Big Data: Kwartaalrapportages zijn ouderwets, straks zijn uurrapportages mogelijk

Eén druk op de knop en de wereldwijde omzet van een multinational is bekend. Niet die van het afgelopen jaar, maar die van een minuut geleden. Geconsolideerd en wel. Nog dit jaar kunnen de eerste CFO's kennismaken met big data. Een technologische aardverschuiving die de rol van de financieel manager voorgoed verandert.


Het is misschien nog niet helemaal voorstelbaar, maar in de financiële cockpit van de toekomst is de informatie over omzet, marges, cashflow, crediteuren, debiteuren en balanswaarden realtime beschikbaar. Op ieder uur van de dag (en nacht) kan de CFO bekijken hoe het staat met de liquiditeit of de waarde van de omzetportefeuille. Geen gedateerde data, zelfs niet van 48 uur oud, maar van slechts een minuut geleden.

De omzet in Brazilië die een paar tellen geleden is gerealiseerd, staat nu bij de CFO op het scherm in Utrecht. Keurig verwerkt tussen de wereldwijde omzetcijfers van een tel geleden. Uitgesplitst naar regio’s, businessunits, producten en gerelateerd aan transacties, evenementen of gebeurtenissen.

Deze ontwikkeling is niet van de toekomst, maar van het heden. De technologie om de financiële informatie van een klant in een mum van tijd te verwerken tot managementinformatie voor de CFO is reeds ontwikkeld. In productvorm zijn de onderliggende IT-programma’s gereed voor gebruik. In minder dan twee jaar tijd kunnen financiële afdelingen beschikken over informatie die niet alleen sneller dan het geluid over de wereld trekt, maar met dezelfde snelheid ook is bewerkt en geanalyseerd. Deze technische ontwikkeling, die wordt samengevat in de term ‘big data’, heeft dan ook de volste aandacht van de top van het bedrijfsleven.

Op het Big Data Forum 2012 van afgelopen april zaten ABN AMRO, ING, Nationale Nederlanden en Rabobank op de eerste rij. Ook de overheid volgt de opkomst van big data op de voet. Zo was ook de Belastingdienst aanwezig op het Big Data Forum 2012. Voor die belangstelling is alle reden. Grote bedrijven zijn niet alleen grootverbruikers van data, maar genereren zelf ook gigantische hoeveelheden informatie. Risktabellen van banken bevatten al gauw een miljard records. De gigantische hoeveelheid data van standaard riskrapportages roepen weer vervolgvragen op. Rentepercentages op sparen, hypotheekverstrekkingen, nieuwe financiële producten – ze moeten meteen aangepast kunnen worden.

Nog maar een paar jaar geleden vreesden sommige technologen dat de enorme snelheid waarmee nieuwe data werden gegenereerd, verstikkend zou zijn voor de informatisering. Systemen zouden bezwijken onder de toevloed van data. Elke dag worden er 2,5 triljoen bytes aan gegevens aangemaakt. De groei van de informatie gaat zo hard dat 90 procent van alle gegevens die er wereldwijd zijn, in de afgelopen twee jaar tot stand is gekomen. Nadat dit artikel is gedrukt, is deze informatie over de groei van de data al weer verouderd. Datawetenschappers kunnen het berekenen van de omvang van de wereldwijde datavoorraad amper bijhouden.


Omvang van big data
Vijf jaar geleden bedroeg de opslagcapaciteit van data in totaal driehonderd miljard gigabytes. Vier jaar later denken wetenschappers dat er wereldwijd 988 miljard terabytes opgeslagen zijn. Na terabytes volgen de petabytes. Daarna raken de wetenschappers bijna de tel kwijt. De aantallen komen terecht in de exabytes en daarna de zettabytes, oftewel 10 tot de macht 21. De laatste schatting: 1,2 zettabytes. Een zettabyte is één miljard terabyte. Straks rekenen wetenschappers in yottabytes, oftewel 10 tot de macht 24.

De razendsnelle aanwas van data is een gevolg van de stormachtige ontwikkeling van de automatisering, die nog altijd doorgaat. Niet alleen computers wisselen nu informatie uit, steeds meer gewone elektronica neemt ook aan het dataverkeer deel. Dankzij kunstmatige intelligentie, internet en WiFi hebben apparaten vrijwel onbeperkte mogelijkheden om zelfstandig te communiceren.
__________________________________________________________________________________

Bezoek het Jaarcongres Controlling op 1 april 2014
Ontmoet de top in Controlling op dinsdag 1 april 2014 tijdens het Jaarcongres Controlling in het NBC in Nieuwegein. Registreer vandaag en laat u inspireren door best practices en casepresentaties over The real (time) Business Controller. U bent tevens getuige van de uitreiking van de Controller of the Year Award 2014. Nieuwsgierig naar het programma? Voor het gehele programma en aanmelden gaat u direct naar Controlling.nl.
__________________________________________________________________________________

Deze communicatie varieert van beveiligingscamera’s die beelden uitwisselen met de politie tot koelkasten die automatisch bestellingen generen bij de buurtsuper. Tienduizenden boodschappenlijstjes worden automatisch aangemaakt en doorgegeven aan buurtsupers, waar ze worden verwerkt en doorgestuurd aan expeditieafdelingen en logistieke centra van foodconcerns. Daar worden ze eveneens verwerkt en doorgestuurd aan toeleveranciers. En aan de financiële afdelingen, waar ze worden omgezet in financiële managementinformatie. De hele flow kost nog geen minuut.

De snelle uitwisseling van informatie is slechts één van de wonderen van de techniek. Maar het grootste wonder is de onvoorstelbaar snelle verwerking ervan, die tot voor kort niet mogelijk was. Big data, zoals de gigantische informatiestromen worden genoemd, konden slechts met beperkte hoeveelheden tegelijk worden verwerkt. Om ze beheersbaar te maken werden ze opgeslagen in datawarehouses. Van daaruit werden ze gecontroleerd ingevoerd in systemen, zoals financiële of logistieke IT-programma’s. De bewerkte data die door deze programma’s werden gegenereerd, moesten weer terug naar een datawarehouse, waar ze beschikbaar waren voor verder gebruik.

Deze moeizame verwerking kostte tijd en geld. De technologische vooruitgang heeft hier een antwoord op gevonden, waardoor de data meteen verwerkt kunnen worden tot toepasbare informatie. Tussentijdse opslag in datawarehouses is niet meer nodig. Datawarehousing, een gespecialiseerde IT-activiteit, is hiermee net zo overbodig geworden als floppy disks voor computers. Invoer van data en de verwerking ervan vinden binnenkort nagenoeg synchroon plaats, waardoor het tijdverschil tussen input en output van data minimaliseert. Dit dankzij nieuwe technieken die het laboratorium ontgroeid zijn en nu volop in de praktijk worden gebracht door grote IT-leveranciers als SAP, Oracle en IBM.


Revolutionair in de financiële wereld
De betekenis van deze omslag is nog amper te doorgronden. De enorme bergen aan data die dagelijks over het internet flitsen, bevatten schatten aan informatie over consumenten, bedrijven en overheden. Data vertegenwoordigen waarde, de zogenaamde data equity. Uit onderzoek van de Erasmus Universiteit en PwC blijkt dat 60 procent van de professionele analisten en beleggers meer inzicht wil in de waarde van deze data equity.

Voor de financieel managers zijn er ook goudaders van big data. De snelle beschikbaarheid van financiële informatie betekent een enorme kostenkiller. Afsluitingen en consolidatie, die nu nog maanden kosten, zijn in de nabije toekomst futiliteiten. Het bekijken van de informatie kost meer tijd dan het aanmaken ervan. Afsluitingen van de boeken zijn amper meer nodig, omdat er feitelijk permanent een actueel overzicht is op alle financiële informatie binnen een bedrijf. De jaarafsluiting is nog slechts een formeel moment, dat straks gemakkelijk kan worden vervangen door ieder ander gewenst moment. Kwartaalrapportages zijn ouderwets, straks zijn uurrapportages mogelijk.

Dit heeft grote gevolgen voor de bestuurbaarheid van ondernemingen. Financiële effecten van maatregelen worden onmiddellijk zichtbaar. Arbeidsintensieve onderzoeken en samenstellingen zijn niet meer nodig, alle managementinformatie wordt volautomatisch vergaard, verwerkt en gepresenteerd. Niet alleen de administratiekosten vliegen naar beneden, de kwaliteit van de informatie stijgt met sprongen. Menselijke fouten in de informatiestroom zijn uitgesloten. Herziening van de boeken wegens onachtzaamheid of onkunde is niet meer aan de orde. Financiële verantwoording wordt hiermee een stuk eenvoudiger.

Managementinformatie is realtime beschikbaar. Niet langer is het overzicht de achteruitkijkspiegel waar het zo vaak voor wordt uitgemaakt vanwege de trage beschikbaarheid van de onderliggende gegevens, maar een momentopname van alles waar de CFO naar wil kijken. Forecasts worden eenvoudiger, omdat het accent bij financieel management verschuift van controle naar vooruitzien. Volgens het McKinsey Global Institute zou de Amerikaanse gezondheidszorg zo een besparing van 300 miljard kunnen realiseren, terwijl de omzet van retailers met maar liefst 60 procent zou kunnen stijgen.


Belang
Big data beloven dankzij dit soort prognoses een miljardenindustrie te gaan worden. Volgens een schatting van IBM gaat er wereldwijd nu al zo’n 150 miljard dollar per jaar in om. In 2015 moet dat 208 miljard dollar zijn. Het grote belang van big data ligt vooral in de snelheid waarmee informatie beschikbaar komt voor operationele zaken. Snel reageren op marktfluctuaties wordt steeds beter mogelijk, zowel op het gebied van verkoop als van inkoop. Achterhaalde financiële informatie bestaat niet meer. Kosten zijn hierdoor beter in de hand te houden. Aannames kunnen meteen aan de praktijk worden getoetst. Afwijkingen in prognoses kunnen meteen worden gecorrigeerd. Productinnovatie zal hierdoor sterk worden beïnvloed. Zodra omzetten achterblijven of inkoopkosten de marges verkleinen, kan er worden ingegrepen.
__________________________________________________________________________________

Bezoek het Jaarcongres Controlling op 1 april 2014
Ontmoet de top in Controlling op dinsdag 1 april 2014 tijdens het Jaarcongres Controlling in het NBC in Nieuwegein. Registreer vandaag en laat u inspireren door best practices en casepresentaties over The real (time) Business Controller. U bent tevens getuige van de uitreiking van de Controller of the Year Award 2014. Nieuwsgierig naar het programma? Voor het gehele programma en aanmelden gaat u direct naar Controlling.nl.
__________________________________________________________________________________

Dat heeft gevolgen voor de levensduur van producten en diensten. Volgens onderzoek van McKinsey zullen de big data de economie en dus ook het bedrijfsleven radicaal veranderen. De kosten van informatievoorziening nemen af, terwijl effectief reageren op marktprikkels toeneemt. Dat vergroot de efficiency van de bedrijfsvoering aanzienlijk. Dat hier concurrentiemogelijkheden liggen is duidelijk. Hoe sneller bedrijven informatie doorkrijgen over koopgedrag, inkoopprijzen, verkoopresultaten et cetera, hoe beter ze daarop kunnen inspelen. Tegelijkertijd gaat hier de wet van de remmende voorsprong op. Na verloop van tijd werken de grote organisaties (en later ook de kleine) met dezelfde operationele mogelijkheden en vallen de concurrentievoordelen tegen elkaar weg.


Stand van zaken
Hoewel het beheersen van big data al mogelijk is, zijn er nog weinig bedrijven die big data rechtstreeks toepassen in hun bedrijfsvoering. Het gaat hier om nieuwe software waarmee bedrijven nog geen ervaring hebben. Ook al is de technologie ontwikkeld en zijn de producten gereed, alles moet nog in de praktijk worden gebracht. De verwachting is dat dit moment niet lang op zich zal laten wachten.

Centraal Beheer Achmea heeft reeds een begin gemaakt, zo bleek uit een presentatie op het Web Analytics Congres. Uit dit congres kwam naar voren dat big data niet alleen een technologische uitdaging vormen, maar ook een menselijke. Er zijn zo veel data, er kan zo veel informatie worden opgevraagd, dat niet alle mogelijkheden tegelijk benut kunnen worden.

Tijdens een rondetafeldiscussie die dit voorjaar plaatsvond in het Verenigd Koninkrijk, legde Susan Feldman van IDC de vinger op de zere plek. Oplossingen voor big data zijn nog zo nieuw dat de IT-specialisten van bedrijven er nog nauwelijks mee kunnen werken. Sprekers van FBTO op het Web Analytics Congres die eveneens ervaring hebben met de conversie van big data, adviseren bedrijven om klein te beginnen. Oefen in het gebruik van de data en leer op die manier hoe ze hanteerbaar gemaakt kunnen worden.


Bedreigingen
Hoe snel de wereld hierdoor zal veranderen, is nog niet zeker, want toepassingen van big data in operationele omgevingen moeten zich nog bewijzen. Niet de technologie is het probleem, zo voorzien deskundigen, maar de manier waarop bedrijven ermee omgaan. Gezien de ervaringen met andere slimme IT-systemen, zoals business intelligence, kan het zijn dat financieel managers vergeten de mogelijkheden volledig te benutten. Met andere woorden, er is een risico dat managers de waarde van big data verkeerd inschatten.

Een andere bedreiging van big data is dat de ruime beschikbaarheid van informatie tot verwarring leidt. Er is bijna geen financiële vraag denkbaar die niet razendsnel kan worden beantwoord met behulp van big data. Maar alleen al het stellen van die vragen zou een dagtaak zijn. De antwoorden op al die vragen zijn niet hetzelfde als oplossingen. Wat gebeurt er als een product slechter loopt? Bedrijven zien dat dankzij big data meteen. Betekent dat dat het product wordt vervangen? Is er wel op tijd een ander product beschikbaar? Of wordt de marketing aangepast, zodat het product weer een tijdje mee kan?

Een oplossing voor een vraag betekent gepaste actie. Deze actie vereist nadenken, overleg, afwegen, extra informatie opvragen. Financieel managers die nu te weinig informatie hebben, hebben straks te veel. Big data halen beslismomenten naar voren, maar dat betekent niet dat de kwaliteit van de beslissingen hierdoor beter wordt. Gezond verstand en ondernemerschap winnen mogelijk zelfs aan belang. Die vallen echter niet te automatiseren.

De mens blijft de cruciale factor. Nu al klagen deskundigen op congressen over kinderziekten. Die worden veroorzaakt doordat ITspecialisten onvoldoende kennis van zaken hebben om de nieuwe software te beheersen. Voor onderzoeksbureau Gartner waren alle mitsen en maren aanleiding om kanttekeningen te plaatsen bij de mogelijkheden van bedrijven om big data succesvol te exploiteren en om te zetten in concurrentievoordeel. Maar liefst 85 procent van de wereldwijde topbedrijven zal hier de komende drie jaar niet in slagen.

MARTIN DE SCHIFFART is directeur Marketing & Business Development bij Centre Consulting, gespecialiseerd in enterprise performance management. Hij is ruim vijftien jaar werkzaam op het vakgebied van performance management, bij onder andere Ernst & Young Consulting en SAP, en publiceert regelmatig over actuele ontwikkelingen op het grensvlak van finance en IT.