'Belangrijkste cash management-tool is helemaal niet technisch'

Begin je over procesoptimalisatie dan klinkt dat verschrikkelijk saai, daarom moet je dingen zo klein mogelijk maken.

Lees ook: 'Gebrekkige focus op cash gaat ten koste van innovatie'

Vraag een finance-expert een woordenwolkje met begrippen gelinkt aan cashmanagement te maken en hij zal hoogstwaarschijnlijk met een hoop vaktermen op de proppen komen. Werkkapitaalbeslag, procurement, kasstromen, WACC, liquiditeitsprognose, credit management, debiteurenbeheer, factoring. Niet bepaald termen waar het hart van de gemiddelde (niet-financiële) werknemer sneller van gaat kloppen. Volgens finance- en procurementspecialist Eva Borstlap maakt dat niets uit, want het belangrijkste hulpmiddel in cash management is opvallend alledaags en populair op kantoor. “Een kopje koffie”. 

Borstlap runt samen met een oud-studiegenoot Cash Discovery. Een bedrijf dat andere organisaties analyseert en adviseert hoe zij meer cash kunnen vrijspelen in hun organisatie. Bij binnenkomst worden als eerste de contracten, facturen en het grootboek doorgeploegd. Aan de hand daarvan wordt een inschatting gemaakt van de cashpotentie. Dan volgt het belangrijkste. Interviews met werknemers van verschillende afdelingen onder het genot van een kop koffie. Daarbij stuit Borstlap regelmatig op ‘een hoop emotie’.

“Mensen zijn vaak bezig met hun eigen werkterrein en doelstellingen. Mogelijk speelt de angst voor de eigen positie ook mee”, zegt Borstlap. Juist om dat soort verkokering te doorbreken stelt zij dat ‘kopje-koffie-momenten’ ook belangrijk zijn voor de financiële medewerkers. “Cijfers zijn slechts een startpunt, je moet begrijpen wat daarachter zit. Vind uit waar andere afdelingen mee bezig zijn en probeer duidelijk te maken wat hun belang is bij het vrijmaken van cash.”

“Begin je over procesoptimalisatie dan klinkt dat verschrikkelijk saai, daarom moet je dingen zo klein mogelijk maken. Mensen kunnen kleine zaken beïnvloeden en dat maakt het leuk.”, zegt Borstlap. Als voorbeeld noemt zij facturatie: “Dit ligt vaak bij de afdelingen zelf. Bij productie- en infrastructuurbedrijven zie je regelmatig dat na afronding van een project onbetaalde facturen lang blijven liggen, bijvoorbeeld omdat er gedoe is over storingen. Iedereen wil door naar het volgende project en niemand heeft zin om naar de oude zooi om te kijken. Door vooraf duidelijkere afspraken over dit soort zaken te maken hoeft niemand zich met vervelende dingen bezig te houden.”

Zij bemerkt dat medewerkers het soms moeilijk vinden om klanten om een betalingstrajecten met klanten af te spreken waardoor er soms stevige voorfinancieringen nodig zijn. Een kopje koffie met de klant kan volgens haar uitkomst bieden. “Iedereen weet dat er geen geldbomen bestaan, dus je kunt een klant best uitleggen dat het voor jouw bedrijf ook een spannend project is en dat je gemaakte kosten zo snel mogelijk in rekening wil brengen.”