De 'Administrateur 3.0' doet niet meer aan boekhouden. Nee, hij geniet weer van de cijfers! Tenminste, als het aan Marco Pijnappel, manager Controlling van AFAS Software ligt. 'Ja, dat gun ik alle administrateurs! Cijfers ophoesten voor de accountant is gewoon niet leuk en bovendien niet nuttig voor de bedrijfsvoering. Dan blijf je maar in de achteruitkijkspiegel kijken. Bovendien kost het maken van al die lijstjes veel tijd en zo houd je die kostenpost zelf in stand. Ambachtelijk boekhouden is helemaal niet meer nodig. Met slimme financiële software werk je weer aan je bedrijf in plaats van in je bedrijf.' Pijnappel is spreker op de Nationale Administrateursdag op donderdag 12 november in Burgers' Zoo.

Marco Pijnappel blijft zich erover verbazen. ‘Je wilt niet weten hoeveel bedrijven nog aan het boekhouden zijn. De Excel-sheets vliegen je nog steeds om de oren, vooral in de zorg, bij gemeenten en scholen. Toch is het ook nog redelijk wijd verbreid bij commerciële bedrijven. Dat kan gewoon niet goed gaan. Het management moet tijdig worden geïnformeerd, het liefst nagenoeg real time, waar binnen nu en een maand de knelpunten zitten zodat erop kan worden geanticipeerd. Dus meer control in plaats van administratie. Dat is echt een gedateerde term: administratie betekent vastleggen en dus per definitie achter de feiten aan lopen. Daar ga je de oorlog echt niet mee winnen… De concurrentiedruk uit het buitenland wordt steeds groter. Het is steeds moeilijker voor organisaties om geld te verdienen. Tja, wie niet sterk is, moet slim zijn. Dat zit ‘m niet alleen in software maar ook in mindset. Heel veel administratieve zaken worden nog hetzelfde afgehandeld als jaren geleden omdat het nooit ter discussie is gesteld. Er is nooit over nagedacht. Waarom moet een manager zijn tijd besteden aan het goed- of afkeuren van verlofaanvragen van werknemers? Laat mensen dat zelf regelen met behulp van een digitale planning. Mensen kunnen daar best zelf meer verantwoordelijkheid voor nemen.’

Procesregisseur
Pijnappel vindt overigens dat ‘administrateurs’ daarin zelf ook best wat meer het voortouw mogen nemen. ‘Denk eens na hoe je voor het bedrijf de meeste toegevoegde waarde zou kunnen leveren. Wat zou anders, beter, efficiënter kunnen in je eigen werk? Is het wel nodig dat al die administratieve taken worden uitgevoerd? Wie doet er eigenlijk echt wat met die informatie of is het meer een routineklus, een soort ‘traditie?’ Stel dat je maar de helft van je werktijd tot je beschikking zou hebben, welke taken zou je dan als eerste laten vallen? Administrateurs staan meestal niet te trappelen bij veranderingen en zijn ‘geprogrammeerd’ om vooral de status quo te handhaven en het proces zo goed mogelijk te laten verlopen. Allemaal heel nuttig maar het zijn precies die zaken die eenvoudig te automatiseren zijn. En dat gebeurt dus ook volop. Dat wil niet zeggen dat alle administrateurs dus overbodig zijn of worden. Nee, want ik geloof dat elk mens wel een talent heeft dat voor een organisatie van nut kan zijn. Wel moeten administrateurs zich er meer op gaan instellen dat ze hun werk volgen, ook als het verandert. Omarm veranderingen en wees een regisseur van het financiële proces in plaats van boekhoudkundige transacties.’

'Administratie, dat is echt een gedateerde term.'
 
Optimaliseren
De winst valt volgens Pijnappel te behalen bij het optimaliseren van deze processen. ‘De snelle ontwikkeling van de techniek maakt heel veel mogelijk. Banken maken bijvoorbeeld geen individuele afspraken meer met organisaties over een koppeling, dat wordt allemaal met softwareleveranciers geregeld. ’s Nachts krijgen wij de bankafschriften van onze klanten binnen, die zij met twee muisklikken verwerken in hun administratie. Ook de updates en backups verzorgen wij allemaal en dat levert tijd op. Gegevens wijzigen gebeurt in één keer in alle aangesloten systemen. Dat is niet het enige voordeel van automatisering: ook verbanden worden beter inzichtelijk. Vaak wordt gedacht dat bijvoorbeeld ziek melden bij een leidinggevende drempelverhogend werkt. Dat blijkt niet te kloppen. Bovendien kan de leidinggevende beter energie stoppen in het analyseren van gegevens uit het systeem over ziekmeldingen: wat is de ziekmeldingsgeschiedenis van de persoon in kwestie? Hoe zit het met verzuim bij andere afdelingen en wat kan de verschillen verklaren? Het systeem zorgt ervoor dat jij gaat terugbellen en geeft signalen bij veel ziekteverzuim.’

Vroegtijdig grip
Financiële software geeft je ook vroegtijdig grip op zaken. Pijnappel: ‘Denk aan de WKR bijvoorbeeld; alle ingrediënten om de hoogte van een eventuele naheffing te berekenen, heb je nu al in huis: verloningen van dit jaar en vorig jaar en de ‘vrije ruimte-kosten.’ Als je weet dat er een naheffing aankomt, wil je dat weten voordat je kerstpakketten gaan inkopen. Bij AFAS zijn wij meteen in 2012 al overgegaan op de WKR. Er wordt zo geklaagd over de hoeveelheid regels maar dat komt vooral door alle uitzonderingen die lobbygroepen bepleiten. Als je de juiste financiële software gebruikt, stuit je niet op verrassingen: vooruitkijken in plaats van administreren. Dat typeert de Administrateur 3.0.! Hoewel hij eigenlijk helemaal niet meer ‘administrateur’ zou mogen heten.’ Doelt Pijnappel op een devaluatie van het vak? ‘Zeker niet, maar wel op een andere invulling. Het productiewerk (registreren, calculeren en handmatig controleren) zal verdampen, dat zie je nu al volop gebeuren. Het is ook te gek voor woorden om in deze tijd nog gegevens te gaan overtypen omdat er met verschillende deelsystemen gewerkt wordt, of om alles handmatig te controleren. Wij checken alleen nog de uitzonderingen die het systeem signaleert. Hogere financiële functies met meer analytische taken en scenariodenken zullen alleen maar belangrijker worden. Zorg dus dat je in deze ontwikkelingen mee gaat.’