Bolletje's digitale transitie

Hoe Bolletje meer zicht op groei-ontwikkeling heeft.

Bolletje werd groot met beschuit, maar levert nu een heel scala aan broodvervangers en banketproducten. Met de reclameslogan ‘Ik wil Bolletje’ verwierf de in 1867 in Almelo door Gerardus Johannes ter Beek opgerichte bakkerswinkel de titel ‘reclameslogan van de twintigste eeuw’. Recent heeft het bedrijf een digitale transitie doorgevoerd. 

Met een big bang ging Bolletje na anderhalf jaar live met het nieuwe ERP-systeem. Van contracten met retailers tot wat er op de distributiecentra gebeurt, er kwamen vanaf dat moment veel meer data beschikbaar. Data die de basis waren voor veel nieuwe inzichten. Begeleiding kregen de Twentenaren van het in Veenendaal gevestigde Hillstar Business Solutions.

"Het overbrengen van data vanuit het oude naar het nieuwe systeem, dat was een ding," zegt ook ERP-business consultant Clemens Hoek (links) van Bolletje. "In Hillstar vonden we een professionele partner die ons kon helpen met een oplossing die de data in zekere zin al in een bepaalde structuur klaarzet, zodat we direct met de businessvragen aan de slag konden gaan."

"Omvormen naar een door data-analyse en business intelligence geïnformeerde finance-afdeling was wenselijk," legt operations-controller André Hendertink (2e van rechts) van Bolletje uit. Verouderde en niet meer te upgraden ERP-software vormde de drijfveer om een nieuw ERP- systeem te implementeren. Bolletje koost voor Microsoft Dynamics AX. Dit nieuwe bronsysteem was ook de aanleiding om de business intelligence-oplossingen te herzien."

Spannende tijden

"Op 1 december 2017 gingen we live met Microsoft Dynamics AX en de business intelligence-oplossing van Hillstar," vult collega Henk Folkers (rechts), sales-controller bij de beschuit-reus, aan. "Op het moment dat het oude systeem uitgaat en het nieuwe móet werken, blijft die prangende vraag of we de data goed hebben gemigreerd en het allemaal wel klopt... Hoe staat het met de verkoopaantallen, hoeveel zendingen hebben de magazijnen verlaten? Ja, dat waren spannende tijden."

Maar al heel snel bleken de inspanningen zich dubbel en dwars terug te betalen. In 2018 was er bij Bolletje bestendigheid in de datakwaliteit voor de dagelijkse routine. ERP-business-consultant Clemens Hoek: "Goed ingevoerde business intelligence leidt tot een groot business-voordeel. Bolletje’s financiële afdeling kan bijvoorbeeld de kostprijs-variaties per artikel, per productielijn zien en analyseren."

Zijn collega Henk Folkers, van sales, komt met een concreet voorbeeld: "Doordat je een stuurmechanisme in handen hebt, is bijvoorbeeld te zien hoeveel overgewicht er per artikel is. Als op de verpakking 240 gram als inhoudsopgave staat vermeld en dat gewicht blijkt in de praktijk 248 gram te zijn, kun je vervolgens op die 8 gram plus acteren. Want dertig keer 8 gram te veel, is weer één te verkopen product. Vooruitkijken in de forecast levert grote voordelen op. Wat is de gemiddelde afwijking van het bruto-gewicht? Wij verzamelen data en verrijken deze binnen een framework dat is gebaseerd op Microsoft-technologie. De standaardoplossing van Hillstar berekent al veel kpi’s, dit behelst zo’n 70 procent van de basisbehoefte, die 30 procent extra is, zeg maar, de Bolletje-werkwijze. Hoeveel mensen resourcen, welke routes gebruiken, hoe productielijnen op te stellen? Door te participeren op al die data, bereiken we dus ook echte meerwaarde."

Business intelligence-tool

Operations-controller André Hendertink werkt al zeventien jaar bij Bolletje. "Zonder een business intelligence-tool wordt het inzicht een stuk lastiger," is zijn overtuiging. "Wij hebben, dankzij de mannen van Hillstar deze tool en komen steeds stukje bij stukje dichter bij de waarheid, als het om voorspellen van de business gaat. Zo bekijken we per productieopdracht hoe die er van tevoren uitzag en wat het resultaat uiteindelijk is geworden. De normatieve kostprijs versus de werkelijke prijs. Finance is door al die ontwikkelingen als afdeling ook veranderd, we zijn nu adviseurs van de business en onze controllers zijn van het traditionele registrerende werk veel meer signalerend geworden. De controller van nu is een ‘datastructuur-man of -vrouw’. Waar zitten de veranderingen, wat zijn de redenen, wanneer moeten we in actie komen? Het is zaak constant alert te blijven en wekelijks met de plant-managers de kpi’s te bekijken."

Bolletje kent een BI-coördinatieteam, finance telt zes medewerkers. Compact voor een bedrijf met vierhonderd arbeidskrachten en twee fabrieken. De rapportage-transformatie werd van begin tot einde begeleid door de software-specialisten van Hillstar. ‘Probleem? Even Veenendaal bellen!’ ging het door de Bolletje-wandelgangen als er iets mis dreigde te gaan. "Zonder Hillstar hadden we dat eerste jaar geen extra inzicht gehad om de jaarrekening te kunnen opstellen," zegt operations-controller André Hendertink.

Groot door beschuit

Bolletje werd groot door beschuit. De zoon van Gerardus, Albert ter Beek, legde zich na de Tweede Wereldoorlog toe op het bakken van beschuit. Tot in het 40 kilometer van Almelo gelegen Deventer bezorgde hij zijn producten per bakfiets. In 1954 werd aan de Almelose Turfkade een industriële bakkerij geopend en bedacht Gerard ter Beek – zoon van Albert – de naam Bolletje.

Striptekenaar Marten Toonder vereeuwigde tegelijkertijd het lachende bakkertje met een beschuit in zijn hand als het beeld van de fabriek naar buiten. Wat volgden, waren koeken, kruidnoten, knäcke- en roggebrood. Nu vormt een scala aan ontbijtproducten het commerciële speerpunt van het in 2013 door het Duitse Borggreve overgenomen familiebedrijf. De gezonde Nederlandse variant en concurrent van bijvoorbeeld de Amerikaanse Kellogg’s-producten. Met minder zoet, minder zout, minder palmolie.

"Voor ons was het een fantastische klus zo’n mooi en oer-Hollandse bedrijf als Bolletje met state-of-the-art business intelligence nog verder op weg naar die digitale toekomst te helpen," zegt Hillstar-directeur en oprichter Klaas Mollema. Hij begon in 2012 met zijn softwarebedrijf in Veenendaal – ICT-valley van Nederland – na eerst voor partijen gewerkt te hebben rondom de gebroeders Baan in Barneveld.

Gedetailleerdere analyses

"Wij geven met business intelligence franje aan ERP," vervolgt Mollema. "Uiteindelijk draait alles om het vermogen beter te kunnen sturen, gedetailleerdere analyses te kunnen maken. Mooie dashboards alleen zijn leuk, maar vernieuwingen moeten wel bedrijfsbreed gedragen worden."
Hillstar laat systemen praten, maar ook puzzelen en bedrijfskundige oplossingen zoeken en vinden. Klaas Mollema (boven, 2e van links): "Hoe krijgen we bij AH volgend jaar meer afzet, waarom gaat de verkoop van een bepaald product opeens omlaag, is er een concurrent die marktaandeel van mij afsnoept en hoe kun je die concurrent een stap voor zijn… Als een grote speler 60 procent van de markt bedient, wie is dan verantwoordelijk voor die overige 40 procent en wat zijn de trends? Wie vergroot, wie verkleint, waarom… Allemaal vragen waarop met de hulp van business intelligence voorspellend kan worden geanticipeerd."

Volgens de Hillstar-directeur is veranderen door de snelle ontwikkelingen noodzakelijk. Wie niet wil, is weg. "En de rol van financials transformeert navenant door een grote diversiteit aan informatiebronnen die op ons af komen. De veranderende rol als financial is in mijn beleving ook juist tof. Maar goed, je moet dat natuurlijk wel leuk vinden. Je bent veel meer met verbeteren bezig dan met controle van de cijfers," meent Mollema. "Maar de conclusie dat het werk van de controller heel erg is veranderd en nog steeds verder verandert – van louter controleren naar anticiperen op verwachtingen – is meer dan gerechtvaardigd."

Sneller participeren

Het financiële team van Bolletje kan dat alleen maar bevestigen. Operations-controller André Hendertink: "Het werk is andere vaardigheden gaan vergen, finance moet analytischer zijn, moet grafieken kunnen lezen, moet weten hoe data worden geïnterpreteerd. Onder het motto ‘hoe dichter je erop zit, hoe sneller je kan participeren’. ‘Waar zitten de mutaties?’ Finance krijgt steeds meer een totaalbeeld, dankzij al die inzet van nieuwe technologie. Ik denk dat we over een aantal jaren, dankzij al die data, dichter bij het gewenste resultaat van de business komen."

Software-specialist Hillstar merkt dat vooral het mkb en het mkb+ steeds data-gerichter bezig zijn om verbeteringen in het bedrijfsresultaat te kunnen verwezenlijken. Terugkijken, vandaag kijken, maar vooral vooruitkijken. Hoe was het, wat is de huidige norm, hoe kunnen we betrouwbaar voorspellen? Of, om in Bolletje-jargon te blijven en bij monde van Hillstar-directeur Klaas Mollema: "Tot op de kruidnoot precies!"

Foto's Reinier van Willigen. Dit artikel verscheen ook in FM Magazine 2019-3.