Bedrijven kunnen ieder jaar 4,7 miljoen euro besparen in financial close

Redwood Software heeft de financial-close-activiteiten van 56 bedrijven uit de Global 1000 die gebruikmaken van SAP-applicaties geanalyseerd en ontdekte op grote schaal ongedocumenteerde processen en handmatige werkzaamheden.

Het onderzoek van Redwood, marktleider in Enterprise Process Automation, onder deze organisaties laat een behoorlijke kloof zien tussen de huidige perceptie van het financial close proces, de realiteit, en de manier waarop doelstellingen optimaal kunnen worden behaald door middel van process automation.

Risicovolle handmatige inspanningen 
Het onderzoek wijst uit dat Global-1000-ondernemingen gemiddeld 83 separate juridische entiteiten hebben en 142 full-time equivalents (FTEs - medewerkers) aan het werk hebben om de financial close uit te voeren. Het voltooien van de financial close voor iedere juridische entiteit neemt normaliter zeven dagen in beslag. Hierdoor besteden bedrijven ieder jaar meer dan 8.300 werkdagen aan de financial close. Het onderzoek toont tevens aan dat de financial close in hoge mate afhankelijk is van handmatige taken, maatwerk-applicaties en ongedocumenteerde processen:
- 82% van de financial close activiteiten zijn volledig handmatig. 
- 17% van de vereiste handelingen om de financial close te voltooien zijn gebaseerd op maatwerk oplossingen buiten de SAP hoofdapplicaties om.
- Tot wel 23% van de financial close transacties die formeel zijn gedocumenteerd worden nooit uitgevoerd.

Volgens KPMG: “Sinds jaar en dag worstelen CFO's met hun processen en modellen in een poging sneller, accurater en transparantere analyses te leveren, terwijl zij tegelijkertijd op de juiste manier risico willen managen en kosten reduceren.” 

Miljoenen besparen
Verder onderzoek wijst uit dat als men de processen die gemoeid zijn met de financial close automatiseert, de handmatige activiteiten met minimaal 70 procent kunnen worden gereduceerd. Concreet betekent dit een jaarlijkse besparing van 2,8 miljoen euro voor de gemiddelde Global-1000-onderneming. 

Organisaties met meer dan 80 juridische entiteiten zouden jaarlijks 4,7 miljoen euro kunnen besparen. Naast de kostenvoordelen die ontstaan door het reduceren van de inspanningen om de financial close uit te voeren en te onderhouden, vermindert automation tevens risico’s. Automation elimineert namelijk een groot deel van de risico’s op menselijke fouten en ongedocumenteerde processen waardoor compliancy en auditability stijgen.
 
Eén van de 'Big Four' accountantskantoren zegt: "Indien bedrijven automation benutten voor repeterende financiële processen die de financial close ondersteunen, krijgen CFO's sneller informatie van een betere kwaliteit. Geautomatiseerde financial-close-processen verlangen minder inspanningen van mensen en kosten daardoor minder geld."

Neil Kinson, Vice President, EMEA van Redwood zegt: "Het zich repeterende karakter van de financial close maakt het een ideaal proces om te automatiseren. Of een organisatie haar financial close nu zelfstandig voltooit, gebruik maakt van een shared service center of uitbesteedt, financial process automation reduceert onnodig handmatig werk, terwijl het tevens de data-integriteit en de consistentie van de financial close optimaliseert. Betrouwbare gestandaardiseerde processen waarborgen immers consistentie en auditability. Automation elimineert zowel het hoge risico als de kosten van een handmatig uitgevoerde financial close." 

Bron: Redwood software