Information is power. Onder invloed van Big Data en Business Intelligence zijn de hoeveelheid beschikbare data en verwachtingen van management- en bestuurslagen sterk gestegen. Ook binnen de financiële functie heeft dat zijn weerslag. Rapportages moeten van statisch naar dynamisch, van traag naar snel en van één- naar driedimensionaal zonder enige concessie op kwaliteit en betrouwbaarheid. En dat het liefst gisteren, met minder mensen op de loonlijst. Een ogenschijnlijk onmogelijke taak. Het is daarom cruciaal dat financiële afdelingen hun kernwaarden en krachten mobiliseren in agile reporting.

Door Joost Vogelezang

Bij menigeen zal de term agile reporting een reactie oproepen in de trant van “dat is een zoveelste trend of modeterm, maar wat verandert er nu wezenlijk?”. Uiteindelijk draait het ook niet om de terminologie, maar om de praktijk. Ja, in de praktijk geldt: dynamisch is beter dan statisch, snel is beter dan traag en volledig overzicht is beter dan lastig te duiden gedetailleerde informatie. Maar hoe is dat overzicht te realiseren? Agile reporting is in essentie simpelweg een procesverbetering die ernaar streeft de volledige waarde van het menselijk talent, de technologie en processen van finance te ontketenen. Agile reporting doet dit door te focussen op vijf pilaren. 

1. Volledige beheersing van het rapportageproces
Vrijwel elke grote organisatie heeft een systeem voor Enterprise Performance Management (EPM) (ofwel een planning- en consolidatiesysteem), die data verzamelt en zorgt voor een ‘single version of the truth’. Maar in verrassend veel gevallen (ook bij professionele organisaties) wordt deze waarheid tenietgedaan doordat er gewerkt wordt met handmatig gemanipuleerde en aangepaste Excel-rapportages. Een eis bij agile reporting is dat de rapportage naadloos voortvloeit uit de EPM-systemen en dat de finance-afdeling de rapporten en de inhoud daarvan tijdens de hele rapportage-levenscyclus volledig onder controle heeft. Dat lukt niet als er meerdere bestanden of fysieke documenten door de organisatie gaan. 

2. On-demand inzicht dankzij automatisering
De status quo-werkwijze rond financiële rapportages verkwist onnodig een riante hoeveelheid waardevolle tijd en talent. Binnen de meeste organisaties besteedt een team van hoogopgeleide finance-specialisten maandelijks 80 procent van hun tijd aan het rapportageproces. Dit arbeidsintensieve en repetitieve proces omvat het controleren en formatteren van data om een rapport te produceren. Dit is eigenlijk een schandaal. Niet alleen als we bedenken wat zij in plaats daarvan met hun kennis en opleiding zouden kunnen doen, maar het leidt ook tot onnodig hoge foutgevoeligheid en zorgt ervoor dat de boardroom pas halverwege of in de derde week van de maand de cijfers van de voorgaande maand kan inzien. Onderdeel van agile reporting is een automatisering van een deel van het rapportageproces, zodat de kans op fouten verminderd wordt, rapportages sneller worden opgeleverd en hoogopgeleide professionals meer tijd beschikbaar hebben om het uiteindelijke rapport te verbeteren.  

3. Datavisualisatie en guided analytics
Data verzamelen is één ding, er chocola van kunnen maken een tweede. En deze uitdaging is alleen maar groter geworden in de tsunami van big data die ons overspoelt. De boardroom heeft hier hulp bij nodig en de steeds dikkere stapel papier of het bestand waar geen einde aan komt, werkt alleen maar averechts. In de complexe omgeving van vandaag is de capaciteit om snel de krenten uit de pap te halen absoluut cruciaal. Eén beeld zegt meer dan duizend woorden. Daarom is een vereiste van agile reporting het toepassen van datavisualisatie. De financiële afdeling houdt dankzij automatisering tijd over voor het ontwerpen van slimme en goed doordachte guided analytics die de boardroom tot op zekere hoogte aan de hand neemt om door de databrei tot echte inzichten te komen. 

4. Het verhaal bij de data: storytelling 
Ieder patroon in (financiële) data kan op meerdere manieren geïnterpreteerd worden. Data alleen is daarom onvoldoende voor volledig inzicht. Finance moet hier op inspringen, door niet alleen kwantitatieve data aan te bieden, maar ook aandacht te besteden aan het toevoegen van een verhaal, door middel van storytelling. Niet alleen het wat, maar ook het hoe en waarom. Deze twee werelden – cijfers en visuele inzichten aangevuld met een verklaring voor de ontwikkelingen – moeten één logisch geheel zijn. Dat stelt de boardroom in staat om snel tot de juiste inzichten en de juiste beslissingen te komen. 

5. De financiële afdeling in control 
Het laatste punt is in feite een logisch gevolg van de hierboven beschreven vereisten. Agile reporting vraagt om een agile ingerichte financiële afdeling. Het is dus noodzaak dat finance 100 procent in charge is en de vrijheid krijgt om datgene te doen waar ze goed in is: het realiseren van inzicht en goede dienstverlening richting de bestuurslaag, zonder afhankelijkheid van de ICT-afdeling of externe leveranciers. Agile reporting is de verantwoordelijkheid van de financiële professionals en van hen alleen.  

Joost Vogelezang is COO van CXO-Cockpit. Voorheen werkte hij bij verschillende softwareontwikkelaars en in consultancy en zo bouwde hij meer dan twintig jaar ervaring op in ICT, finance, EPM en consultancy.