Bezuinigingen, technologische vernieuwingen, veranderende en nieuwe taken, samenwerkingen en fusies... Er komt van alles op publieke organisaties af. Omdat al deze vernieuwingen een financieel component hebben, draait de public controller overuren om grip te houden op de zaak. Claudia Heger, expert in public controlling, geeft 7 tips aan public controllers om deze perfecte storm te doorstaan en er zelfs beter uit te komen.

‘20 jaar geleden werd het controllersvak geïntroduceerd in publieke organisaties. Toen was net nog veelal een administratieve rol. De opleiding SPD Bedrijfsadministratie bestaat zelfs nog steeds’, aldus Claudia Heger, sinds 2011 voorzitter van de EICPC, beroepsvereniging voor Public Controllers. ‘Een deel van dat werkveld is inmiddels verdwenen door automatisering. Nu zie je steeds meer de kentering naar business controller net zoals in het bedrijfsleven. De focus van de functie ligt op het helpen realiseren van organisatiedoelstellingen en grip krijgen op de middelen die nodig zijn dit te realiseren. Dat gaat veel verder dan alleen financiële middelen.’

Momenteel komen er veel veranderingen op de publieke sector af. Zo worden gemeenten in 2015 verantwoordelijk voor het bieden van zorg aan langdurig zieken of ouderen; burgers hulp bieden bij het vinden van werk (of een uitkering verstrekken) en de jeugdzorg. Ook worden bijna alle publieke organisaties getroffen door bezuinigingen en verandertrajecten. Zij zullen daarvoor goed met elkaar moeten samenwerken of fuseren. Veel verandertrajecten vragen nadrukkelijk op actieve deelname van de controller. FM.nl vroeg Heger om tips die public controllers kunnen inzetten om hun rol in deze snel veranderende omgeving zo effectief mogelijk te vervullen. Ze geeft er zeven:

1. Claim een stevige positie
‘Controllers moeten er vooral voor zorgen dat ze een stevige positieve weten te claimen. Idealiter zou je dat borgen in de governance, maar je moet je positie ook in het informele circuit afdwingen door gezag te verdienen. Het kost tijd om dat op te bouwen, en de effectieve public controller werkt daar continue aan. Onafhankelijkheid is ook erg belangrijk, want je oordeel moet wel wat waard zijn als degelijk adviseur. Dit heeft allemaal te maken met de persoonlijkheid van de public controller.’

2. Focus je op de hogere doelen van de keten
Publieke organisaties zijn traditioneel erg gericht op de doelen en middelen van de eigen organisatie. Volgens Heger worden dat steeds meer de doelen en middelen van de keten waar de organisatie deel van uitmaakt. ‘Op het Jaarcongres Public Finance 2013 met als thema ‘Big Society’, bleek nadrukkelijk dat alle publieke financials dit zo ervoeren. Nu kan dit wel zo zijn, het instrumentarium van de public controller is nog niet zover. Het contractdenken leeft nog volop. Daar ga je de omslag niet mee maken. Public controllers zullen steeds vaker kaderstelling moeten hanteren en niet voor het laatste cijfer achter de komma moeten gaan. De roep om steeds meer verantwoording ben ik het mee oneens. Het gaat eerder richting horizontale verantwoording.’

3. Bouw een sterk netwerk op
Mensen vinden ketensamenwerkingen over het algemeen lastig, maar de moderne controller is goed in het bouwen van netwerken, stelt Heger. ‘Ik moedig controllers aan om veel contacten te leggen in hun omgeving, dus ook buiten hun eigen organisatie. Het profiel van de nieuwe public controller vraagt nadrukkelijk om een externe blik. Publieke organisaties stellen andere eisen aan de controllers die ze zoeken. In nagenoeg alle vacature specificaties vind je de vraag naar communicatieve vaardigheden. Ik denk dat daar ook netwerkskills bij gaan komen. Het klopt dat er ook financial controllers zijn die daarin nog wat traditioneler zijn, maar de vraag om een andere rol wordt ook vaak door de organisatie ingegeven. De controller is ook een medewerker en zal dus mee moeten veranderen. Dat gaat vaak geleidelijk aan.’
__________________________________________________________________________________
Opleiding Public Controller in een Week
Wilt u als public controller doorgroeien? Staat u voor strategische uitdagingen tijdens bezuinigingen en decentralisaties? Werkt u of gaat u binnenkort werken als public financial maar heeft u geen opleiding? Volg dan de vijfdaagse opleiding Public Controller in een Week en ontdek direct de kennis, instrumenten en vaardigheden die u als public controller moet beheersen. Meld u hier direct aan.
__________________________________________________________________________________

4. Faciliteer de lijn
Door de vele bezuinigingen ligt de nadruk van de rol momenteel wel weer veel op de financiële kant. Maar dat vindt Heger niet meer dan logisch. ‘Er wordt weer veel meer gevraagd om financiële informatie. De public controller zal een balans moeten vinden tussen deze financiële vraagstukken en het adviseren van de lijn in het behalen van de organisatiedoelstellingen. Uiteindelijk zijn de lijnmanagers verantwoordelijk voor het behalen van de doelstellingen en is de controller slechts een adviseur. Je kunt als controller adviseren, analyseren en voorstellen aandragen om die lijnmanager te helpen. Dat is je rol. Maar je staat er gelukkig niet alleen voor, want in veel organisaties is de nood tot bezuinigen doorgedrongen en je ziet als gevolg daarvan veel initiatieven als lean management opduiken. Bezuinigingen zijn van alle tijden. Als controller ben je aanjager van dat proces en ondersteun je het. Je kunt het ook toetsen. Hadden we dit verwacht of niet? Daar kun je vervolgens discussie over voeren.’

5. Benut de voordelen van ICT, maar manage de risico’s
Een verandering in de publieke sector die je ook in het bedrijfsleven ziet is dat ICT steeds belangrijker wordt. ‘Big data biedt public controllers veel mogelijkheden’, aldus Heger. ‘Het besturen wordt de public controller makkelijker gemaakt, want hij of zij kan uiteenlopende zaken aan elkaar knopen. Maar het vraagt ook wat van de beveiliging en momenteel is dat nog een ondergeschoven kindje. Stel dat de gegevens van burgers op straat komen te liggen, dat wil je koste wat het kost voorkomen. Ook wil je niet dat mensen uit je eigen organisatie met privacygevoelige data aan de haal gaan. Dit is een integriteits- en governance vraagstuk. Risicomanagement rond ICT-beveiliging wordt een hot topic voor de public controller de komende jaren, dus zorg dat je daar klaar voor bent.’  

6. Zoek de balans tussen vertrouwen en verantwoording
De Big Society komt eraan, een klimaat waarin burgers en lokale gemeenschappen ‘empowered’ worden en de overheid aan macht inlevert. ‘Iedereen in de publieke sector is hier mee bezig, maar een pasklaar antwoord is er niet’, aldus Heger. ‘Hoe ga je dat aanpakken op een kosteneffectieve manier? Er gaan geluiden op om meer te sturen op vertrouwen, maar alleen vertrouwen werkt ook niet. Maar van alles dubbel controleren ben ik ook geen voorstander. Er wordt nu al vaak dubbel gecontroleerd. Als bijvoorbeeld een gemeente gaat controleren wat een partnerorganisatie uit de jeugdzorg al gecontroleerd heeft, ben je inefficiënt bezig. Je kunt er wel op vertrouwen dat je partnerorganisatie dat goed gedaan heeft. Kortom, je moet een balans zien te vinden tussen vertrouwen en verantwoording.’  

7. Zorg voor sturing op kritische succesfactoren
Er komt veel op gemeenten af – jeugd en ouderenzorg, werk en sociale zekerheid – hoe ga je daar allemaal mee dealen als public controller? Heger: ‘Probeer de belangrijkste risico’s goed in te schatten. Kijk daarbij verder dan de financiële risico’s. Dit is moeilijk, maar wel cruciaal. Benoem ook de kritische succes factoren. Wat moet je in ieder geval goed regelen om succesvol te zijn in je taken? Kijk hoe je zoveel mogelijk in de eerste lijn kunt managen, zodat niet alle gevallen naar de tweede lijn doorsijpelen. De controller moet ook aanhaken bij de processen. Op een congres laatst bleek dat nog lang niet alle controllers zo ver zijn. Er moet nog flink wat gebeuren. Je kunt het ook aan medewerkers overlaten; het gaat er dan om dat zij zo goed mogelijk op de hoogte zijn van de materie. Daar waar de grote risico’s zitten mag de public controller best verder gaan dan ondersteunen en de regie op zich nemen. Het gaat er om dat de organisatie geëquipeerd is om met de nieuwe taken om te gaan. En daar speelt de controller een sleutelrol in.’