5 tips voor IT-governance

Onlangs verscheen het artikel '5 tips voor IT-governance' op FM.nl. In deze blog gebruik ik de vijf tips van Heller als basis om mijn vijf tips over IT-governance te concretiseren. Hiermee wil ik u handvaten bieden voor de inrichting van een effectief en transparant proces waarmee kosten kunnen worden gereduceerd.


In het artikel ‘5 best practices voor IT governance’, op FM.nl, legt de Amerikaanse Martha Heller uit waarom CIO’s regelmatig hun baan verliezen en waarom raamwerken voor IT-governance niet of nauwelijks effectief zijn. Daarbij geeft ze tips om de IT-governance en ROI (Return on Investment) van IT te verhogen.

Ik kan me erg goed vinden in deze tips. Met name in crisistijd is het van belang inzicht te hebben in IT-bestedingen. Deze kosten maken een enorm deel uit van het budget van bedrijven en met de huidige IT-governanceinstrumenten is het vrijwel onmogelijk om uitgaven inzichtelijk te maken en te optimaliseren. Daarnaast willen we oeverloze vergaderingen, commissies en rapporten vermijden.

Hieronder mijn vijf tips voor effectief en transparant proces.

1. Stel heldere businessprioriteiten en begin met een nulmeting
Heller geeft aan dat je eerst een heldere strategie nodig hebt voordat je met een IT-stuurgroep aan de slag gaat. Ik ben van mening dat het belangrijk is om als eerste een IT-portfoliometing uit te voeren. Zo’n nulmeeting kan in enkele weken plaatsvinden en levert zoveel inzicht op over de grootte van het IT-portfolio, de kwaliteit van de applicaties, duplicatuur en laaghangend fruit met betrekking tot kostenreducties dat een heldere strategie van de organisatie zeer gemakkelijk op te stellen is. Mijn ervaring leert dat een nulmeeting al direct tot 10% kostenreductie leidt.

2. Gebruik een achteruitkijkspiegel en kijk dagelijks uit je raam
Heller stelt dat bestuurders vaak de neiging hebben projecten niet goed af te maken en te snel besluiten nieuwe investeringen te doen terwijl ze nog meer zouden moeten leren over het huidige project. De beste oplossing is projecten vanaf dag één door een onafhankelijke organisatie te laten monitoren. Zo krijgt een bestuurder direct inzicht in het verloop van het project, de uitgaven worden gerelateerd aan opgeleverde code en de overeengekomen kwaliteitsnorm wordt gecheckt. Kortom: de projectrisico’s kunnen per dag of per week worden gevolgd. Hierdoor voorkom je dat projecten uitlopen of te duur worden. Ook voorkom je hiermee dat er opnieuw en opnieuw geïnvesteerd moet worden in een project.  Het is dus geen achteruitkijkspiegel meer een dagelijkse bewaking van het project waardoor snelle bijsturing en vooruitkijken mogelijk is.
__________________________________________________________________________________

Vijfdaagse opleiding Finance & IT: onmisbare IT kennis voor financials - 35 PE punten
Ontdek in deze vijfdaagse opleiding hoe u als financieel verantwoordelijke betere keuzes maakt, het rendement verhoogt, kansloze projecten tijdig stopt en snel kunt ingrijpen waar nodig. Klik hier voor meer informatie en aanmelden.
__________________________________________________________________________________

3. Houd het klein en overzichtelijk en houd de bouwblokken behapbaar
Heller betoogt dat er vaak te veel mensen betrokken worden bij IT-projecten. Om dit te voorkomen is het van belang om eerst te analyseren op welke manier de businesscase door IT wordt ondersteund, wat het managementteam wil veranderen en wat hun kritiek is op de huidige applicaties. Als de wensen duidelijk zijn, kunnen projecten worden gestart waarbij op korte termijn oplossingen worden gecreëerd door programmeurs. Vervolgens worden de oplossingen voorgelegd aan het managementteam waardoor er snel duidelijkheid ontstaat over match tussen de programmeurs en de verwachtingen van het managementteam.. Door te werken met hapklare brokken, wordt gewerkt aan een haalbaar proces binnen begroting en gestelde tijd.

4. Verwar goede governance niet met een succesvol IT-project, het gaat om het product
Heller is van mening dat er duidelijkheid moet zijn over de verantwoordelijkheden die iedere betrokkene draagt. Uiteraard moet het duidelijk zijn wie eindverantwoordelijk is voor het IT-project. Daarbij levert governance zonder metingen niet het gewenste resultaat op. Een project moet vanaf dag één gecheckt worden via een monitor zodat helder is wat de status, kwaliteit en mate van succes is.

5. Breng je aanpak op maat en blijf daar vervolgens bij en zie controle als een verbeterkans
Volgens Heller is het voor met name grote organisaties lastig om een  governancestructuur internationaal uit te rollen. Met behulp van tooling die de processen bewaakt is het mogelijk uniforme governanceregels na te leven. En vooral het management zal zo meer inzicht en grip krijgen op de risico’s en slagingskans. Big Brother is watching you zal zo plaats maken voor Big Brother makes your IT-project successful wherever it takes place.