Organisaties hebben doorgaans grote hoeveelheden gegevens te verwerken. Een groot deel van deze gegevens zijn inkoopfacturen. Dit proces is behoorlijk arbeidsintensief en kostbaar. Het digitaliseren en automatiseren van het factuurverwerkingsproces zorgt voor een snellere en efficiëntere factuurverwerking, met forse tijd- en kostenbesparingen als gevolg. Maar hoe werkt digitale factuurverwerking eigenlijk en is het ook interessant voor uw organisatie? Bereken gratis uw return-on-investment.


Het huidige proces

Een factuur komt over het algemeen binnen op de crediteurenadministratie. Een medewerker van de crediteurenadministratie zorgt er dan voor dat de factuur door de juiste personen beoordeeld wordt voordat de factuur betaald wordt. In sommige gevallen bevinden deze personen zich op verschillende locaties. Indien dit proces via de post geregeld wordt, is dit tijdrovend.

Knelpunten
Dit proces kent diverse knelpunten:
– Facturen raken kwijt;
– De actuele status van een factuur is niet zichtbaar;
– Er zijn lange verwerkingstijden;
– Facturen moeten handmatig worden geregistreerd, ingeboekt en verwerkt;
– Er moet lang worden gewacht op goedkeuring van de juiste beoordelaar;
– Het archiveren van de facturen neemt veel archiefruimte in beslag;
– Facturen zijn moeilijk terug te vinden.

Hoe werkt digitale factuurverwerking?


Stap 1 – Postbus/Scannen
De eerste stap begint met het ontvangen van de facturen. Dit kunnen elektronische facturen zijn of papieren facturen. Deze laatste worden gedigitaliseerd door middel van scanning. In beide gevallen worden de facturen in een digitaal archief opgeslagen. De factuur kunt u daarna niet meer kwijtraken. De elektronische factuur vervangt hierbij de papieren variant als wettelijk document. De fysieke facturen kunt u na het scannen desgewenst vernietigen.

Stap 2 – Automatische herkenning
Door middel van geavanceerde scan- en herkentechnieken worden factuurgegevens na het scannen herkend. Unieke kenmerken zoals het factuurnummer, totaalbedrag en crediteur worden van de gescande factuur afgelezen en automatisch ingevuld.

Stap 3 – Codering controleren
De volgende stap is het controleren van de automatisch ingevulde gegevens. Vanuit het boekingsscherm wordt de bijbehorende factuurscan automatisch geopend. De medewerker van de administratie hoeft de factuurgegevens niet meer over te typen, maar alleen eventueel ontbrekende gegevens aan te vullen. De software is tevens voorzien van “slimme koppelingen” tussen gegevens, waarbij bijvoorbeeld crediteuren en grootboekrekeningen aan elkaar worden gekoppeld. Periodiek terugkerende facturen kunt u, door middel van vooraf gecodeerde sjablonen, nóg sneller coderen. Het overtypen of handmatig invullen van factuurvelden is hierbij verleden tijd.

Stap 4 – Digitaal verzenden en beoordelen
Nadat het boekingsscherm volledig is gecontroleerd, wordt de factuur automatisch verzonden naar de desbetreffende personen ter beoordeling. Op basis van de boekingsgegevens en het vooraf ingestelde procuratieschema wordt er bepaald welke beoordelaar(s) de factuur moet goedkeuren. Het grote voordeel hiervan is dat de factuur altijd de juiste route volgt door de organisatie. De factuur raakt niet zoek en wordt altijd correct afgehandeld.

Stap 5 – Verwerken in financieel pakket
Na goedkeuring wordt de factuur automatisch geboekt in uw financiële systeem. De software is voorzien van een koppeling met gangbare ERP-software en financiële pakketten. Zo is de uiteindelijke verslaglegging in het financieel pakket gewaarborgd.

Enkele voordelen op een rij
– Uniformiteit van het werkproces;
– Archivering conform fiscale wet- en regelgeving;
– Geen handmatige invoer;
– Snellere verwerkingstijden;
– Verbeterde controlemogelijkheden;
– Facturen snel terugvinden;
– De factuurinformatie is overal beschikbaar;
– Ruimte- en opslag besparing, fysiek archief niet meer noodzakelijk;
– Transparant proces waarin elke actie vastgelegd wordt;
– Factuurverwerkingssoftware is over het algemeen al rendabel vanaf 1.500 facturen per jaar.

Gratis ROI berekening toegespitst op uw organisatie
Ontdek hoe uw organisatie kan profiteren van het digitaliseren van het factuurverwerkingsproces. Vul uw gegevens in voor een return-on-investment berekening toegespitst op uw organisatie.

ROI berekening aanvragen

Kijk voor meer informatie op www.proactive.nl of vraag informatie aan via [email protected].

Bovenstaand beschreven proces is gebaseerd op de digitale factuurverwerkingssoftware van ProActive.

Auteur: Heiko Bonenkamp, commercieel directeur ProActive Software