Behoud het overzicht in Excel met PowerPivot

Het werken met Excel komt neer op een, soms wankel, evenwicht tussen ultieme vrijheid en discipline. Enerzijds is Excel populair geworden door de rekenkracht, flexibiliteit en eenvoud in gebruik die ervoor zorgt dat vrijwel elk vraagstuk met Excel is op te lossen (wat soms absurde vormen aanneemt, zo zie ik Excel nog wel eens gebruikt worden als tekstverwerker...). Anderzijds levert juist die flexibiliteit problemen op: Excel schrijft je niets voor, en als je een Excel-model wilt opbouwen als een onontwarbare kluwen spaghetti, dan mag dat.


Ik had me voorgenomen om een artikel te wijden aan een introductie van PowerPivot in Excel. Nu is de redactie me voor geweest (hier), en dat geeft mij de gelegenheid om niet alleen maar uit te leggen wat PowerPivot is, maar dit nieuwe onderdeel van Excel in een breder kader te zetten. En als persoonlijke noot: ik ben bij Microsoft verantwoordelijk voor Business Intelligence, waar PowerPivot een belangrijk onderdeel van is, maar daarnaast ben ik ook grootgebruiker van dit product, en tegenwoordig ook auteur: binnenkort komt mijn boek over PowerPivot in Excel uit.

In een recente checklist heb ik al eens geschreven over hoe je grip kunt krijgen op Excel: hoe vind je de balans tussen vrijheid en wildgroei? Volgens mij speelt PowerPivot daarin een belangrijke rol, en wel om drie redenen: het zorgt voor een betere structuur in je Excel-model, het maakt het eenvoudiger om te werken met groeiende hoeveelheden gegevens en het geeft je instrumenten in handen om veel eenvoudiger allerlei ingewikkelde berekeningen te maken. Daarnaast is het ook gewoon heel leuk om met PowerPivot te werken!

Een goede methode om een Excel-model een goede structuur te geven, is om consequent een scheiding aan te brengen tussen invoergegevens, berekeningen, eventuele variabelen en uitvoer van de resultaten. In Excel vraagt dat veel discipline, maar PowerPivot geeft je bijna automatisch een gestructureerd model. PowerPivot bevat een aparte omgeving binnen Excel, waar je gegevens verzamelt uit allerlei bronnen (databases, bestanden of Excel zelf) in de vorm van tabellen die je aan elkaar kunt koppelen.

PowerPivot houdt altijd bij waar de gegevens vandaan komen, waardoor je met een druk op de knop gegevens kunt verversen. Daarnaast kun je op basis van deze tabellen allerlei berekeningen definiëren met behulp van een nieuwe functietaal, genaamd DAX. Een eenmaal gedefinieerde berekening kun je overal in je model gebruiken. Voor uitvoer maakt PowerPivot gebruik van draaitabellen en – grafieken of - in Excel 2013 - Power View-rapporten. Variabelen voor overzichten kun je instellen met filters, slicers of - nieuw in Excel 2013 - tijdlijnen.

Een veel voorkomend probleem met Excel-modellen is dat ze steeds groter worden. Niet alleen kijken we steeds meer naar historische gegevens, maar ook zijn we steeds meer in allerlei details of andere inzichten geïnteresseerd. Je kunt in Excel ruim een miljoen rijen kwijt in een werkblad, maar wie dat wel eens heeft geprobeerd, weet dat een model dan al gauw erg traag wordt. De technologie achter PowerPivot heeft geen enkele moeite met miljoenen of zelfs tientallen miljoenen rijen. Met zoveel gegevens wil je niet werken in een ongestructureerde omgeving, maar met PowerPivot houd je het overzicht. Bovendien is een PowerPivot-model moeiteloos in te laden in een serveromgeving die door de IT-afdeling beheerd wordt. Waar veel IT’ers Excel liefst zouden afschaffen, biedt PowerPivot een groeipad van zelfontwikkelde modellen naar een bedrijfsbrede informatie-oplossing.

Ook voor het echte rekenwerk heeft PowerPivot grote voordelen. Dat heeft allereerst te maken met de structuur van Excel: in het algemeen is het zo dat elk resultaat in Excel gebaseerd is op een eigen kopie van een Excel-formule. Dus heb je duizend berekende cellen waarin in principe dezelfde berekening wordt uitgevoerd, dan heb je duizend kopieën van die berekening. En in elke kopie kan vroeg of laat een fout sluipen. In PowerPivot definieer je een berekening één keer, waarna je hem overal in je model kunt gebruiken. Bovendien maakt de functietaal DAX die ik al noemde, Dynamic Analysis Expressions, allerlei geavanceerde berekeningen mogelijk die in Excel heel moeilijk te maken zijn, zoals year-to-date berekeningen, vergelijkingen met andere periodes, complexe filters en dergelijke.

Ik ben ervan overtuigd dat PowerPivot en de nieuwe rapportage-oplossing Power View de toekomst van Excel zijn. Wil je PowerPivot zelf proberen? Download dan PowerPivot voor Excel 2010, of probeer Excel 2013.

Michiel Rozema ([email protected]) is bij Microsoft Nederland verantwoordelijk voor Business Intelligence.