7 stappen naar methodisch werken, een must voor de controller

De zogenaamde methodische werkwijze kan u als controller vele voordelen bieden. Hoe past u dit succesvol toe?

Een goede controller houdt de vakliteratuur bij. Dat kan tot gevolg hebben dat hij of zij op deze site las over instrumenten crowdfunding en valuta swaps en tot de conclusie is gekomen: dat is echt iets voor ons, we gaan dat ook doen. Die conclusie kán volkomen juist zijn, maar zeker is dat niet. Want voor welk probleem zijn deze instrumenten de oplossing? En heeft uw organisatie die problemen wel en zijn er niet veel betere of goedkopere oplossingen?

Een heel andere en volgens ons veel betere aanpak is de zogenaamde methodische werkwijze. Deze manier van werken heeft een viertal kenmerken:
? het handelen van de onderzoeker is doelgericht.
? het handelen is systematisch, wat inhoudt dat  het verloopt via vooraf geplande stappen. Deze stappen zijn afgeleid van de doelstelling van het onderzoek.
? het handelen is procesmatig van karakter, wat betekent dat de onderzoekstappen op elkaar aansluiten.
? het handelen van de onderzoeker is bewust; de uitvoerder weet wat hij doet en waarom

De onderzoekstappen:

Stap 1: probleemformulering
De controller krijgt signalen dat er binnen de organisatie zaken niet goed gaan of dat er risico’s worden gelopen. De verleiding is dan groot meteen oplossingen hiervoor te gaan zoek, zoals te kiezen voor crowdfunding. Veel beter is het om klip en klaar te beschrijven wat het probleem is en waarom het voor de organisatie een probleem is. Dit wordt de probleemstelling genoemd. 

Voorbeeld: de organisatie heeft twee miljoen euro nodig om de gewenste uitbreiding van het aantal verkooplocaties te financieren, terwijl het verwachte rendement van deze investering ruim aan de interne eisen voldoet. Het ontbreekt echter aan eigen financiële middelen om de uitbreiding te financieren (wat), waardoor de toekomstige winstgevendheid van de organisatie achter blijft bij de mogelijkheden (waarom).

Stap 2: doelformulering
Een doel is wat anders dan een oplossing. Met doel wordt bedoeld datgene dat uiteindelijk bereikt moet worden, terwijl de oplossing de manier is waarop de doelstelling wordt bereikt. Hoe concreter de doelstelling verwoord wordt, des te groter de kans dat er later een oplossing gevonden wordt die adequaat is. Idealiter wordt een doelstelling daarom SMART geformuleerd. Vanzelfsprekend moet er een logische samenhang zijn tussen probleemformulering en doelformulering. 

Voorbeeld: doel van het onderzoek is om op 1 juli 2016 de voor onze organisatie meest geschikte financiering groot twee miljoen euro voor het uitbreiden van het aantal verkooplocaties geregeld te hebben.

Stap 3: vraagformulering
De combinatie van probleemstelling en doelstelling resulteert in een onderzoeksvraag.  Hiermee worden een of meer hoofdvragen (ook wel centrale vragen genoemd) bedoeld. Een hoofdvraag is vaak te uitgebreid om in een keer te beantwoorden, daarom wordt deze vaak uitgesplitst in een aantal subvragen (ook wel deelvragen genoemd). Als alle subvragen zijn beantwoord, kan vervolgens het antwoord op de hoofdvraag worden gegeven. 
_____________________________________________________________________________________________________________
Ontmoet collega Controllers tijdens de Controllers Netwerk events en diners. Laat u elk kwartaal inspireren tijdens bijeenkomsten van uw Peer Group met 10 geselecteerde vakgenoten. Profiteer van ons uitgebreide programma, een sterk netwerk en toegang tot de ervaring en kennis van uw collega’s. Word lid van dé community van Controllers en boost direct uw carrière, uw bedrijf en uw kennis. Voor meer informatie over alle voordelen en lidmaatschappen gaat u naar Controlling.nl.
_____________________________________________________________________________________________________________ 
 
Voorbeelden: 
(hoofdvraag:) Wat moet er gebeuren om uiterlijk 1 juli 2016 de meest geschikte financiering voor de investering in het uitbreiden van de verkooplocaties geregeld te hebben?

(Subvragen): 
a. Welke methoden zijn er volgens de literatuur om nieuwe investeringen te financieren? 
b. Wat zijn de kenmerken, de kosten en de (overige) voor- en nadelen van de bij vraag a bedoelde financieringsmethoden?
c. welke eisen en wensen heeft de organisatie rond de financiering van het investeringsvoorstel?
d. welke financieringswijze is het meest geschikt voor de organisatie?
e. Welke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden moeten rond de financiering worden toegekend en wanneer moeten deze worden uitgevoerd ten einde op 1 juli 2016 de financiering rond te hebben?

Het is belangrijk dat alle subvragen voldoende informatie opleveren om de hoofdvraag te beantwoorden, maar ook niet meer dan dat. Overbodige of te ruim geformuleerde subvragen zijn inefficiënt. Daarnaast is het goed te beseffen dat hoofd- en subvragen een sturende functie hebben. Door goed na te denken over de vragen verbetert de effectiviteit van het onderzoek enorm.

Stap 4: afbakening
Niet alles moet onderzocht worden en ook niet elke oplossing is geschikt. Vandaar dat er goed moet worden nagedacht over de afbakening. De afbakening bestaat uit beperkingen en randvoorwaarden. Door helder aan te geven wat wel (en wat niet) onderzocht gaat worden, beperkt u het onderzoek. U beperkt zich bijvoorbeeld tot de financiering van de nieuwe investering, waardoor dus de financiering van de bestaande activa buiten beschouwing blijft. Een randvoorwaarde geeft aan waarbinnen de oplossing moet blijven. Zo zou u als randvoorwaarde kunnen opnemen dat u maximaal twee extra geldschieters wilt die u gezamenlijk de benodigde twee miljoen euro lenen, omdat bij een groter aantal de administratieve rompslomp hieromtrent u teveel wordt.

Stap 5: onderzoeksmethoden
Bij het bepalen van de onderzoeksmethoden denkt u na hoe de uitvoering van het onderzoek zal plaatsvinden. Tijdens de uitvoering zijn er drie fases te onderscheiden, namelijk de gegevensverzameling, analyse van informatie en de evaluatie. Bij elk van de fases horen één of meerdere onderzoeksmethoden. Denk bijvoorbeeld aan literatuuronderzoek of interviews met deskundigen om te bepalen welke financieringsmogelijkheden er zijn en welke voor- en nadelen zij hebben.

Stap 6: de uitvoering en implementatie
De bovenstaande stappen vormen – samen met een tijdplanning bij een groter onderzoek – het plan van aanpak. Vervolgens wordt het onderzoek uitgevoerd. Dat wil zeggen dat de sub- en hoofdvragen die geformuleerd zijn, beantwoord worden. Vervolgens valt er een besluit of de aanbevelingen uit het onderzoek volledig of in aangepaste vorm worden overgenomen en indien dat het geval is, dan vindt implementatie van de onderzoeksresultaten plaats. 

Stap 7: evaluatie en bijstellen
De implementatie van de gevonden oplossing is niet de laatste fase van het onderzoek.  Centraal stond immers de doelstelling van het onderzoek. Is die wel behaald?  Dat is veel belangrijker dan de vraag of de oplossing goed is geïmplementeerd. Vandaar dat er geëvalueerd moet worden. Blijkt uit de evaluatie dat er nog steeds een probleem is c.q. dat zich een nieuw probleem voordoet, dan begint de cyclus opnieuw bij fase 1. Zo kan blijken dat een extra financiering alleen mogelijk is als u de bes

De bovenstaande werkwijze lijkt omslachtig en in vergelijking met het bekende alternatief – een controller ziet een mooi instrument en gaat dat ook toepassen – is het dat ook. Maar de kans dat u écht relevante problemen écht oplost, is bij methodisch werken veel groter dan bij elke andere aanpak. 

Theo van Houten is hoofddocent management accounting en onderzoeker bij het lectoraat Financial control aan de hogeschool van Arnhem en Nijmegen. Tevens is hij onder meer (mede-)auteur van de boeken ‘Financial control van projecten’ en ‘Bedrijfseconomie in de praktijk’