Hoe krijg je betere internationale compliance?

Vier frequente knelpunten bij compliance over de grenzen heen, en hoe ze aan te pakken.

Verschillen in wet- en regelgeving, organisatie en cultuur kunnen het moeilijk maken voor internationaal opererende organisaties om hun compliance beleid om te zetten tot toetsbare kaders. Hieronder zetten Ernst-Jan Mante en Gaby van den Berkmortel, consultants bij compliance, legal en risk management adviesbureau Charco & Dique, de potentiële knelpunten uiteen, met praktische adviezen waarmee het internationaal implementeren van het compliance beleid een structureel succes wordt.

1. Niet eenduidige interpretatie van wet- en regelgeving

Financiële toezichtswet- en regelgeving is in toenemende mate gebaseerd op internationale/Europese wetgeving. EU-richtlijnen moeten dan door landen in nationale wetgeving worden omgezet. Maar die kunnen per land anders worden geïnterpreteerd en verankerd.

Aanpak: het is van belang om alle wettelijke kaders die van toepassing zijn op een onderneming af te zetten tegen lokale wet- en regelgeving. De wetgeving van de plek waar de centrale toezichthouder zetelt en waar de vergunning is verleend vormt dan de kern. Hierbij wordt onder meer rekening gehouden met de zetels (binnen en buiten de EU, kaders vanuit het Single Supervisory Mechanism).   
Deze verschillenanalyse is de basis voor een lokaal uitrol- of herstelplan. Materiële verschillen worden op corporate niveau vastgelegd. In sommige gevallen kan dit aanvullend leiden tot het uitwerken van procedures waarin landen uitzonderingen op beleid kunnen maken of aanvragen.

2. De invloed van de lokale toezichthouder

De wijze en de mate van handhaving door een lokale toezichthouder heeft invloed op de houding en het gedrag van instellingen. Zo is financiële (toezichts)wetgeving in Nederland veelal principle-based. In veel andere landen gelden striktere kaders, en hebben de gevestigde kantoren meer behoefte aan concrete instructies.

Aanpak: betrek de werkwijze van de lokale toezichthouder nadrukkelijk bij het in kaart brengen van gaps in de lokale jurisdictie. Per land/vestiging moet inzichtelijk gemaakt worden in hoeverre er een lokale vergunning is, voor welke diensten die vergunning van toepassing is, en hoe de lokale wet- en regelgeving, normen en guidelines zich verhouden tot die van de centrale toezichthouder.
Ook moet worden nagegaan of en wat voor ontheffingen of vrijstellingen er van toepassing zijn. Aan de hand daarvan worden maatregelen gedefinieerd om de activiteiten van het buitenlandse filiaal in lijn te brengen met het centrale beleid.

3. De positie van de lokale compliancefunctie

Het is belangrijk om te onderzoeken of er verschillen zijn waarop de compliancefunctie haar taken en bevoegdheden in een lokale vestiging uitoefent. Deze hangt vaak samen met de grootte van de vestiging en de daaruit voortvloeiende span of control. Ook is de invulling gebaseerd op wetgeving. Zo is de tweedelijnsfunctie in een aantal Europese en niet-Europese landen persoonlijk aansprakelijk bij misstanden, zoals de VK, Turkije, en de VS.

Aanpak: het peilen van de lokale positie van een compliance officer maakt het mogelijk om de risico's en kansen op succes van een compliance gerelateerd project in kaart te brengen en hierop te acteren. Zo kan in een herstelprogramma de rol van eerstelijns probleemeigenaar en verantwoordelijke voor onafhankelijke monitoring vooraf beter uit elkaar worden getrokken.
Ook is het raadzaam om de compliance officer actief te betrekken in het uitvoeren van grensoverschrijdende gap-analyses. Dit inzicht kan de compliance officer benutten in het uitoefenen van haar tweedelijns monitorings- en advieswerkzaamheden.  

4. Verschillen in werkwijze en cultuur

Verschillende landen hebben verschillende werkwijzen. In Nederland wordt doorgaans samengewerkt met formele rollen en vastgestelde – via het management lopende  –  communicatie- en gezagslijnen: doelmatig en voorspelbaar. Maar dit leidt niet zonder meer tot acceptatie bij buitenlandse vestigingen. Ook kunnen lokale normen en waarden onderling aanzienlijk verschillen. Zo wordt belastingontwijking niet in elk land per definitie als onwenselijk gezien en zijn facilitation payments bijvoorbeeld in Turkije heel gebruikelijk.

Aanpak: de eerste stap is het verkrijgen van een breder inzicht in de lokale werkwijzen. De focus ligt daarbij op de elementen die doorslaggevend zijn in het doen slagen van beleid:

  • Hoe zien de lokale processen eruit?
  • Van welke systemen en documentatie maakt men gebruik?
  • Waarom werkt men zo?
  • Waarop stuurt men?
  • Hoe worden besluiten genomen en gecommuniceerd?
  • Wie zijn de belangrijkste stakeholders?
  • Wat is het kennisniveau over en belangrijker nog, hoe kijkt men aan tegen het voldoen aan wet- en regelgeving?

Aan de ene kant geeft het een concreet beeld in de operationale gaps die overbrugd moeten worden om compliance beleid effectief te laten zijn. Daarnaast geeft deze aanpak de gelegenheid om lokaal de awareness te vergroten en training on the job te geven. We focussen daarbij op voorbeelden en best practices die binnen het hele concern gedeeld kunnen worden.

 

In het algemeen geldt verder dat online communiceren efficiënt kan zijn, maar dat fysieke aanwezigheid in een lokale vestiging desalniettemin een diepte-investering is, die het risico op latere (herstel)kosten zal doen afnemen. Ook eventuele taalbarrières worden zo kleiner.

(bron: Charco & Dique)