In 4 stappen naar betere sturingsinformatie. Stap 2: de huidige maandelijkse rapportages verbeteren, verdiepen en aanvullen.

Een serie blogs om financiële sturing te verbeteren.

BLOG - Rapportage is meer dan de accountant die controleert. Het moet gaan om de praktische bedrijfseconomische sturingsinformatie, die nodig is om de koers van de onderneming te bepalen. Door een betere inzet van mensen, werkprocessen en IT kunnen op korte termijn forse verbeteringen worden gerealiseerd. In deze driedelige serie volgt een stappenplan om de financiële sturing binnen een organisatie te verbeteren.

Door Ir. Walter Cordia RC. Hij is als associé verbonden aan Kruger Interim Management en is actief als financieel adviseur, financieel (project) manager of CFO binnen het MKB. Daar verbetert hij de financiële sturing.

"Maar we hebben al een goede rapportage," is een veelgehoorde opmerking, als wordt begonnen met de bestaande rapportages tegen het licht te houden. Een spade dieper blijkt dat het management behoefte heeft aan meer dan alleen een maandelijkse winst- en verliesrekening, die met veel vertraging en zonder verdere toelichting of verdieping door de administratie wordt aangeleverd.

2  De huidige maandelijkse rapportages verbeteren, verdiepen en waar nodig aanvullen

De gerapporteerde informatie is of op een te globaal niveau, of enkel gestoeld op vennootschappelijke structuur, of op een veel te gedetailleerd niveau waarbij een grote brei aan informatie over de ontvangers wordt uitgestort, vanuit de gedachte: 'je kan maar beter alles melden'. De ontvanger van de cijferbrei ziet door de bomen het bos niet meer en heeft onvoldoende zicht hoe de cijfers moeten worden beoordeeld of geïnterpreteerd en wordt daardoor onzeker over de gang van zaken.

Een belangrijk onderdeel van het proces is gezamenlijk met de betrokkenen (directie, administratie en verantwoordelijke managers) vast te stellen welke zaken gerapporteerd dienen te worden en in welke frequentie. Daarbij is een korte toelichting in vaste rubrieken wenselijk.

Minimaal zou de maandelijkse rapportage moeten bestaan uit:

  • Openstaande offertes, orderintake en orderportefeuille.
  • Winst & verlies, balans en cashflow (per maand en cumulatief; vergeleken met vorig jaar en budget).

Maar ook voldoende aandacht voor de korte termijn liquiditeit:

  • Bankstanden, debiteuren en crediteuren, met de lopende issues en acties.
  • Uitstaande inkoopverplichtingen.
  • De te verwachten facturatie, als onderdeel van de onderhanden werk financiering.

Bepaal prioriteit

Bij het verbeteren van de rapportages is het raadzaam om prioriteiten af te spreken.

Als bij een bedrijf een korte termijn verbetering van het werkkapitaal nodig is om binnen de gemaakte afspraken met de bank te blijven, dan heeft het geen zin om eerst uitgebreide maandelijkse rapportages te ontwikkelen. De invoering van een liquiditeitsprognose ligt dan meer voor de hand waarbij wordt gekeken naar de korte termijn liquiditeit op basis van huidige bankstanden, debiteuren, crediteuren, inkoopverplichtingen en te verwachten facturatie. De ervaring leert dat het in detail inzichtelijk maken van deze zaken op korte termijn voldoende mogelijkheden creëert om te verbeteren.

Relevant en actueel

Ter verdieping van de rapportage is een logische vervolgstap om vast te stellen welke activiteiten binnen het bedrijf het meeste waarde toevoegen en welke afdelingsmanagers hiervoor verantwoordelijk zijn. Op basis daarvan kan een verdieping plaatsvinden naar de onderliggende processen. Vaak is het wenselijk om kostenplaatsen en/of grootboekrekeningen toe te voegen om beter inzicht te krijgen.

Ook zullen de onderliggende processen waar nodig verbeterd en indien mogelijk verder geautomatiseerd worden. Enerzijds om de kwaliteit en snelheid van de informatie te verbeteren, maar anderzijds ook om te voorkomen dat de verbeterde rapportages te veel tijd vergen van de organisatie. Snelle beschikbaarheid is ook een indicator over de controle die u als ondernemer kunt c.q. wilt uitoefenen op uw bedrijf. Daarnaast moeten de (bron-)bestanden waaruit informatie wordt getrokken up-to-date, stabiel en integer (betrouwbaar en veilig) zijn. Dus bijvoorbeeld geen afhankelijkheid van een kleine softwareleverancier.

In deel 1 wordt de basis op orde gebracht om het ERP-systeem goed te gebruiken.

In het laatste deel kijk ik naar stap 3 en 4, hoe een start te maken met de rapportage van relevante business indicatoren.