocenten Raf Houben en Vincent Wanders onthullen hoe u kunt voldoen aan de groeiende regeldrift in Nederland zonder dat dit ten koste gaat van groei en winstgevendheid en torenhoge boetes oplevert. Meld u direct aan.

__________________________________________________________________________

Stap 6 – Schat de risico’s in

Vorm een oordeel over doel en aard van de zakelijke relatie, en over de aard van de transactie en herkomst en bestemming van middelen om een risico-inschatting te maken. Win informatie in bij uw cliënt. Wat wilt uw cliënt, waarom, hoe, en is dit wel logisch?

Stap 7 – Blijf opvolgen

Ook na de eerste risico-inschatting moet u aandacht blijven besteden aan het risicoprofiel van uw cliënt. Check of transacties afwijken van het normale gedragspatroon van uw cliënt. Voldoet uw cliënt nog aan het risicoprofiel dat u hebt opgesteld?

Stap 8 – Wat bij de introductie van een cliënt?

Als uw cliënt wordt geïntroduceerd door een andere adviseur, kunt u identificatie en verificatie overnemen van die andere partij. Maar u moet wel nagaan of identificatie en verificatie correct door andere adviseur hebben plaatsgevonden: vraag gegevens hieromtrent op. U bent verantwoordelijk. U dient zelf stap 6 en 7 uit te voeren.

Stap 9 – Wat bij een ongebruikelijke transactie?

Voor objectieve indicatoren kunt u uw indicatorenlijst raadplegen. Als het eerder subjectieve indicatoren betreft, moet u vertrouwen op uw professioneel oordeel, eventueel in overleg met kantoorgenoten, beroepsorganisatie, vertrouwensnotaris of lokale deken. Leg uw overwegingen vast en bewaar deze. Concludeert u dat de transactie ongebruikelijk is, ga dan naar stap 10.

Stap 10 – Meld de ongebruikelijke transactie onverwijld bij FIU-Nederland

De Financial Intelligence Unit Nederland is binnen het kader van de WWFT de instantie waar u verdachte transacties of cliënten moet melden. Een instelling meldt een verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transactie onverwijld nadat het ongebruikelijke karakter van de transactie bekend is geworden, aan de Financiële inlichtingen eenheid. Dit gebeurt door middel van een webportaal.

Conclusie

Het belangrijkste aspect van de WWFT is om te weten met wie u zaken doet. Door deze stappen te volgen kunt u op een relatief simpele beleid opzetten waarmee u voldoet aan de wettelijke eisen die de WWFT stelt. Inzicht in de juiste informatie, het registreren van de doorlopen stappen en het hanteren van een uniform beleid zijn de speerpunten van de controlerende instanties. Het gebeurt nog te vaak dat compliance officers en compliance medewerkers handmatig te werk gaan waardoor ze veel onnodig werk verzetten.

Mattijs van de Weijer is Risk en Compliance Consultant bij Graydon. Hij adviseert (corporate) bedrijven om te voldoen aan wet- en regelgeving en het voorkomen van reputatieschade. Mattijs richt zich voornamelijk op het automatiseren en standaardiseren van compliancebeleid, op het gebied van de WWFT en de Sanctiewet. Hij werkt erg doelgericht, is sportief en denkt vooral in oplossingen. Deze eigenschappen helpen hem bij het schrijven van zijn blogs over Risk en Compliance.

BRONNEN

Dit 10-stappenplan is samengesteld op basis van een WWFT 10-stappenplan dat oorspronkelijk is verschenen in het Tijdschrift voor de Ondernemingsrechtpraktijk (TOP) (2008) bij een artikel van B. Snijder-Kuipers, A.T.A. Tilleman, D.Kaya en D.S. Kolkman. Een verder ontwikkelde versie is opgenomen in Teksten en toelichting Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) Editie 2012, van A.T.A. Tilleman, D.S. Kolkman en P.C. Speekenbrink en Tijdschrift voor de Ondernemingsrechtpraktijk (TOP) (2013) bij een artikel door B. Snijder-Kuipers, A.T.A. Tilleman en N. Roetert-Steenbruggen. Het 10-stappenplan is eveneens te raadplegen via de site van het Bureau Financieel Toezicht, de leidraad Wwft en SW van DNB en veelgestelde vragen van de Autoriteit Financiële Markten (AFM).

Lees verder

WWFT – Handleiding voor advocaten, notarissen, accountants, belastingadviseurs en administratiekantoren

Het cliëntenonderzoek en de meldingsplicht van de WWFT in tien stappen

Boek recensie Teksten en toelichting Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme

Redactie FM