Budgetmethoden

Een van de meest saillante vragen bij het opzetten van een budgetsysteem in het algemeen is: ‘Op welke manier kan de leiding de beperkt beschikbare middelen in het komende budgetjaar zo effectief mogelijk verdelen over activiteiten en beslissingen?’

Wil men op deze vraag een bevredigend antwoord dan moet men uiteraard de voorwaarden kennen, waaraan een doelmatig toewijzingsproces in concreto moet voldoen. Deze voorwaarden zijn:

• Kennen van de doelstellingen van de onderneming;
• Zoeken naar een evenwicht tussen de huidige activiteiten van de organisatie enerzijds en nieuwe projecten anderzijds;
• Motiveren van de aanvragers van de middelen.

Doel
Het doel van budgetteren hoort te zijn: een instrument te vormen voor het management om de bedrijfsprocessen – in de meest ruime zin van het woord – daadwerkelijk te kunnen beheersen en zo nodig te kunnen bijsturen.

De doelstellingen per budget zijn:

1. Vast budget: voor een bepaalde periode een vast bedrag aan kosten toestaan, dat niet afhankelijk is van de werkelijk optredende bedrijfsdrukte en dat in principe ook niet wordt herzien. Dit budget is dus periode afhankelijk en – in tegenstelling tot het variabele budget – niet prestatieafhankelijk.

2. Variabel budget: het toestaan van kosten naar rato van het volume van de te realiseren prestaties. In een variabel budget worden alle kosten uitgedrukt in tarieven voor prestaties, hetzij rechtstreeks in geld per prestatie, hetzij als percentage van een activiteitsgegeven zoals productie of verkoop.

3. Gemengd budget: een combinatie van een vast budget voor de vaste kosten en een variabel budget voor de variabele kosten. Deze splitsing in vaste en variabele kosten vergt een vrij vergaande onderverdeling in kostensoorten.

4. Flexibel budget: een zodanig opgebouwd budget waarbij de oorspronkelijk overeengekomen en toegestane kostennormen periodiek opnieuw worden beoordeeld en zo nodig worden aangepast.

Toepassing
De toepassing van de vier budgetteringsmethoden zijn als volgt:
1. Vast budget: is met name geschikt voor organisaties waar het totale kostenbedrag nagenoeg niet door de bedrijfsdrukte wordt beïnvloed.

2. Variabel budget: is vooral toepasbaar als de kosten een min of meer evenredig verloop vertonen met het prestatievolume, waarbij de budgethouder invloed op de kosten kan uitoefenen.

3. Gemengd budget: is bruikbaar in situaties waar de vaste kosten niet worden beïnvloed door de bedrijfsdrukte, terwijl de variabele kosten een vrijwel parallel te vertonen met het prestatievolume.

4. Flexibel budget: is vooral gewenst – zo niet noodzakelijk – indien bepaalde economische veranderingen in de omgevingsfactoren van de onderneming, in de bedrijfstak of in de maatschappij (die tijdens het opzetten van het budget nog niet bekend zijn) een verstorende rol kunnen spelen.

Beoordeling
Een vast budget is vooral bruikbaar als er geen relatie bestaat tussen de ontwikkeling van de kosten en de geleverde prestaties. Bestaat deze relatie nadrukkelijk wel, dan verdient een variabel budget de voorkeur.

Is er sprake van een combinatie van beide mogelijkheden dan komt een gemengd budget in aanmerking. Dient als gevolg van frequent veranderende omstandigheden het budget op korte termijn aanpasbaar te zijn dan zal men in de praktijk gebruik maken van een flexibel budget. In beginsel kan deze laatste vorm de plaats innemen van een stringent vast, variabel of gemengd budget. Het zijn echter met name de (overwegend) vaste budgetten waarbij de noodzaak van flexibiliteit in de praktijk het sterkste spreekt.