9 technieken van de productiviteitsninja

Time management is dood. In deze tijd van information overload is 'the way of the productivity ninja' de enige kans op overleving. Wat zijn de technieken?

The way of the productivity ninja 
 
 
Hoe ga je zorgen voor tijd en aandacht om je echte werk te doen, wanneer je begraven bent onder een continue stroom e-mail, telefoontjes, internet, social media, voicemail, meetings en whatsapp? Door een ninja mindset te ontwikkelen en de 9 belangrijkste technieken van de productiviteitsninja te omarmen. 
 
1. Zen-achtige kalmte 
De beste beslissingen neem je niet onder stress, maar door rustig, rationeel en intelligent over het probleem na te denken. De ninja weet dat het heel goed mogelijk is om absoluut kalm te blijven, terwijl je 100 dingen te doen hebt. Dat doe je door een ‘second brain’ in te zetten, zoals Evernote en een agenda en geen dingen meer in je hoofd op te slaan. Vertrouwen op je systemen is ook cruciaal, evenals het verlagen van je verwachtingen. Je kunt niet alles doen, dus selecteer de juiste taken en vertrouw erop dat je in control bent, dan kom je er vanzelf doorheen. 
 

2. Meedogenloosheid
Stel je team eens de vraag: “Wat zou je doen als je opeens nog maar de helft van de tijd beschikbaar had voor deze vergadering?" Kun je meer meedogenloos zijn in je keuzes? Kun je regels instellen zodat sommige emails niet meer in je inbox terecht komen, maar in een aparte map die je op een later moment supersnel kunt verwerken? Denken als een Ninja betekent dat je meedogenloos omgaat met je aandacht en concentratie, twee van de meest schaarse en waardevolle factoren voor kenniswerkers. Durf ‘nee’ te zeggen en oefen om dit te doen op een besliste maar tegelijk logische en vriendelijke manier.
 
3. Verstand van wapens
Weten welke hulpmiddelen je moet gebruiken maar je tegelijk beseffen dat deze middelen er zijn om tijd te besparen en niet om je meer afleiding te bezorgen. Voor je team: heb je goede communicatiesystemen in gebruik en kun je makkelijk bijhouden wie wat doet? Een groot probleem met allerlei productiviteits websites en blogs is dat ze mensen aanmoedigen om steeds nieuwe dingen uit te proberen en van de ene naar de andere app of tool te gaan. Een Ninja die weet hoe hij z’n wapens moet gebruiken is zich ervan bewust dat het gaat om wat de tool voor je doet in plaats van hoe cool ‘ie eruit ziet!
 
4. Onzichtbaar & gebruik camouflage
Het ergste wat je kunt doen, is jezelf altijd beschikbaar maken. Dat is vragen om afleiding en onderbreking. Wees een beetje mysterieus en ontwijkend, en vermijd te veel sociale chitchat die in veel kantoren plaatsvindt. Werk zo veel mogelijk thuis, in cafés, ontmoetingsruimten, et cetera, als het maar weg is van je bureau. Neem de telefoon niet op als het niet belangrijker is dan wat je nu aan het doen bent. Boek voldoende tijd in je agenda voor plannen en creatief denken, en zet duidelijke grenzen voor afleidende zaken als e-mail, internet en social media.
  
5. Niet alledaags
Waar het om gaat is het eindresultaat. Hoe je er komt is aan jou. Al zegt een doorgewinterde professional tegen je dat het 16 uur zal duren, maakt het nog niet waar. Wees bereid om alles in twijfel te trekken. Wees alert op iedere kans op innovatie en vooruitgang, want het is waarschijnlijk dat mensen in je omgeving hier al lang geleden mee gestopt zijn. Kijk door de ogen van iemand anders uit een heel ander werkveld, en modelleer hun oplossing. Wees niet bang anderen om advies te vragen; nogmaals, het enige wat telt is het resultaat. 
 
6. Wendbaarheid
Een ninja moet wendbaar zijn en snel kunnen reageren op kansen en bedreigingen. Mentaal vereist dat om snel in proactieve modus te kunnen raken, het liefst zonder stimulanten als cafeïne. Een andere vereiste is het kunnen inschakelen van andere middelen, zoals mensen, tijd en technologie. Dagelijkse dingen die we kunnen doen om wendbaar te blijven:
? Blijf georganiseerd.
? Houd ruimte in je agenda.
? Plan ver vooruit!
 
7. Mindfulness
Onze geest is onze belangrijkste tool. Veel elementen van de ninja-mindset, zoals zen-achtige kalmte, en meedogenloosheid, gaan direct in tegen ons evolutionaire ontwerp. Veel dingen zijn veranderd sinds we apen waren, maar het reptielenbrein is hetzelfde gebleven. Om te overleven moeten we niet opvallen en kunnen we beter stil staan. Angst om te falen, weerstand, angst om succesvol te zijn… het zijn vaak producten van het reptielenbrein. Jouw taak als ninja is gedachten uit het reptielenbrein (‘doe het niet!’ het is te riskant’) tot stilte te manen. Neem de tijd om naar je emoties te luisteren middels meditatie, mindfulness oefeningen en doelloos wandelen. 
 

8. Voorbereid zijn
Veel van de technieken tot dusver besproken werken alleen als je goed voorbereid bent. Hoe kun je anders zen-achtig kalm blijven of wendbaar zijn? Dit betekent dat je praktische systemen moet inrichten en niet zomaar met de flow moet meegaan. Ook fysiek en mentaal moet je voorbereid zijn, en voor dat laatste heb je aandacht nodig. Die is er alleen als je jezelf af en toe ‘mentaal vrij geeft’ door zinloos te gaan surfen op internet of met vrienden uit te gaan. Perioden van rust zijn vitaal voor een voorbereide mindset. Hoe iemand het beste rust kan vinden verschilt per persoon. Ontdek de beste manieren voor jezelf, en neem er voldoende tijd voor.  
 
9. Ninja’s zijn geen supermensen
Werken op bovenstaande manier is bevrijdend en leuk. Soms zal het lijken of je speciale krachten hebt. Dat is niet zo. Een ninja is iemand die levert en dingen gedaan krijgt op een manier die soms magisch lijkt. Maar af en toe verknallen we iets. We mikken niet op perfectie, maar 
op zen-achtige kalmte, meedogenloosheid, verstand hebben van wapens, heimelijkheid & camouflage, onorthodoxheid, wendbaarheid, mindfulness en voorbereid zijn. Dat is realiseerbaar en stelt je in staat betere resultaten te bereiken dan je ooit mogelijk hebt geacht. 
 
gebaseerd op:
'How to be a Productivity Ninja: Worry Less, Achieve More and Love What You Do'
door Graham Allcott