Antoine van Hinsberg, Medtronic: Extra dynamiek in veranderende organisatie

Elke vijf seconden maakt er iemand in de wereld gebruik van een de producten van Medtronic. Antoine van Hinsberg, manager Financial Shared Service Center (FSSC): Als je iemand met Parkinson ontmoet, die dankzij onze producten toch weer kan functioneren, geeft dat echt een kick. Die passie probeer ik over te brengen op potentiele medewerkers.

Wat doet Medtronic?
‘Medtronic is wereldmarktleider als het gaat om medische technologie. We maken bijvoorbeeld pacemakers, defilibratoren en neurosimulatoren. Kenmerk van deze producten is dat ze mensen niet genezen, maar ze verhogen wel de kwaliteit van leven. Je kunt dus stellen dat het werk van Medtronic impact heeft. Bovendien heeft Medtronic de ambitie om te groeien, zodat uiteindelijk in plaats van elke vijf seconden iedere seconde iemand gebruikmaakt van onze producten. Nog meer impact dus!’

Wat draagt het Financial Shared Service Center daaraan bij?
‘Wij verlenen administratieve diensten, die we steeds efficiënter proberen te laten verlopen. Wij richten ons op Europa. Daartoe rekenen we West-Europa, Centraal en Oost-Europa en Emerging Markets. Voorwaarde is dat de landen SAP-gefaciliteerd zijn. SAP heeft een complexe omgeving, dus het is ondoenlijk voor de lokale kantoren om alles daaromheen zelf te faciliteren. Vandaar dat we dat centraal doen.’

Hoe lang werken jullie al met SAP?
‘In november 2005 zijn wij hier live gegaan. Het is voorgekomen dat we ’s avonds tot elf uur op kantoor zaten om de maandafsluiting op tijd rond te krijgen. De deadlines waar wij mee te maken hebben zijn “hard”; er kan niet van afgeweken worden. Gelukkig hoorde ik ook toen nog regelmatig een lach over de afdeling gaan.

Humor is heel belangrijk op dat soort momenten. De implementatie wereldwijd gaat in generaties. Vorig jaar is Europa overgegaan, dit najaar volgt bijvoorbeeld Israël. In Amerika zit een global team dat deze implementatie, die verregaande invloed heeft op de organisatie, coördineert. Het daagt uit tot innovatief denken en het optimaliseren van het proces. Door de implementatie van SAP creëer je extra dynamiek in een continue veranderende organisatie, die vervolgens weer volwassen moet worden. Dat vergt tijd.’

Welke issues spelen er nu bij jullie?
‘Na de drukke periode die achter ons ligt, houden we ons nu voornamelijk bezig met proces improvement. We willen naar volwassen processen toe, waarin we ons werk kunnen afronden binnen “normale werktijden”. Als team ben je afhankelijk van je mensen, vandaar dat we veel investeren in het binnenhalen van de juiste mensen. Onze ervaring is dat mensen Medtronic niet snel verlaten als ze eenmaal binnen zijn.’

Is het lastig om de juiste financials te vinden?
‘Ja behoorlijk, de arbeidsmarkt is krap. Bovendien zit ons kantoor in Zuid-Nederland, waar verschillende grote spelers zitten die in dezelfde vijver vissen als wij. Ik probeer de passie die ik heb voor het product over te brengen op anderen, hen er als het ware mee aan te steken. We hebben hier elk jaar een kerstfeest waarvoor we ook patiënten uitnodigen. Afgelopen jaar ontmoette ik iemand met Parkinson, die dankzij onze producten weer kan functioneren in het dagelijks leven. Dat geeft echt een kick. Daarnaast bieden we medewerkers alle faciliteiten om door te groeien.’

Zoals?
‘We stimuleren job rotation, zodat mensen niet snel zullen vastroesten op hun plek. Bovendien zorgt het voor kruisbestuiving tussen de verschillende teams en mensen die meer weten van de gehele organisatie. We hebben daarvoor geen vast pad vastgesteld dat alle medewerkers doorlopen, wij zijn van mening dat iedere medewerker zijn of haar eigen tempo moet kunnen bepalen.

Verder hebben we een internationaal Sox- Compliance-team binnen het FSSC. Onze filosofie is dat onze medewerkers dit testwerk naast hun eigenlijke functie doen. Gedurende het SOX-test werk komen onze medewerkers in aanraking met zowel financiële als niet-financiële processen dit verbreedt uiteraard de kennis over Medtronic en de kernprocessen. Daarnaast bouwen onze medewerkers een internationaal netwerk van contacten op binnen Medtronic. Dit is van grote toegevoegde waarde voor toekomstige communicatie.’

Welke opleidingsmogelijkheden bieden jullie?
‘We hebben een uitgebreide catalogus met interne opleidingen die medewerkers kunnen volgen. Daarnaast organiseren we één of twee keer per jaar een wereldwijde Finance trainingsweek. Dit betekent dat ongeveer tweehonderd financiële mensen vanuit de hele wereld elkaar ontmoeten in Minneapolis. Vanuit het FSSC nemen negen mensen deel aan deze trainingsweek. Zij worden getraind op financegebied, maar ook soft skills komen aan bod.Het is natuurlijk erg leuk om dit te kunnen
aanbieden aan medewerkers. Ik ben dan ook erg blij met dit initiatief!’

Welke competenties ziet u graag bij medewerkers?
‘We zijn een resultaatgericht bedrijf, dus medewerkers dienen gericht te zijn op het realiseren van deadlines. Verder zie ik graag mensen met een global view, medewerkers die in staat zijn met een bredere blik naar processen en cijfers te kijken. Medtronic is een dynamische organisatie die continu bezig is zichzelf te verbeteren, daar moet je wel tegen kunnen.’

Hecht u waarde aan diversiteit in het team?
‘Zeker, we hebben een zeer internationaal team. Tachtig procent is afkomstig uit Nederland, maar verder zijn er Belgen, Duitsers, Tsjechen, Polen, mensen uit de Verenigde Staten, India, Groot-Brittannië…

Ook de mix tussen mannen en vrouwen vinden we erg belangrijk. Beiden maken deel uit van het team en vrouwen bezetten belangrijke functies in het managementteam.’

Op dit moment bent u in Zweden. Zit u vaak in het buitenland?
‘Regelmatig. Ieder kwartaal maken we voor elk kantoor een balance sheet review, in samenwerking met de lokale financials. Soms doen we dat door middel van een conference call, soms komen ze bij ons langs, maar ongeveer één keer per jaar willen we ook ter plaatse zijn. Dat kost meer tijd en geld, maar eens in de zoveel tijd moet je elkaar in de ogen kijken. Dan zie je ook welke emoties er spelen, hoe het echt gaat. Deze week maak ik een rondje langs de Scandinavische hoofdsteden: Helsinki, Stockholm, Oslo en Kopenhagen.’

Geldt die internationale werkwijze ook voor de medewerkers?
‘Zeker, we zijn een zeer internationaal georienteerde onderneming dus daar horen inderdaad wel wat vliegkilometers bij. Bovendien moedigen wij het opdoen van internationale ervaring van harte aan. Er zijn kortetermijnopdrachten, bijvoorbeeld ter vervanging van zwangerschap van een buitenlandse collega. Maar ook langere tijd in het buitenland werken is mogelijk. Na zo’n periode zie je dat mensen met een ander perspectief terugkomen. Ze hebben een tijdje voor zichzelf moeten zorgen en hebben kennis opgedaan van de lokale salesactiviteiten. Die kennis is essentieel voor onze organisatie.’

Persoonlijk
Naam: Antoine van Hinsberg
Functie: Manager FSSC
Bedrijf: Medtronic
Leeftijd: 40 jaar
Hobby’s: Familie, sport, lezen
opleiding: HeAo-Be, controllersopleiding en MBA aan Webster University
Loopbaan: Gestart bij kleinere bedrijven in Eindhoven, daarna gewerkt bij ASML in Veldhoven. Vervolgens vier jaar als Europees Controller gewerkt bij Rosenbluth international, later overgenomen door American Express. Nu eveneens vier jaar werkzaam bij Medtronic.
Aantal medewerkers Medtronic wereldwijd: 38.000
Aantal medewerkers financiële team FSSC: 71
Aantal medewerkers in de regio die het FSSC bedient: 7.500
Typering team: Mensen met een passie voor kwaliteit en optimale dienstverlening
Systemen: SAP en een wereldwijd financieel rapportagesysteem dat op dit moment vervangen wordt door een ander systeem