Elektronische uitwisseling van digitale factuur- en betalingsgegevens tussen leveranciers en afnemers is een essentieel onderdeel van een efficiënte financiële waardeketen.

Door Johan Kennis, Ricoh Nederland 
 
Het is de Nederlandse banken niet gelukt om consumenten massaal aan de digitale factuur te krijgen. Al in 2012 probeerden zij mensen te laten overstappen van acceptgiro's naar digitale facturen, waarvoor Finbox opgericht werd, een digitale brievenbus binnen internetbankieren. Consumenten  zouden daar digitale facturen ontvangen, waardoor ze de data van de aloude acceptgiro niet meer al internetbankierend hoefde over te tikken. De mogelijke kostenbesparing voor bedrijven (en bijvoorbeeld de belastingdienst) zouden enorm zijn. Hoewel ruim een half miljoen mensen Finbox probeerden, ging het gebruik vanaf 2014 snel achteruit. Zo sterk zelfs, dat ING op 12 oktober jl aankondigde ermee te stoppen. Dat is een probleem voor de banken – die hadden afgesproken dat de acceptgiro, nog steeds zo’n 175 miljoen keer per jaar gebruikt,  in 2019 moet worden afgeschaft.

e-invoicing moet! 
Gaat het in B2C en G2C dus moeizaam, e-invoicing in het B2B en B2G betalingsverkeer is ‘hot’. Elektronische uitwisseling van digitale factuur- en betalingsgegevens tussen leveranciers en afnemers van diensten en producten is een essentieel onderdeel van een efficiënte financiële waardeketen, zo beseft iedereen, en stelt ons in staat de financiële systemen van alle partners naadloos te koppelen.  Door de oprichting van de Single Euro Payment Area (SEPA) zijn we in Europa nu in een fantastische uitgangspositie voor snelle verbreiding van e-invoicing – waarmee we als bedrijfsleven naar schatting van de EU zo’n 64,5 miljard euro per jaar zullen kunnen besparen.

Geen wonder dat uit alle onderzoeken onder inkopers en AP/AR financials blijkt dat e-facturatie hoog op de agenda staat. Een van de extra voordelen die men noemt is dat via e-invoicing ook supply chain financing (SCF) mogelijk wordt – een alternatief voor de als duur en omslachtig ervaren dienstverlening door banken. De meeste business cases voor SCF berekenen potentiële extra waardecreatie van tientallen miljoenen euro’s! Op 8 oktober jl. nam het Europees Parlement daarvoor de herziene Richtlijn Betalingsdiensten in de interne markt aan. 

Best practices
Inmiddels hebben we bij Ricoh de nodige ervaring opgedaan met e-invoicing-projecten – ervaring die we graag delen. Hieronder onze belangrijkste tips.

1. Bepaal de scope van uw project
Hoeveel papieren facturen verwerkt u nu? Van hoeveel leveranciers? Hoeveel daarvan zijn gekoppeld aan een PO? Hoeveel leveranciers zijn goed voor 80 procent van die factuurstroom? Binnenlands of buitenlands? Bepaal wat een factuur u nu kost. Stel de business case op, rekening houdend met uw totale spend, operationele kosten en cashflow. Door uw facturen sneller te betalen kunt u ook optimaal gebruik maken van kortingen! 

2. Bepaal de belangrijkste stakeholders die ‘om’ moeten
Wie moet u overtuigen? Niet alleen uw collega’s van Inkoop en Finance. Vergeet de ICT-afdeling niet, de erp-systeemverantwoordelijke, de security en risk managers, en last but not least de treasury. Want e-invoicing raakt ze allemaal. Hoe eerder ze erbij betrokken worden, hoe beter. 

3. Bepaal het programma van eisen
Er zijn legio aanbieders van e-invoicingdiensten. Past hun aanbod bij uw wensen? Wilt u een end-to-end P2P oplossing, inclusief e-procurement? Welke functionaliteiten zoekt u vooral? Welke talen moet het systeem aankunnen? Welke wettelijke systemen? Moet de leverancier van uw oplossing zelf uw partners ‘onboarden’ of doet u dat? Heeft u zelf de mankracht en expertise in huis?  Op welke systemen moet de e-invoicing aansluiten? 
 
 
 
4. Bepaal de compliance-vereisten
Voldoet oplossing X aan alle compliance eisen? Volgens de eisen van de Belastingdienst, maar ook aan die van uw belangrijkste partners? Welke garanties bieden de dienstverleners op uw shortlist op dit vlak? Zijn die garanties afgedekt door bijvoorbeeld een van de Big Four accountants? Hoe zit het met bewaartermijnen? 

5. Wees zorgvuldig in de aanbesteding
Zodra u een passend ‘request for proposals’ heeft geformuleerd, moet u dat ook uitzetten. U heeft een short list samengesteld uit de u bekende dienstverleners. Hoeveel van deze wilt u echt vragen om een voorstel? Met hoeveel ‘beste aanbieders’ wilt u een gesprek aangaan? Hoe kiest u uiteindelijk de beste? Heeft u genoeg kennis om het voorgelegde contract te beoordelen? Kunt u de contracten beoordelen die de dienstverlener aan uw leveranciers gaat voorleggen? 

6. Zorg voor voldoende middelen en mensen
E-invoicing is geen ‘project’ in de zin dat het op een gegeven moment ‘af’ is, waarna u er geen omkijken meer naar heeft. Integendeel.  Reken op anderhalf tot twee jaar voor het überhaupt optimaal loopt. Zorg voor adequate middelen en mensen.  

7. Communiceer zorgvuldig met uw ketenpartners. En vergeet uw eigen organisatie niet.
E-invoicing zonder (voldoende deelnemende) leveranciers is op zijn best een demo-project. Vergeet niet dat uw ketenpartners ook eigen belangen en agenda’s hebben. Als u hun vraagt om dingen anders te gaan doen dan zij gewend zijn, dan belast u hen ongevraagd ook. De meesten zullen blij zijn als u belooft hen sneller te betalen – maar waarschuw hen dat ze daar misschien ook iets voor zullen moeten doen en veranderen! Bent u in de positie om e-facturering af te dwingen? Kunt u het zich veroorloven te zeggen dat papieren facturen voortaan later betaald gaan worden dan elektronische? Kunt u dreigen met een alternatieve leverancier mochten ze niet mee willen doen? Als uw leverancier zorgt voor het benaderen van uw ketenpartners – hoe garanderen ze de kwaliteit van hun communicatie? Rapporteren ze over hun gesprekken met uw partners? Hoe is de escalatieprocedure bij problemen? 

Communiceer!  
Natuurlijk besteedt u veel zorg aan de communicatie met de externe partners. Vergeet de interne vooral niet! Leg uit wat e-invoicing is, wat de redenen ervoor zijn, wat de organisatie ermee wil bereiken en wat het qua change management betekent voor elke stakeholder of geraakte functie. Vertel hen ook wat zij aan hun eigen externe relaties moeten vertellen. Bouw een FAQ-lijst op.

Het belangrijkste van alles: maak e-invoicing aantrekkelijk voor uw handelspartners. Maak duidelijk wat hún voordelen zijn, en hoe ook hun werk gemakkelijker en goedkoper gemaakt wordt, als u samen overgaat op e-invoicing. 

Tot slot
 
Tip nr 8: Ricoh heeft al veel organisaties geholpen bij hun overgang naar e-invoicing. Onze consultants stellen graag ook aan u die expertise en ervaring ter beschikking, bovenop onze eigen oplossingen en die van onze partners. Om ook u in staat te stellen optimaal profijt te trekken van de nieuwste P2P-mogelijkheden. En die zijn heus niet alleen voor multinationals relevant en mogelijk, zoals wij u graag persoonlijk komen uitleggen.
 
Johan Kennis is Account Manager Business Solutions bij Ricoh Nederland