Besluitvorming RvC niet onafhankelijk

Hoe onafhankelijk is de commissaris? Commissarissen kunnen voldoen aan de onafhankelijkheidscriteria zoals beschreven in de code-Tabaksblat, maar hoe zit het met de onafhankelijkheid van hun besluitvorming? Een jaarverslagenonderzoek wijst uit dat de besluitvorming in de raad van commissarissen van AEX-beursgenoteerde bedrijven allerminst onafhankelijk is.

Onafhankelijkheid is van groot belang bij de besluitvorming in de raad van commissarissen. Onafhankelijke commissarissen geven een objectieve mening bij de evaluatie van de prestatie van de raad van bestuur.

Bovendien spelen ze een belangrijke rol wanneer het belang van het management, de onderneming en de aandeelhouders verschilt, zoals bij het vaststellen van de beloning van de raad van bestuur, successieplanning, grote acquisities en overnames, verandering van bestuur en de auditfunctie.

De code-Tabaksblat hanteert een formele interpretatie van het begrip ‘onafhankelijkheid’. Onafhankelijk betekent volgens Tabaksblat ‘buitenstaander’, namelijk geen directe relatie hebbend met het topmanagement en de onderneming.

Teneinde de toezichtrol goed te kunnen vervullen dient de raad van commissarissen echter niet alleen onafhankelijk, maar tevens deskundig en goed geïnformeerd te zijn. Te veel distantie vermindert de kwaliteit van het toezicht vanwege onvolledige informatie en expertise.

Een commissaris kan dan onvoldoende toezicht uitoefenen doordat hij of zij onvoldoende op de hoogte is. Commissarissen kunnen dus voldoen aan de onafhankelijkheidscriteria beschreven in de code, maar de onafhankelijkheid van hun besluitvorming wordt niet beschreven.

Aan de hand van tien criteria (inclusief de onafhankelijkheidscriteria beschreven in de code-Tabaksblat) zijn de jaarverslagen van AEX-beursgenoteerde bedrijven beoordeeld op de onafhankelijkheid van besluitvorming van commissarissen.

Het gaat om de volgende tien criteria:
1. introductieprogramma, training en opleiding.
2. tijdige, accurate en relevante informatievoorziening.
3. frequentie van vergaderingen en aanwezigheid bij vergaderingen.
4. onafhankelijkheidscriteria.
5. benoeming van een commissaris.
6. handeling met tegenstrijdige belangen.
7. zelfevaluatie.
8. profiel van een commissaris.
9. structuur en omvang van de raad van commissarissen.
10. beloning.

De meeste informatie die relevant is voor de code-Tabaksblat wordt gecommuniceerd in ofwel het jaarverslag ofwel de corporate-governancesectie op de website.

Daaruit blijkt dat sommige AEXgenoteerde bedrijven niet aan alle voorschiften uit de code-Tabaksblat voldoen. Bovendien blijkt dat, indien de code-Tabaksblat niet vereist bepaalde informatie te publiceren dan wel op te nemen in het jaarverslag, de meeste organisaties dit ook niet altijd doen. Maar er zijn ook goede voorbeelden, waaronder ABN AMRO.


DE PRAKTIJK
Een paar zaken ten aanzien van onafhankelijkheid vallen op en komen hier achtereenvolgens aan de orde.

Hoe verloopt de (her)benoeming van een commissaris?

De benoeming van een commissaris geschiedt bij 22 bedrijven op voordracht van de raad van commissarissen in de aandeelhoudersvergadering.

De benoeming vindt plaats indien de meerderheid van de aanwezigen instemt met het voorstel. Bij twee bedrijven kan de ondernemingsraad één derde deel van de leden voordragen voor de gehele raad van commissarissen. Benadering door een derde professionele partij bevordert de onafhankelijkheid van de commissaris.

Indien de voorzitter, een ander lid van de raad of een bestuurslid op basis van huidige contacten (het welbekende ‘old boys network’) een commissaris benadert, is het moeilijk om ‘nee’ te zeggen op grond van rationele argumenten. Bovendien is de keuze van een derde professionele partij gebaseerd op een objectieve selectie, onder andere op de benodigde kenmerken van de kandidaat aan de hand van de profielschets.

Benadering via het ‘old boys network’ zou een subjectievere selectie teweeg kunnen brengen en te veel nadruk kunnen leggen op het belang van het goed overweg kunnen met de andere commissarissen en het bestuur. Commissarissen van 7 bedrijven hebben meer dan het door Tabaksblat vastgestelde maximum van vijf commissariaten.

Het is onduidelijk of deze commissarissen voldoende tijd hebben voor alle commissariaten. Eén bedrijf overschrijdt het maximum commissariaatschap van 12 jaar door de herbenoeming van een commissaris na het bereiken van het maximum van 12 jaar in de raad. Dit kan ertoe leiden dat het vertrouwen in zijn of haar onafhankelijkheid afneemt.

Bij de meeste AEX-bedrijven worden commissarissen dus benoemd op voordracht van de raad van commissarissen met een maximum commissariaatschap van 12 jaar.

Wat is het profiel van een commissaris?

Behalve de aanwezigheid van een financieel expert vermeldt de code-Tabaksblat geen concrete eisen voor de samenstelling van een raad van commissarissen.

Dit kan een oorzaak zijn waarom niet alle bedrijven een risicomanagement- en juridisch expert als lid van de raad hebben. Juist nu risicomanagementexpertise van groter belang wordt, is het ontbreken hiervan een groot gemis. Ook diversiteit staat niet centraal in de code-Tabaksblat.

Profielbeschrijvingen die verschillende expertisegebieden vermelden waarin de raad van commissarissen moet voorzien, kunnen leiden tot een effectievere besluitvorming. Alle bedrijven beschikken over een financieel expert in de raad, maar risicomanagement- en juridische expertise ontbreekt bij sommige bedrijven.

Hoe vaak vinden de vergaderingen plaats?

De raad van commissarissen van alle bedrijven komt in 2005 frequent bijeen in aanwezigheid van het bestuur. Commissarissen van 2 bedrijven komen niet afzonderlijk bij elkaar, wat zou kunnen leiden tot een verlaagd vertrouwen in een onafhankelijke besluitvorming van de raad zonder beïnvloeding van aanwezige bestuursleden.

De norm van 4 keer afzonderlijk vergaderen van de raad is wellicht te hoog, maar deze norm weerspiegelt wel het belang van bijeenkomsten zonder het bestuur. Zeker in tijden van crisis zouden er behalve vergaderingen van de raad met het bestuur ook meer vergaderingen van alleen commissarissen moeten plaatsvinden.

Hoewel er voldoende vergaderingen van commissarissen in aanwezigheid van het bestuur plaatsvinden, moeten vergaderingen in afwezigheid van het bestuur worden gestimuleerd, zodat de besluitvorming van de raad niet beïnvloed wordt door bestuursleden.

Vindt er een zelfevaluatie door de commissarissen plaats?

Slechts één raad wordt geëvalueerd door een externe partij, wat de objectiviteit van de evaluatie bevordert en kan leiden tot zeer bruikbare verbeteringen in het besluitvormingsproces, zodat de onafhankelijkheid kan toenemen.

Hiernaast zullen vervolgacties naar aanleiding van de evaluatie een verhoogde effectiviteit van de besluitvorming opleveren. De raden worden dus in het algemeen onvoldoende objectief geëvalueerd en ondernemen te weinig vervolgacties naar aanleiding van de evaluatie.

Voldoen de bedrijven aan alle onafhankelijkheidscriteria volgens Tabaksblat?

Bijna alle bedrijven vermelden in hun jaarverslag of commissarissen onafhankelijk zijn, zoals gedefinieerd in de code-Tabaksblat, 3 bedrijven doen dit niet; 3 andere bedrijven erkennen niet aan dit principe te beantwoorden door de aanwezigheid van twee of drie afhankelijke commissarissen.

Bij 4 bedrijven is de voorzitter van de raad van commissarissen een oud-bestuurder van het bedrijf, bij één hiervan is de voorzitter van de raad van commissarissen ook voorzitter van de remuneratiecommissie. Een oud-bestuurder in de raad van commissarissen wordt door bedrijven gezien als een verrijking van de kennis over het bedrijf.

Daarentegen is het lastig om als commissaris een onafhankelijk besluit te nemen over een zaak die men zelf enige jaren terug heeft uitgevoerd. Een commissaris moet dan zijn eigen vroegere werkzaamheden toetsen. Niet alle commissarissen voldoen dus aan de onafhankelijkheidscriteria beschreven in de code- Tabaksblat.

Wat is de beloning van commissarissen?

Commissarissen van 3 bedrijven krijgen een beloning boven de vastgestelde grens van 70.000 euro per jaar. Een hogere beloning wegens extra diensten kan ertoe leiden dat de commissaris een leverancier van de vennootschap wordt.

De onafhankelijkheid van zijn besluitvorming kan hierdoor verminderen of zelfs onder druk komen te staan. Commissarissen van 3 bedrijven krijgen dus een hogere beloning dan de vastgestelde grens.

De criteria bekijkend blijkt dat AEX-genoteerde bedrijven NIET voldoen aan alle beoordelingscriteria die van belang zijn voor onafhankelijke besluitvorming. Vergaderingen van de raad van commissarissen in afwezigheid van het bestuur dienen te worden bevorderd.

Hiernaast moeten er heldere profielschetsen van de commissarissen worden geformuleerd, zowel wat inhoudelijke kennis als wat persoonlijke kenmerken betreft. Dit vereenvoudigt niet alleen het zoeken van een juiste kandidaat (liefst door een externe partij), maar stimuleert ook de huidige commissarissen om kritisch na te denken over de benodigde kwaliteiten, en hiermee samenhangend de nog ontbrekende kwaliteiten in de huidige raad.

Ten aanzien van de nevenactiviteiten zou niet alleen het aantal nevenactiviteiten moeten worden getoetst, maar ook de tijd die de kandidaat daadwerkelijk beschikbaar heeft en denkt te kunnen besteden aan het commissariaat.

DRS. ING. F.E.C. VAN DER BORCH EMIA is als adviseur werkzaam bij Financial Services adviestak van PricewaterhouseCoopers