6 tips om succesvol te transformeren

"Vanaf het begin moet de top meedoen." Michel Jipping, Project Manager bij Kramp.

Michel Jipping en Danny Westendorp spelen een belangrijke rol in de digitale transitie van Kramp , internationale groothandelaar in land- en tuinbouwproducten, met ruim 3.000 medewerkers. Het bedrijf wordt omgeturnd in een e-commerce bedrijf. Jipping is Project Manager en Westendorp Group Finance Director en Business Owner van het Oracle Cloud Applications Implementatie-programma. Oracles ERP Cloud-systeem heeft het in het keuzetraject gewonnen van Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations. Deloitte Consulting is de implementatiepartner.

"We hebben vestigingen in 22 landen in heel Europa. Met de Oracle Cloud applicaties brengen we harmonie en standaardisatie in onze organisatie," licht Jipping toe. Rode draad is het verbeteren van de kennisdeling. "Geharmoniseerd werken, contacten leggen tussen mensen in verschillende landen binnen de organisatie: makkelijk onderling kennis delen." Dat is ook wel nodig, want de legacy systemen, 500 applicaties tot 18 jaar oud, "maken het proces heel moeilijk schaalbaar, je hebt telkens meer mensen nodig voor die systemen," legt Westendorp uit. Maar Kramp blijft groeien: met de nieuwe cloud-based ERP is opschalen geen probleem meer. "Standaardisatie en harmonisatie was erg moeilijk met die legacy systemen, nu niet meer. Zo hebben we nu bijvoorbeeld dezelfde system-of-accounts: iedereen, in alle vestigingen, gebruikt hetzelfde grootboekschema, Alleen al daardoor gaat de datakwaliteit met sprongen vooruit."

Iedereen mee

De hele implementatie is opgesplitst in twee grote fases. "We zitten nu midden in de eerste, na de zomer begint de gefaseerde roll-out over 19 landen: operationele data wordt gemigreerd en we starten met een schone lei. Historische data laten we in de oude applicaties, want data-conversie is een afzonderlijk onderwerp in de hele overgang: oude data opschonen, aanvullen, volgens format Oracle, enzovoort."

Voordat ze een jaar geleden zijn begonnen, werd eerst met implementatiepartner Deloitte Consulting de aanpak gedefinieerd. Belangrijk onderdeel daarvan was de betrokkenheid van de gebruikers. "Al bij de pakketselectie en het inrichten ervan hebben we ze meegenomen, zodat de keuze gesteund en geaccepteerd wordt door iedereen," zegt Westendorp. Door die betrokkenheid ziet men wat er gaat gebeuren: er komt een state of the art oplossing. Dat heeft een positief effect." Maar zo'n brede aanpak is ook een uitdaging: elke groep heeft een eigen idee over hoe het moet, iedereen heeft eigen wensen en eisen. Toch is betrokkenheid key, want "het verhoogt de acceptatie."

Het projectteam ging daarna een jaar lang aan de slag. Maar toen kwam corona. "Dat heeft ons hard geraakt, vooral met on-site zijn: dat mocht allemaal niet meer," verhaalt Jipping. Het projectteam was gewend om met elkaar op locatie te werken, en plots moest alles vanuit huis. "Tot 15 maart zaten we drie keer per week op kantoor bij elkaar, met externen en mensen uit andere vestigingen. Gelukkig hebben we heel vlug kunnen schakelen en het momentum behouden, zowel intern als extern. Wel werd de roll-out uitgesteld, want we willen er zelf op locatie bij aanwezig zijn." Een bijkomend voordeel is dat de organisatie bewezen heeft op afstand te kunnen werken en dit dankzij de nieuwe ERP nog beter kan doen. "We zijn nu beter voorbereid zijn op de volgende crisis."

Tips voor transformatie

1. Gebruikers mee

Behalve het advies om gebruikers vanaf het begin te betrekken bij het project, hebben Jipping en Westendorp nog een paar tips voor organisatiebrede implementatieprojecten, gebaseerd op hun eigen best practice.

2. Implementatiepartner

"Je hebt echt hulp nodig van een implementatiepartner," begint Jipping (links) de lijst. "Dat moet wel een echte partner zijn, dus je moet heel open naar elkaar toe zijn, gericht op een goede implementatie en adoptie."

3. Vernieuwingsafdeling

Met een cloud implementatie komen continu nieuwe applicaties beschikbaar. "Om al die nieuwe releases goed op te pakken, heb je een eigen afdeling nodig, met nieuwe mensen speciaal daarvoor, ook vanuit de business," gaat Jipping verder. "Zo'n project is één derde IT en twee derde processen en verandering: werkend naar standaardisatie in de cloud, out-of-the-box en Oracle releases blijven gebruiken, en daar de organisatie op inrichten."

4. Oud + nieuw = complex

"Onderschat niet de complexiteit van de integratie tussen alle verschillende oude en nieuwe applicaties," waarschuwt hij. "Dat vergt altijd meer moeite dan je van te voren denkt."

5. Stay the course

"Je moet vooraf uiteraard voldoende tijd steken in de scope van het hele project," zegt Westendorp. "Maar daarna moet je er dan ook wel aan vásthouden en onderweg niet allerlei wijzigingen aanbrengen. Daar zijn wij heel rigide in geweest en dat scheelde veel tijd en kosten."

6. Top down

"Vanaf het begin moet de top meedoen, zodat iedereen weet dat het goed zit," beëindigt Jipping de lijst. "Zo spelen Danny en ik de bal kort op elkaar, terwijl de CFO ons heel duidelijk steunt. Dat is echt belangrijk: de top moet vanaf het begin meedoen."

Nu de verandering is ingezet, gaat Kramp volop gebruik maken van de hoeveelheid beschikbare data, bijvoorbeeld via datadriven forecasting en stock purchases via algorithmes. "Het bij elkaar brengen van data in de Oracle Cloud is héél belangrijk," besluit Jipping. "Van veel verschillende applicaties naar alles in een centrale bron, dat is een belangrijke stap."

(foto's: Kramp)