5 valkuilen bij de SEPA migratie: is aan alles gedacht?

Binnen de zakelijke wereld is het begrip IBAN al wat langer bekend, en is de kennis rond de lastige SEPA Direct Debit behoorlijk in kaart gebracht. Aan alle kanten worden checklists opgesteld, quickscans, enquetes en stappenplannen beschreven, en ook nog eens seminars en voorlichtingssessies georganiseerd. De impact wordt vaak ingeschat op basis van deze algemene informatie wat lijdt tot onderschatting. De echte impact komt pas naar boven na een gedegen multidisciplinaire interne analyse en bij het opstellen van het migratieplan.

Dit artikel beschrijft een aantal valkuilen, om de lezer te helpen bij het kritisch beoordelen van de informatie uit de markt over SEPA voor de eigen situatie. Dit alles indachtig het aloude spreekwoord: een gewaarschuwd mens begint snel en gaat twee keer zo kritisch door de analyse heen!

Valkuil 1: het is een technisch project
Het ziet er allemaal heel technisch en concreet uit: de overboeking wordt SEPA Credit Transfer (SCT), en de incasso wordt de SEPA Direct Debit (SDD). En door de publiekscampagne “OVER OP IBAN” zou je kunnen denken dat de migratie ook niets meer is dan dat: de bestanden krijgen een andere standaard (van CLIEOP naar XML) en het rekeningnummer wordt IBAN.  Maar dat is lang niet het hele verhaal. Sterker nog, dat is eigenlijk het sluitstuk van een veel bredere operatie, die soms onverwacht lastig is uit te voeren.

Een voorbeeld:
De aanlevertermijnen voor betalingsopdrachten zullen iets veranderen, en bij de SDD aanlevering komt daar nog het fenomeen van de aankondiging bij. Dat vereist aanpassing van de procedures rond bijvoorbeeld incasseren en definitief inboeken van betalingen. Het meesturen van de identificatie van de machtiging met de incasso-opdracht is in Nederland volkomen nieuw. Dus moet er bedacht worden hoe die identificatie eruit komt te zien: klantnummer of factuurnummer bijvoorbeeld. Nog afgezien van het feit dat je projecten in de IT altijd moet aansturen vanuit de organisatie, zijn er binnen afdelingen als debiteurenbeheer en financiële administraties dus ook nog wel wat acties te ondernemen.

De SEPA-impact-analyse en het migratieplan zullen terdege rekening moeten houden met organisatie en procedurele aanpassingen binnen het bedrijf. Indien je van SEPA ook wil profiteren en gebruik wil maken van ook de kostenbesparingen die SEPA mogelijk maakt zal JUIST hiernaar gekeken moeten worden.

Vragen die je zou kunnen stellen om deze non-IT-aanpassingen op het spoor te komen:
•    Maken wij gebruik van de voorzieningen zoals AHA voor herhaald aanbieden van incasso’s, of selectieve incassoblokkade van sommige rekeningen? En zo ja, is het wenselijk om deze voorzieningen in SEPA ook te hebben?
•    Zijn we (voor een deel van het betalingsverkeer) “directe aanleveraar” aan Equens? En willen we dat blijven?
•    Hebben we een goede administratie van de incasso machtigingen, en is elke incasso goed te herleiden tot een individuele levering/dienst?
•    Op welke manier en in welke tijdlijnen worden geïncasseerde bedragen ingeboekt als “definitief”?
•    Hebben wij wel eens een batch laten terugdraaien ivm foutherstel?
•    Wat zijn de kosten die onze bank in rekening brengt voor de nieuwe SEPA-diensten, en zijn er geen goedkopere alternatieven?
•    Vanuit de treasury gedachte: welke rekeningen kunnen we laten vervallen?

Valkuil 2: BIC en IBAN ophalen, eenvoudig en eenmalig
Ja, het is niet zo heel moeilijk om een BIC en IBAN te achterhalen bij een rekening.
Vaak zie je die gegevens al staan, op facturen, bij het internetbankieren en ook al wel op briefpapier. Maar niet altijd. En als je voor je hele debiteurenbestand alle gaten moet dichten, is het niet zomaar in een uurtje gepiept. Gelukkig is daar de site van de NVB, die (gratis) de gegevens levert voor een rekeningnummer of zelfs (tegen betaling) hele reeksen nummers in een spreadsheet kan voorzien van BIC/IBAN. Daarna de spreadsheet importeren in je financiële systeem en klaar is Kees. Maar dan ben je er nog niet: BIC en IBAN zijn niet zo stabiel als het lijkt, dus er moet iets van onderhoud geregeld worden.

Een aantal voorbeelden:
–    De debiteur of crediteur verandert van bank, dus krijgt die partij een nieuwe rekening, nieuwe IBAN en nieuwe BIC.
–    De BIC identificeert de bank of financiële instelling, maar is eigenlijk slechts een (technische brievenbus) adres in de SWIFT wereld. In deze tijd van fusies en splitsingen wordt dus regelmatig van BIC gewisseld. En het aanhouden van een reeks  verschillende BIC’s bij SWIFT een kostbare zaak. Het kan dus gebeuren, dat de IBAN hetzelfde blijft, maar de BIC verandert.
______________________________________________________________________________
Realiseer een structureel betere werkkapitaal positie
Wilt u de financiële structuur van uw organisatie verbeteren en daarmee een betere cash- concurrentiepositie bereiken? Volg dan de vijfdaagse Masterclass Strategisch Werkkapitaal Management. Zorg ervoor dat u de juiste beslissingen over uw werkkapitaalfinanciering neemt.
Meld u hier aan.
______________________________________________________________________________

Valkuil 3: we doen niets bijzonders
Helemaal mis, we doen in Nederland vrij veel bijzondere dingen rond betalingsverkeer. Probeer aan een buitenlander maar eens uit te leggen dat je aan een rekeningnummer niet kunt afleiden bij welke bank die rekening loopt (uitgezonderd ING 7 cijferig)….
Omdat we hier van oudsher een zeer efficiënt betalingsverkeer hebben, waarbij alle partijen aangesloten zijn op die ene verwerker Equens, zijn er verschillende handige voorzieningen ontstaan, die nu kunnen zorgen voor complicaties. In de nieuwe wereld van SEPA vallen een aantal vanzelfsprekendheden en “onder water services” weg.

Een praktisch voorbeeld
Om duidelijk te maken hoezeer er soms heel nuttige voorzieningen kunnen wegvallen: een bedrijf stuurt per ongeluk de salarisbatch van de juiste maand van het vorige jaar naar de bank, in plaats van het actuele jaar. Twee dagen later wordt dit ontdekt (salaris klopt niet, sommige ontvangers zijn niet meer in dienst!), en via de bank en Equens wordt het hersteld. Dit kan door te verzoeken om een “tegengestelde batch” te processen, waarmee alle betalingen ongedaan gemaakt worden. Dit is een soort van incasso zonder machtiging… juridisch wellicht aanvechtbaar, maar moreel volkomen terecht, want de ontvangende partij had deze betaling helemaal niet mogen ontvangen. Tegelijk wordt de juiste salarisbatch gestuurd.

Gelukkig kent SEPA herstelboekingen, er kan een batch ingestuurd worden met de benodigde omgekeerde opdrachten. Daarbij zijn echter heel strikte voorwaarden beschreven, en zo’n “tegengestelde batch” opstellen is veel meer werk dan een simpel verzoek aan Equens om een batch terug te draaien.

####

Een ander voorbeeld is het automatisch herhaald aanbieden van incasso’s aan ING 7-cijferig rekening houders. Zonder dat de bank of incassant daar iets voor hoeft te doen, biedt Equens een geweigerde incasso de volgende dag opnieuw aan, totdat (na 5 dagen) de incasso lukt, of  als definitief mislukt wordt teruggemeld.

En zo zijn er meer handige voorzieningen of speciale regelingen, die als kenmerk hebben dat ze goed functioneren binnen het Nederlandse betalingsverkeer, omdat per definitie alle partijen zijn aangesloten op die ene verwerker.

Valkuil 4: we hebben nog wel even…
Mis, 1 februari 2014 is heel dichtbij. Het opzetten van een project, verzamelen van mensen, en kennis, het aanpassen en testen van systemen… enfin het moge duidelijk zijn: zo snel mogelijk beginnen! Gelukkig zijn veel banken, leveranciers en deskundige bedrijven al een poos bezig, en is er van die zijde ondersteuning en hulp beschikbaar. Houd er echter rekening mee, dat ook daar de beschikbare mensen en middelen niet onbeperkt zijn, en dat schaarste vaak prijsverhogend werkt. Zeker als de vragen uit de markt allemaal tegelijk komen…

Een aardige analogie van deze situatie: als de trein het niet doet zijn er alternatieven, dat is waar. Maar als alle treinen uitvallen is de bus vol, en zijn de taxi’s allemaal al weg en in ieder geval net even wat duurder dan normaal…

Valkuil 5: de bank en softwareleverancier lost het wel op, met het SEPA migratie-recept.
Dat is helaas een sprookje. In grote lijnen is het goed te doen om met behulp van quickscan, enquête, stappenplan en dergelijke hulpmiddelen een migratie aanpak te definiëren. Maar er zijn in de loop der jaren heel wat toevoegingen en bijzonderheden gemaakt, die veel migraties tot een uniek project maken. De bank en softwareleverancier hebben algemene oplossingen en de capaciteit om in te zoomen op de situatie van de voor hun meest belangrijke klanten. De meeste ondernemers zullen er toch alleen voor staan, in het realiseren van een oplossing voor hun specifieke, unieke situatie. Cijfers wijzen uit dat 20% van alle ondernemingen in Nederland op dit moment begonnen zijn, veel geven aan in het 3e kwartaal van 2013 gereed te zijn.

De conclusie is hopelijk duidelijk: een SEPA migratie is verplicht, er is niet zoveel tijd meer, en het is geen “eitje”. Zorg er daarom voor dat er snel begonnen wordt met de migratie, en houd rekening met verrassingen.

Wordt geen SEPA struisvogel !

Danny Kalkhoven
Senior consultant betalingsverkeer bij Devoteam Consulting te Diemen