Het werkveld van de CFO lijkt helemaal op zijn kop te staan. De veroorzaker: technologie die het traditionele cijferwerk overneemt van financiële professionals. Deze boodschap leest u nu vast niet voor het eerst.

Maar het is toch de moeite waard om deze pagina niet weg te klikken. Want de kerncompetenties van de CFO blijven ook in de digitale wereld belangrijk: zorg dragen dat het geld goed wordt geïnvesteerd en dat de winstgevendheid van de firma gezond blijft. Digitale hulpmiddelen ondersteunen, maar u moet zich er niet gek door laten maken. De technologische ontwikkelingen bieden een ultieme kans om de zo langgewenste rol van strategisch businesspartner efficiënt en betrouwbaar in te vullen. Daarom: waak ervoor dat u niet een slachtoffer wordt van de robotisering maar laat de technologie in uw voordeel werken.
 
Veel tijd kwijt aan traditioneel werk 
Uit Amerikaans onderzoek van APQC gehouden onder 832 financiële afdelingen van grote organisaties blijkt dat bijna de helft van de tijd wordt opgeslokt door het verwerken van financiële transacties. Interne beheersing neemt 18 procent van de tijd in beslag, 19 procent van de tijd wordt besteed aan het ondersteunen van managementbeslissingen en 16 procent van de tijd gaat op aan financiële managementactiviteiten. Kunnen we hieruit concluderen dat de CFO en zijn medewerkers nog altijd vasthouden aan het traditionele werk? Ik neig naar een ‘ja’. Ondanks digitale hulpmiddelen blijven hoog opgeleide en goedverdienende financieel professionals hun werk als menselijke rekenmachine in tact houden. Dat is onnodig en zonde van de tijd en het geld. 
 
Als CFO kunt u hier al direct ingrijpen door te investeren in een systeem dat traditionele herhalende werkzaamheden automatiseert. Uw duurbetaalde medewerkers zet u in voor andere taken die wel denkkracht en menselijke expertise vragen. Dit komt uiteindelijk ook uw werknemers ten goede. Hoewel die gewend zijn aan zijn traditionele werkzaamheden, vinden ze het eigenlijk saai, maar blijven het uit gewoonte doen. Er blijven waarschijnlijk waardevolle taken liggen die u gemakkelijk kunt invullen bij juist gebruik van uw capaciteit. Uit een peiling van Unit4 blijkt dat de meeste financiële professionals hun tijd anders besteden dan ze eigenlijk zouden willen. 
 
Actuele tijdbesteding binnen Finance & Control 
 


Gewenste tijdsbesteding binnen Finance & Control

Om te kijken hoe het in uw organisatie is gesteld met de werkzaamheden is het raadzaam om op papier te zetten wat de doelen zijn van uw afdeling en waar uw mensen hun tijd daadwerkelijk aan besteden. U zult verbaasd zijn over de uitkomsten die een vertrekpunt voor concrete verbetering kunnen vormen. Hierna is het tijd om te kijken welke technologie u hiervoor kunt inzetten. Een CFO zei onlangs tegen mij: ‘Er komen veel technologische vernieuwingen voorbij maar ik ben bang om er in te stappen want stel je voor dat het een verkeerde keuze is. Ik zie de technologische ontwikkelingen gebeuren maar ik weet er te weinig van dus het zal mijn tijd wel duren.’
 
Vernieuwing uit consumentenmarkt 
Ik kan me die redenering voorstellen maar de wereld is echt aan het veranderen. Dertig jaar geleden kwam technologische vernieuwing uit het bedrijfsleven. De consument kon er dan een paar jaar later van profiteren. Denk aan de printer of email die eerst op kantoor hun intrede deden en later pas ook voor huishoudens geschikt werden gemaakt. Tegenwoordig vinden de meeste technologische vernieuwingen juist in de consumentenmarkt plaats. Bijvoorbeeld sociale communicatiemedia als Facebook en Twitter en virtuele marktplaatsen als Uber, Airbnb en Marktplaats. Die zijn benaderbaar via smartphones terwijl we op kantoor nog een digitale degradatie ervaren omdat alles verloopt volgens processen die al een hele tijd geleden zijn verzonnen. Daar is natuurlijk een reden voor. Als consument bent u zelf de regisseur van uw social media en andere digitale activiteiten. Het is geen probleem dat u gebruik maakt van tientallen verschillende apps die niet geïntegreerd zijn. Uw brein is de regisseur van dit versnipperde app-landschap. In het bedrijfsleven gaat het zo eenvoudig niet. Het is onwenselijk dat elke medewerker zijn eigen app heeft ter ondersteuning van zijn werk. Daardoor raakt u de regie kwijt en versnippert de informatievoorziening. 
 
In het zakelijke domein draait alles om het behalen van de organisatiedoelstellingen. De ‘millennials’ doen hun intrede in uw organisatie en komen waarschijnlijk met adviezen en wensen hoe technologie hun werk zou moeten ondersteunen. Maar hebben deze jonge enthousiastelingen de wijsheid in pacht? Waarschijnlijk hebben ze vele ideeën over het toepassen van technologie en die zijn zeker waardevol. Echter, het vergt ervaring en kennis van uw vakgebied om deze ideeën een plek te geven in waar het om draait: het behalen van de bedrijfsdoelstellingen, de visie en de strategie van het bedrijf. Als CFO moet u er voor waken dat millennials hun ‘ik-doe-wat-ik-leuk-vind-visie’ in praktijk gaan brengen. Daarom hieronder enkele kenmerken en adviezen over digitale ontwikkelingen. 
 
1) Digitalisering verbreedt uw interne en externe netwerk. Doordat informatie altijd op elk apparaat beschikbaar is weet u meer. Informatie-uitwisseling gaat sneller en daardoor kunt u tijdig ingrijpen. Maak gebruik van die kracht.
 
2) Technologische ontwikkelingen in de consumentenmarkt bieden kansen voor het bedrijfsleven. Niet door ze te kopiëren, want niemand zit te wachten op een gefragmenteerd app-landschap dat het bedrijfsdoel niet dient. Zorg er daarom voor dat een app zoveel mogelijk geïntegreerd is met uw kernprocessen en ERP-systemen zodat de regie van uw bedrijfsprocessen gewaarborgd blijft.
 
3) Inventariseer de huidige en gewenste werkwijze en bekijk welke technologie het handmatige werk overneemt. Uw softwareleverancier heeft mogelijk al apps ontwikkeld terwijl u niet van het bestaan weet. Zelf een app laten bouwen kan maar dat vergt wel een nauwgezette monitoring van de werking. Als de leverancier van uw kernsysteem een update doorvoert, zou het kunnen zijn dat de app van een externe ontwikkelaar niet meer (goed) werkt. Is de app ontwikkeld door de leverancier van uw kernsysteem dan is correcte werking meestal geborgd.
 
4) Innovatie gaat het de komende jaren in alle opzichten winnen van conservatisme. Maar om innovatie in uw voordeel te laten werken, mag u niet vergeten dat technologische innovatie in de zakelijke markt om de ondersteuning van bedrijfsdoelstellingen draait. Altijd.
 Laat u niet gek maken door technologische ontwikkelingen. Neem er wel kennis van en roep daarbij eventueel hulp in van een specialist en bepaal de relevantie voor uw werkzaamheden. Zo kunt u effectief gebruik maken van de technologische mogelijkheden in plaats van dat zij u gebruiken of bedreigen.
 
Door Sjoerd-Jaap Westra, global product marketing manager 'Office of the CFO" Unit4