Beheer digitale informatie: Sleutel tot hogere productiviteit

Financieel managers besteden als echte kenniswerkers het merendeel van hun tijd aan het creëren van content in de vorm van documenten. Hiervoor werken ze samen met collega’s in binnen- en buitenland.

Om slimmer en sneller te kunnen werken, hebben zij betrouwbare instrumenten nodig. De druk waaronder zij moeten presteren is hoger dan ooit tevoren en het netwerk waarmee zij samenwerken breidt zich voortdurend uit. Hier komt bij dat door wetgeving als Sarbanes-Oxley (SOx) hogere eisen worden gesteld aan de financiële rapportages en aan elektronische documenten die gebruikt worden binnen de organisatie.

Beheersbare processen

Om de uitdagingen op het gebied van samenwerking beter te begrijpen heeft Harris Interactive onlangs in opdracht van Adobe Systems een onderzoek uitgevoerd waarbij in kaart is gebracht hoe kenniswerkers samenwerken en communiceren en wat hun grootste uitdagingen zijn.

Voor dit onderzoek werden 1.542 professionals ondervraagd die werkzaam zijn in verschillende branches. Ondanks dat dit onderzoek in de VS is uitgevoerd zijn de uitdagingen waar kenniswerkers mee worden geconfronteerd universeel.

De hoeveelheid informatie is de laatste jaren explosief gestegen en door de beschikbaarheid van technologieën als e-mail en internet is de werkdruk behoorlijk toegenomen. Maar liefst 60 procent van de kenniswerkers heeft tijdens zijn werk het gevoel overladen te worden met informatie.

E-mail is op dit moment het meest gebruikte communicatiemiddel bij samenwerking tussen kenniswerkers. Daarnaast worden ook web portals, Instant Messaging en VoIP steeds vaker bij zakelijke communicatie ingezet.

Financieel managers realiseren zich nog onvoldoende hoeveel tijd zij kunnen besparen door beter gebruik te maken van technologie. Door efficiënter samen te werken kunnen zij hun productiviteit aanzienlijk vergroten. Een goed voorbeeld is het opstellen van de jaarrekening. Het document moet een professionele uitstraling hebben en uiteindelijk voor een breed publiek toegankelijk zijn.

Uit het onderzoek blijkt dat 40 procent van de kenniswerkers regelmatig te maken heeft met bestanden die zij niet kunnen openen omdat deze te groot zijn. Een ander veel voorkomend probleem is dat bepaalde bestandsformaten niet geopend kunnen worden, omdat niet de juiste software geïnstalleerd is.

Het is dan ook van groot belang dat alle relevante documenten van de organisatie worden opgeslagen in een bestandformaat dat compact en toegankelijk is. Door de jaarrekening en andere belangrijke documenten te digitaliseren wordt het ook eenvoudiger om documenten onderling te delen.

Een voordeel is dat het ook mogelijk wordt om automatische workflows te creëren. Een traag en kostbaar proces bij het reviseren van de jaarrekening is immers een grote ergernis voor alle betrokkenen. Het onderzoek toont aan dat documenten die door kenniswerkers gecreëerd worden meestal gebaseerd zijn op input van twee of drie personen.

Het is niet verrassend dat snellere feedback of goedkeuring veel invloed heeft op de productiviteit. Door dit proces te automatiseren wordt het goedkeuringsproces versneld en beter voorspelbaar, waardoor er meer tijd overblijft voor andere werkzaamheden.

Shared reviews

Soms zijn er verschillende interne meetings, telefoongesprekken en schriftelijke correspondenties nodig om feedback te krijgen op de jaarrekening. Door gebruik te maken van PDF kunnen bestanden eenvoudiger worden beheerd en gedeeld.

Opmerkingen kunnen worden toegevoegd en ook is het mogelijk om tabelinformatie uit het document direct terug te zetten in een Excel workbook. Wanneer de financiële rapportage uit verschillende documenten bestaat, is het voor de betrokkenen veel aantrekkelijker om één compact bestand te ontvangen, dan losse Word-documenten en Excel-sheets.

Ook kan er veel tijd worden bespaard door gebruik te maken van shared reviews. Met shared reviews kunnen meerdere personen tegelijkertijd een document reviseren. Het document wordt op de server opgeslagen en iedereen kan zijn opmerkingen toevoegen.

Hierdoor is het voor iedereen direct duidelijk wie welke opmerkingen heeft toegevoegd. Dit is in veel gevallen eenvoudiger en sneller dan het doorsturen van een document met track changes van de één naar de ander. Informatiebeveiliging is een belangrijk aspect bij het delen van informatie binnen en buiten de organisatie.

Ruim 85 procent van de kenniswerkers heeft toegang tot vertrouwelijke informatie. Wanneer de financiële resultaten van een onderneming vroegtijdig openbaar worden of wanneer er wijzigingen worden aangebracht in de jaarrekening zonder dat dit zichtbaar is, zijn de gevolgen voor de onderneming niet te overzien.

Het is daarom belangrijk dat de juiste instrumenten beschikbaar zijn om documenten te beveiligen. Om te kunnen voldoen aan wettelijke richtlijnen is het belangrijk dat er 100 procent zekerheid is dat de inhoud van de rapportage juist is.

Het digitaliseren van de jaarrekening heeft als voordeel dat het document automatisch kan worden vergeleken met het origineel. Zo wordt snel zichtbaar of er wijzigingen zijn aangebracht in het document.

Beveiliging

Wanneer de jaarrekening uiteindelijk op de website van de onderneming wordt geplaatst, is het belangrijk dat het document beveiligd is tegen aanpassing. In de praktijk zijn er nog altijd veel ondernemingen die niet over deze zaken nadenken.

Elektronische formulieren zijn sterk in opkomst binnen het bedrijfsleven. Deze formulieren worden bijvoorbeeld gebruikt om de voortgang van projecten en de behaalde resultaten te monitoren.

Met deze formulieren is het eenvoudig om actuele informatie te verzamelen. Ook voor de persoon die informatie moet aanleveren is deze werkwijze tijdsbesparend. Wanneer van verschillende personen binnen de organisatie snel, betrouwbare managementinformatie moet worden verzameld, blijkt het vaak lastig om de gegevens op tijd retour te krijgen.

Door dit proces te automatiseren, waarbij de managers een herinnering ontvangen en formulieren automatisch bij de juiste personen terecht komen, verloopt de samenwerking vele malen efficiënter. Financieel managers moeten vandaag de dag meer doen met minder resources.

Door de internationalisering is de reikwijdte en complexiteit van projectteams waarbinnen zij opereren, enorm toegenomen. Om onder deze lastige omstandigheden goede resultaten te bereiken moeten zij beter gebruik gaan maken van de beschikbare oplossingen.

Door belangrijke documenten te digitaliseren en de samenwerking te stroomlijnen kan de productiviteit aanzienlijk worden verhoogd en kunnen de administratiekosten worden gereduceerd.

Colin van Oosterhout is werkzaam als Business Development Manager bij Adobe Systems