Bedrijven die vastgoed huren, hebben meestal een strak opgesteld contract met vele kleine lettertjes en een bepaalde looptijd. Dit contract nemen zij als een gegeven aan, terwijl vastgoed vaak de op een na grootste kostenpost is (na personeel) op de resultatenrekening. Besparen is dan ook vaak mogelijk als eens goed naar zakelijke huurcontract kijkt of laat kijken. Ook als dat muurvast ligt. En wie doet trouwens het onderhoud?

De heersende gedachte bij een huurcontract is vaak: tegen de tijd dat het contract afloopt, kijken we wel weer verder, want tot die tijd is er toch niets aan te doen. Ten eerste is dit laatste vaak niet waar, en ten tweede weten maar weinig bedrijven de zogeheten huurvervalkalender in hun contract goed te duiden. Een vormfout bij het opzeggen is dan al snel gemaakt, en voor je het weet is dan het contract verlengd. 

3 eyeopeners bij het besparen op vastgoed

1. Heronderhandelen
Over contracten is tijdens de looptijd wel degelijk te praten. De crisis helpt wat dat betreft mee. Wie een willekeurige stad binnenrijdt en intussen de borden met ‘te huur’ telt, weet waarom. Een normale leegstand van kantoorpanden ligt rond de 4%. Nu ligt dat percentage rond de 16%. Keuze te over dus, en verhuurders weten dat ook. Zij weten dat ze beter nu kunnen heronderhandelen dan dat ze leeg komen te staan nadat hun huidige contracten aflopen. Verlengen met de zittende huurders onder andere voorwaarden, is voor hen daarom net zo goed gunstiger als voor de huurders. De meeste verhuurders zijn dan ook bereid er in redelijkheid over te praten. Mijn ervaring is: hoe minder verhuurders bereid zijn eens om de tafel te gaan zitten, hoe fouter hun contracten zijn. 

Een valkuil hierbij is dat bedrijven de neiging hebben een contract voor vijf jaar vast te willen zetten, althans zo kort mogelijk. Zij houden graag hun opties zo veel mogelijk open en beseffen intussen onvoldoende dat de prijzen nu 30-40% lager liggen dan voor de crisis. Een bedrijf dat waarschijnlijk niet zal verhuizen, bijvoorbeeld omdat het al decennia in dezelfde stad is gevestigd, is er daarom vrijwel altijd bij gebaat de huidige lage huurprijs voor tien of vijftien jaar vast te zetten.

Wil de verhuurder niet praten en is het gat tussen uw contract en de marktcondities te groot, dan kan er een juridische procedure worden gevolgd om het contract open te breken. Daarvoor is hulp van een kenner nodig, maar dit betaalt zich ruimschoots uit. Ik heb zelfs een contract gezien waarin de huur zes maal hoger lag dan marktconform. Bij het juist volgen van een juridische procedure kunnen verhuurders in de meeste gevallen van dit soort contracten af, hoe vast ze ook lijken te liggen.

Klein bier, maar toch de moeite van het bekijken waard voor het besparen op uw vastgoed: er worden ook geregeld rekenfoutjes gemaakt bij het herindexeren van de huur. Ook dit valt niet op bij mensen voor wie bedrijfsvastgoed geen corebusiness is. En kleine foutjes lopen door de jaren heen toch aardig op. 

2. Goed managen
Onlangs vertelde een vastgoedexpert van Ernst & Young nog in het Financieele Dagblad dat miljarden aan vastgoed in de praktijk helemaal niet wordt gemanaged. Hierbij geldt: penny wise, pound foolish. Als er iets verandert, halen sommige bedrijven er geen expert bij. Dat vinden ze zonde van het geld omdat ze denken het er zelf ‘bij’ te kunnen doen. Maar de regelgeving rond vastgoed is ingewikkeld en de belangen zijn groot. 

In het buitenland is het daarom volstrekt normaal dat er bij een groot huurcontract twee makelaars betrokken zijn; de een voor de verhurende partij en de ander voor de hurende partij. In Nederland wordt vaak met één makelaar gewerkt. Maar onpartijdige makelaars bestaan niet, ze worden immers door iemand betaald. Ik kan aan de tekst van een contract al na twee kantjes zien of zo’n ‘onafhankelijke’ makelaar door de verhuurder of door de huurder is ingehuurd. 

Nut en noodzaak van expertise laat zich bijvoorbeeld ook goed zien bij het beoordelen van de staat van een pand. Als een pand een tijd niet is schoongemaakt en leeg heeft gestaan, kan het eruit zien alsof het slecht is onderhouden. Toch kan dit een zuiver cosmetische kwestie zijn, zodat het pand er weer piekfijn uitziet nadat het voor 20, 30 mille goed is aangepakt. Een leek kan niet goed zien of een pand alleen maar heel vies is of slecht onderhouden, en het laatste vergt natuurlijk een veelvoud aan investeringen. 

In het onderhoud van het bedrijfspand, ligt veel besparingspotentieel 

Onderhoud is hoe dan ook een belangrijk aspect van goed vastgoedmanagement. Ik heb de wildste onderhoudspraktijken gezien. Bijvoorbeeld een bedrijf met twee grote panden dat veertig (!) verschillende bedrijfjes en zzp’ers inhuurde voor het onderhoud. Wildgroei ontstaat in de loop der jaren waaraan nooit echt aandacht was besteed. De een deed de kozijnen, de tweede maakte de dakgoten schoon, de derde deed de deuren, de vierde de vloeren en ga zo maar door. De onderhoudskosten liggen doorgaans binnen een bandbreedte van percentages van de huur. Dit bedrijf betaalde in totaal een 2,5 keer zo hoog percentage en was zich daar niet van bewust; al die onderhoudsmensen leken ieder voor zich immers niet duur. Kortom, flink potentieel om te besparen. 

Onderhoud van bedrijfsvastgoed is een vak apart. Het is een wereld die je moet kennen en het lezen van offertes van onderhoud aanbieders vergt kennis en ervaring. Een bijkomende instinker is overigens: wat is groot en wat is klein onderhoud? In de regel komt groot onderhoud voor rekening van de verhuurder en klein onderhoud voor rekening van de huurder. Zo kan het gebeuren dat een verhuurder nog tien jaar lang aan een nodig te vervangen verwarmingsketel laat sleutelen (reparatie is immers klein onderhoud), terwijl een nieuwe ketel in gebruik veel voordeliger voor de huurder zou zijn en de vervangingskosten voor de verhuurder waren geweest. 

3. Besparen servicekosten bij vastgoed
De servicekosten vormen vaak een vergeten post van vastgoedkosten en ook daarin ligt potentieel om te besparen op vastgoed. Deze kosten worden doorgaans doorberekend door de verhuurder, die daar vaak ook nog een marge op zet. De verhuurder heeft er daarom geen enkel belang bij om de kosten van bijvoorbeeld gas, water en licht en beveiliging laag te houden. De huurder krijgt de rekeningen van de servicebedrijven vaak niet in detail te zien en kan ze zelden goed beoordelen. 

Verhuurders doen hier overigens steeds vaker zelf wat aan. Panden die goed geïsoleerd zijn of met zonne-energie werken, hebben veel lagere servicekosten. Zo komt het dat er moderne of in ieder geval gemoderniseerde panden te huur zijn met een huurprijs van 85 euro per vierkante meter, terwijl bij panden in oude staat soms alleen al de servicekosten dit bedrag aardig benaderen. 

Conclusie:
Bedrijven die zich laten helpen door iemand die verstand heeft van bedrijfspanden, kunnen al met al vaak verrassend veel kosten besparen op vastgoed. Niet eenmalig, maar jaar in jaar uit. 

Klaas Hoekstra ([email protected]) is partner bij Expense Reduction Analysts, een organisatie die wereldwijd actief is in het meer winst maken voor hun klanten door hun kosten en hun inkoop duurzaam te managen. Hierbij richten zij zich op een win-winsituatie voor alle betrokken partijen, ook voor de leverancier(s). In de loop van ruim 20 jaar heeft Expense Reduction Analysts brede kennis en ervaring opgebouwd in meer dan 100 kostencategorieën. Hebt u nog vragen over deze materie? Wilt u aanvullende informatie? Neem gerust contact op met Klaas Hoekstra. Hij helpt u graag!