Beheersing van overheadkosten door toewijzing van eigenaarschap

In tijden waarin bijna de hele wereld lijdt onder de langdurige effecten van de grote recessie, staan organisaties in vrijwel alle sectoren onder grote druk om kostenbesparingen te realiseren. In dit artikel een praktische methodiek die u kan helpen uw overhead beter te beheersen en (verder) te verlagen.


Verlagen van overheadkosten
Of organisaties nu opereren in een volwassen markt, geconfronteerd worden met stijgende grondstofprijzen of zoeken naar besparingen als gevolg van een fusie, kostenbeheersing wordt nog steeds gezien als een zeer effectief middel ter verbetering van de winstgevendheid. 

Uit onderzoek van Accenture blijkt echter dat vrijwel alle organisaties hun overheadkosten de afgelopen jaren hebben zien oplopen, terwijl dit juist het aandachtsgebied zou moeten zijn om een goede concurrentiepositie te kunnen handhaven. Accenture’s ‘Closed Loop’ methodologie kan organisaties helpen in het beheersen van overheadkosten.

Inzicht, kostenefficiëntie en eigenaarschap
De ‘Closed Loop’ methodologie is een innovatieve en succesvolle oplossing voor het creëren van inzicht in de kostenstructuur, het verbeteren van kostenefficiëntie en het creëren van een cultuur rondom eigenaarschap van kosten, waarbij verantwoordelijkheid wordt genomen voor gemaakte kosten en het eventueel afwijken van het budget. Door een nauwe samenwerking tussen de finance-organisatie, de inkoopafdeling en de operationele afdelingen zijn organisaties in staat om hun kosten te reduceren en op korte termijn ingrijpende kostenbesparingen door te voeren.

De methodiek verschilt van traditionele kostenreductiestrategieën, doordat het in korte tijd een cultuur creëert gebaseerd op kosteneigenaarschap en verantwoordelijkheid die gefocust is op het continue optimaliseren van de kosten. 

’Closed Loop’ bestaat uit vijf onderling samenhangende onderdelen: 

1. Visibility

‘Closed Loop’ methodiek - Beheersing en verlaging van overheadkosten

De eerste stap is het transparant maken van de kosten en het bijbrengen van een gevoel van verantwoording en discipline binnen de organisatie; ‘Wie geeft hoeveel uit aan wat?’ 

Om de transparantie te verhogen, worden kosten toegewezen aan een zogeheten matrix structuur bestaande uit:
- business functies zoals finance, sales en HR – ‘degene die het geld besteden’.
- kostcategorieën zoals reis- en leveranciersvergoedingen – ‘geven een indicatie hoe de functies hun geld uitgeven’.

2. Category ownership
Eigenaren van een kostencategorie zijn verantwoordelijk voor de uitgaven binnen de gehele organisatie. Ze definiëren standaard richtlijnen voor budgettering, inkoop en uitgaven, “challengen” budget houders om kosten te optimaliseren en delen best practices binnen de organisatie.

Voor elke kostcategorie controleert een eigenaar of het beleid aansluit met het budget en wordt met robuuste analytische modellen bepaald wat de prijzen en kosten drijft, zodat gedetailleerde besparingsmogelijkheden kunnen worden vastgesteld. Zo kunnen mobiele telefoonkosten bijvoorbeeld worden geoptimaliseerd door met leveranciers te onderhandelen over de kosten per minuut, het verbruik te verminderen of alternatieve communicatiemiddelen te bevorderen (bijv. Microsoft Lync).

3. Priority-based budget
Deze financiële discipline benadrukt om elke euro te behandelen alsof het je eigen geld is. Budgethouders stellen een budget vanuit een zogeheten zero-base (nulpunt) en rechtvaardigen zo van elk item de noodzaak. Alle kosten dienen te worden verantwoord conform een strikt opgesteld en opgelegde doelstellingen van de kostencategorie eigenaren. Een gedetailleerde vaststelling en prioritering van het budget stelt bedrijven in staat om interne en externe benchmarks op te stellen. Bijvoorbeeld, door het vergelijken van telefoonkosten per werknemer en per functie, kunnen besparingsmogelijkheden snel worden geïdentificeerd.

4. Procurement
De inkoopstrategie van een organisatie speelt ook een belangrijke rol bij het realiseren van kostenbesparingen. De inkoopafdeling werkt nauw samen met de kosteneigenaren om besparingen te maximaliseren, door verbruik gebaseerde initiatieven te combineren met middellange termijn inkoop. Een gedetailleerd inzicht en strikte accounting principes voor het boeken van facturen is daarin essentieel om besparingen te identificeren. Voorbeelden van besparingsinitiatieven binnen Procurement zijn het consolideren van leveranciers, het vergroten van de aanbestedingsruimte resulterend in een groter aanbod leveranciers of het heronderhandelen van tarieven.

5. Control & monitoring
Het feit dat de focus ligt op gedeelde verantwoordelijkheid en het identificeren van de werkelijke ‘cost drivers’ betekent dat de werkelijke uitgaven nauwkeurig kunnen worden bijgehouden en op maandelijkse basis vergeleken kunnen worden met het budget. Afwijkingen zullen worden geanalyseerd en corrigerende maatregelen zullen worden genomen om te zorgen dat er wordt uitgegeven naar wat begroot is. 

De implementatie van ‘Closed Loop’ is en blijft een uitdagende reis
Het verbetert de kostenefficiëntie en creëert een cultuur van financiële verantwoordelijkheid binnen de organisatie, maar het eist dat iedere werknemer de verantwoordelijkheid neemt voor uitgaven en dat zij zich gedragen als eigenaren, rekening houdend met het geld van de organisatie. Dat vereist aandacht voor mensen en gedrag, en niet alleen voor getallen in een spreadsheet. 

Het creëren van ‘high performance’ kostenmanagement, dat moet leiden tot het beheersen en verlagen van overheadkosten, binnen een organisatie begint bij de senior executives. Zij zullen de verandering moeten ondersteunen, en niet allen in woorden, maar door iedere dag het goede voorbeeld te geven.