Carla van Delft, Provimi

Van een decentrale organisatie naar global creditmanagement. Dat was de uitdaging waar Carla van Delft voor stond toen ze in 2006 aantrad bij diervoederbedrijf Provimi. Inmiddels is er veel bereikt; een credit policy uitgerold, management standards aangepast, een nieuw creditmanagement systeem geschreven en uitgerold, dedicated creditcontrollers aangenomen en opgeleid en een maatwerk verzekeringstraject opgezet.

Carla van Delft is van origine boekhouder. In 1985 ontdekte ze het vak debiteurenbeheer in haar toenmalige administratieve functie. Ze had hier veel plezier in en besloot er haar specialisme van te maken. Na jaren bij verschillende bedrijven als creditmanager gewerkt te hebben begon ze in  2002 haar eigen credit consultancy bedrijf. ‘De uitdaging kan me niet groot genoeg zijn. Een functie die bestaat uit alleen maar monitoren is aan mij niet besteed.’

Van Delft kwam in mei 2005 bij het internationale diervoederbedrijf Provimi binnen als interim manager. Haar eerste taak was het schrijven van een uitgebreid plan van aanpak. Dit plan behelsde het gehele order-to-cash proces en het opleiden van lokale creditmanagers. De grootste uitdaging echter was de overdue’s aan te pakken, vertelt ze. ‘Zaken waar voorheen niets aan werd gedaan moesten nu worden ingevoerd. De directie heeft mij vervolgens gevraagd het plan tot uitvoer te brengen. Omdat ik de volledige support van de directie had, heb ik deze geweldige uitdaging aangegrepen ook al moest ik hiervoor mijn eigen interim-bedrijf opzij zetten.’

Creditmanagement neemt nu een belangrijke plaats in op de strategische agenda
van Provimi, tezamen met OWC (Operating Working Capital). Dit was anders bij haar aantreden, legt Van Delft uit. ‘Provimi was toen nog een hele decentrale organisatie, bestaande uit zo’n 110 bedrijven. Vaak deden lokale afdelingen customer service wat credit taken erbij naast hun andere werkzaamheden. In de holding was nog geen sprake van global  creditmanagement.’


Aan de slag

Carla van Delft had een hoop werk te verzetten om creditmanagement goed op de kaart te krijgen bij Provimi. ‘Mijn hoofdtaak was het opzetten van een goede creditmanagement organisatie met de juiste mensen, training, procedures en systemen. De huidige crisis heeft dit allemaal versneld en voor nog meer draagvlak gezorgd.’

Onder de holding van Provimi zitten thans nog 80 dochterbedrijven in 30 landen. ‘In de afgelopen vier jaar zijn bijna overal nieuwe Engelssprekende creditcontrollers aangenomen of opgeleid in creditmanagement’, vertelt Van Delft. Iedere creditmanager rapporteert aan zijn locale financiële directie en indirect aan haar. Alle creditmanagers bij de lokale bedrijven komen naar Nederland, dan wel worden door haar bezocht voor een alomvattende creditmanagement training specifiek gericht op de procedures en policies binnen Provimi.

‘In de tijd van mijn aantreden hadden we gigantische schades uit Hongarije’, blikt Van Delft terug. ‘Dit kwam mede omdat men voorheen weinig deed aan klantaanname of klantonderzoek. We hebben toen een flinke slag moeten slaan met het dichttimmeren van het voortraject.’ Van Delft doelt hier op het implementeren van een duidelijk beleid en het verrichten van financieel onderzoek naar klanten. Een ander probleem in deze beginperiode was de integratie van creditmanagement binnen overgenomen bedrijven. ‘Toen ik net binnenkwam waren er wereldwijd veel acquisities gedaan. Overgenomen bedrijven functioneerden door zoals ze dat ook bij de vorige eigenaar hadden gedaan. Dat is nu radicaal anders. De policies zijn wereldwijd opgelegd. Het is voor iedereen duidelijk wat er binnen hun eigen verantwoordelijk nog mag en niet mag; er wordt niet meer geleverd aan klanten die meer dan 30 dagen overdue zijn.’

####

Systemen

Een andere monsterklus die Van Delft klaarde samen met het IT-team van Provimi was het wereldwijd uitrollen van zelfgeschreven creditmanagement software. ‘Ons hele bedrijf werkt op Lotus’, vertelt ze. ‘We hebben lang gediscussieerd met OnGuard, maar vanwege Lotus Notes hebben we besloten zelf een tool te bouwen. Deze tool, CMS genaamd, is in India geprogrammeerd en anderhalf jaar geleden live gegaan.’

Inmiddels werkt 90 procent van Provimi met het nieuwe systeem. Dagelijks worden automatische acties gegenereerd die lokaal moet worden uitgevoerd. Daarnaast is er een reporting tool opgezet waarmee heel snel vele rapporten kunnen worden gedraaid op alle niveaus. ‘Direct na het live gaan hebben we al geweldige verbeteringen gezien’, aldus Van Delft. ‘Overal waar we live zijn gegaan hebben we de overdue met minimaal 50 procent kunnen terugbrengen. Een voorbeeld is Polen waar de overdue is gedaald van zes miljoen naar 400.000 euro. Het mooie van het systeem is dat wij op holding niveau kunnen meekijken met lokale vestigingen naar hun klanten, hun acties en hun leveringen.’


Risicotolerantie

De huidige kredietcrisis heeft weinig invloed op de verkopen van Provimi. Ondanks de crisis blijven mensen vlees eten. ‘De kredietcrisis biedt volop kansen’, vindt ook Van Delft. ‘De focus is komen te liggen op de kredietwaardigheid van onze klanten. Als wij onze klanten (boeren) voor de crisis hadden gevraagd om een bankgarantie of financiële cijfers waren ze boos opgestapt. In vele landen wordt dit gezien als een gebrek aan vertrouwen. Inmiddels worden zij zelf ook geconfronteerd met banken die inzage in cijfers willen en andere leveranciers die ook garanties willen. Onze sales mensen hebben duidelijke instructies en zijn onze ogen en oren in het veld. Waar voor hun vaak de verkochte omzet belangrijker was, is dat nu de betaalde levering. Het nieuw bonusbeleid dat de directie speciaal heeft aangepast omwille van creditmanagement helpt hierbij. Bonussen worden niet langer alleen toegekend op sales, maar ook werkkapitaal en overdue’s.’

‘Provimi heeft een uitdagend risicoprofiel’, gaat Van Delft verder. ‘Het onderpand is vaak de veestapel of de boerderij mits niet reeds verpand aan de bank. Maar met levende dieren kan zo maar een ziekte uitbreken waardoor het onderpand wegvalt of doodgaat. Daarnaast zijn er nog veel landelijke regels en overheidssubsidies die invloed kunnen hebben op het betalingsgedrag van onze klanten.’

In een dergelijke markt, waarin risicobeheersing een uitdaging is, is flexibiliteit zeer belangrijk. ‘Als we een klant stoppen te leveren hebben zijn dieren geen eten; samen met de boer een oplossing zoeken leidt tot een win-win situatie waarin creditmanagement probeert te voorzien. Na 30 dagen wordt in principe niet meer geleverd, maar dan gaat het onderpand dood. In zo’n geval leveren we dan toch tegen een cashbetaling. De overdue wordt dan in vijf maandelijkse termijnen afbetaald. We proberen zoveel mogelijk met de economie mee te buigen, de klantrelatie te behouden maar tevens het risico te beperken.’

De onvoorspelbaarheid van de economie brengt echter een ander probleem met zich mee; het verzekeren van debiteuren. ‘Provimi is een moeilijke business om te  verzekeren. Dit ligt met name in het feit dat in verschillende landen boeren geen financiële cijfers hoeven te deponeren. Onlangs hebben wij gekozen om samen met  Atradius een maatwerk global credit insurance programma op te zetten, zodat alle onze klanten in principe verzekert kunnen worden. We zijn nu land voor land aan het kijken welke klanten we willen verzekeren, hoeveel limiet wij voor deze klanten willen hebben en tot welk percentage Atradius wil tekenen. Dit is zeer complexe materie, maar geweldig interessant voor een creditmanager.’

####

Alignment

De toegenomen aandacht voor creditmanagement heeft zonder meer geleid tot resultaten. De gemiddelde DSO liep sinds 2006 met zes dagen terug tot 39 dagen. In de Petfood divisie zelfs met 11 dagen. Ook het gemiddelde overdue debiteurensaldo daalde aanzienlijk van 48 miljoen tot 32 miljoen euro. ‘Vier jaar geleden heb ik alle general managers toegesproken in Budapest ’, zegt Van Delft. ‘Over de hele groep genomen werd toen één op vijf orders niet of veel te laat betaald. Daar is men toen behoorlijk van geschrokken. Momenteel is nog maar 15 procent van de A/R  overdue, waarvan 2/3 zelfs nog binnen de 30 dagen.’

Terugkijkend naar 2006 is ook de integratie van creditmanagement in de organisatie enorm verbeterd. Hier heeft de directie een belangrijke rol in gespeeld. ‘We hebben jaarlijks diverse management meetings wereldwijd. Hier staat creditmanagement prominent op de agenda. Ook in de periodieke finance meetings is werkkapitaal een speerpunt. Ik voel me dan ook enorm gesteund door de CFO en CEO.’

Wat Van Delft de laatste jaren wel heeft gemerkt, is dat beleid dat in de holding ontstaat niet altijd makkelijk in andere landen op te leggen is. Soms moet er in een bepaald land wat extra gemasseerd worden. Van Delft bezoekt zelf regelmatig landen om een beter beeld te krijgen van de lokale omstandigheden, mensen bij te sturen of betalingsregelingen mee op te zetten dan wel gerechtelijke acties te starten. ‘Creditmanagement is nu ook in die zin business partner geworden. Waar we eerst met name door sales werden gezien als lastig en een storende factor in hun leveringen zijn we nu als adviseurs betrokken in het sales proces.’

Creditmanagement staat op de agenda bij Provimi, waar al een stevige fundering is gelegd door Van Delft, maar ook met behulp van haar collega’s van het OWC team en Strip project (Sustainability Transformation  Receivables Inventories and Payables). Dit heeft het afgelopen jaar geleid tot een reductie van het werkkapitaal met 30 Miljoen euro. Van Delft is lid van het managementteam en volgde onlangs het door Provimi opgezette Leadership Development Programma. ‘Creditmanagement binnen Provimi heeft haar toegevoegde waarde ruim bewezen.’


Provimi

Provimi is één van de leiders in de internationale diervoederindustrie. Het bedrijf levert innovatieve, praktische en resultaatgerichte diervoeders en voerprogramma's aan moderne producenten. Met het ontwikkelen en produceren van premixen, concentraten en specialiteiten, zoals melkvervangers en biggenvoeders en speciale additieven komt Provimi tegemoet aan specifieke wensen en behoeftes. Onderzoek vormt de basis van de strategie om het wereldwijd marktleiderschap te behouden en verder uit te breiden.


Naam
Carla van Delft
Leeftijd 49
Functie Group Credit Manager
Bedrijf Provimi Holding B.V.
Opleiding Carla van Delft volgde een groot aantal trainingen en opleidingen op de gebieden finance, creditmanagement en leiderschap.
Loopbaan Ze begon haar carrière als boekhouder en maakte van creditmanagement haar specialisme. Ze werkte onder meer voor Norton , Erico, Swets & Zeitlinger, Quaker Chemicals en ADP. Begin 2002 begon ze haar eigen interim management bedrijf. Sinds 2006 is ze in dienst bij Provimi als Group Credit Manager.
Software Lotus CMS