Waarom outsourcen? Kostenverlaging? Efficiencyverbetering? Focus op de kerntaken? Kwaliteitsverbetering? Allemaal redenen die tot outsourcing kunnen leiden. Bedenk goed wat de redenen voor outsourcing zijn en selecteer een partner die hierin kan voorzien.

1 ga voor optimale dienstverlening tegen een acceptabele prijs
Zoeken naar de win-win-situatie is een sleutelfactor bij outsourcen. Zodra de belangen scheef lopen, komt er spanning op de samenwerking. Die komt de resultaten uiteindelijk niet ten goede. Ga daarom niet voor de laagste prijs bij outsourcing, maar voor een prijs die voor beide partijen acceptabel is. Uitknijpen leidt slechts tot teleurstellingen.

2. Branchekennis ingrediënt voor succes
Dienstverleners die inhoudelijke kennis koppelen aan branchekennis, zijn beter in staat een goede dienstverlening te bieden. Zoek een dienstverlener die de taal van de organisatie spreekt en zich inhoudelijk kan verplaatsen in processen. Dit heeft positieve gevolgen voor de kwaliteit.

_____________________________________________________________________________

Cursus Financial Shared Services, the next steps
Hoe kunt u uw shared service center optimaliseren? In slechts een dag bent u volledig op de hoogte van de laatste stand van zaken. Waar lopen veel shared service centers tegen aan? Hoe lossen zij dat op? U verneemt de meest recente inzichten uit binnen- en buitenland. U ontmoet mensen die veel ervaring hebben met het managen en optimaliseren van een Shared Service Center. Lees meer.
__________________________________________________________________________________ 


3. zet in op een goede relatie

Het is zaak om vanaf het begin van de samenwerking in te zetten op goede relaties. Dat klinkt logisch, maar outsourcing is in de praktijk vaak een zaak voor juristen die contracten dichttimmeren. Goede onderlinge verhoudingen op alle niveaus garanderen dat alle betrokkenen prioriteit toekennen aan de samenwerking en deze niet als een verplicht nummer zien.


4. leg de dienstverlening goed vast
Vergeet niet om gemaakte afspraken schriftelijk te bevestigen. Goede relaties mogen dan nog zo nodig zijn, als ze niet worden bevestigd, kunnen er misverstanden ontstaan over de uitleg ervan. Afspraken over prestaties worden vastgelegd in service level agreements, documenten waarin de wederzijdse verplichtingen contractueel zijn overeengekomen.

####


5. evalueer consequent
Bij goede relaties hoort ook helder communiceren over wederzijdse verwachtingen en het evalueren van vastgelegde afspraken. Omdat eisen die worden gesteld aan de dienstverlening voortdurend veranderen, is het goed consequent en regelmatig met externe dienstverleners hierover te spreken. Zij kunnen zich zo tijdig voorbereiden op veranderingen.

6. Houd de dienstverlener op de hoogte van ontwikkelingen
Het onderhoud van de relaties met de uitvoerders bepaalt het succes op termijn. Zelfs de beste contracten hebben flexibiliteit nodig. Er zijn altijd onvoorziene of veranderde omstandigheden die vragen om oplossingen waarin in eerste instantie niet is voorzien. Door de dienstverlener op de hoogte te houden van ontwikkelingen kan hierop worden geanticipeerd.

_____________________________________________________________________________

Cursus Financial Shared Services, the next steps
Hoe kunt u uw shared service center optimaliseren? In slechts een dag bent u volledig op de hoogte van de laatste stand van zaken. Waar lopen veel shared service centers tegen aan? Hoe lossen zij dat op? U verneemt de meest recente inzichten uit binnen- en buitenland. U ontmoet mensen die veel ervaring hebben met het managen en optimaliseren van een Shared Service Center. Lees meer.
__________________________________________________________________________________ 


7. Word nooit afhankelijk van één dienstverlener

Hoe goed relaties met externe dienstverleners ook zijn, word er geen slaaf van. Outsourcing mag niet leiden tot afhankelijkheid van de dienstverlener. Zorg dat de dienstverlening zo is ingericht dat deze door de organisatie zelf met relatief weinig moeite weer overgenomen kan worden. Laat procedures vastleggen en blijf er eigenaar van.

8. zorg dat de zaken goed op orde zijn
Als je troep over de muur gooit, krijg je ook weer troep terug. Voordat de organisatie overgaat op outsourcen, moet het proces eerst zo goed mogelijk worden ingericht. Dit kan de organisatie zelf doen of de partij die de activiteit gaat overnemen.

Edwin de Haas en Lotte van Oers, directeuren van The Canvass Company

 
Klassieker uit het archief van Financieel-Management.nl: Creditmanagement – 10 signalen van non-betaling