5 tips bij de Fast Quality Close

De theorie van het snel sluiten van de boeken is mooi, maar de praktijk is weerbarstig. Vijf tips om uw Fast Quality Close tot een succes te maken.

1. Zet het versterken van de financiële functie centraal
Het snel kunnen afsluiten en presenteren van de jaarrekening aan de stakeholders is een uitstekende manier om te laten zien hoe goed de onderneming in control is. Geen wonder dat CFO’s en CEO’s veel druk uitoefenen op het verder versnellen van het rapportageproces. De maand- en jaarafsluitingen vinden altijd onder hoge tijdsdruk plaats en in de hectiek ontstaan verrassingen en fouten. De financiële functie komt hierbij nauwelijks toe aan het analyseren van de financiële gegevens. 
 
Juist in de analyse- en adviesfunctie ligt de ontwikkelingsrichting van de financiële organisatie. Minder verleden en steeds meer bezig zijn met de toekomst. Werk dat veel meer toegevoegde waarde levert voor de organisatie, maar ook zorgt voor meer voldoening en motivatie bij de medewerkers. Het versnellen en verbeteren van het rapportageproces past binnen de doelstelling van het versterken van de financiële functie. De Fast Quality Close wordt hierbij ingebed in de reguliere werkzaamheden. Bij ondernemingen die het versnellen van het rapportageproces centraal zetten, gaat dit vaak ten koste van de financiële functie.
 
2. Voer een integrale analyse uit op de bottlenecks
Een belangrijke basis voor de Fast Quality Close is een degelijke integrale analyse op de bottlenecks. De financiële functie heeft een focus op procesmatige en systeemtechnische aspecten. Vaak wordt gekozen voor een analytisch en rationeel ontwerp, waarbij de nadruk ligt op het kritieke proces en het uniformeren van rapportages. In grotere projecten wordt hierbij gebruik gemaakt van consolidatietooling, waarin via de workflow het afsluit- en rapportageproces per taak kan worden gevolgd. 
 
Organisatorische en menselijke aspecten krijgen vaak te weinig aandacht: bestuurlijke belangen, commitment, afstemming centraal-decentraal, kennis en ervaring, cultuur en samenwerking. Dit zijn zaken die zich bij de implementatie als struikelblokken kunnen ontwikkelen en daarom expliciet in de analyse dienen te worden meegenomen.

Tevens bestaat een tendens naar altijd meer informatie, terwijl de winst vaak zit in de vereenvoudiging van een (maandelijks) repeterend proces met vaste en bondige interne en externe rapportages, welke ook de basis is voor de jaarlijkse externe verantwoording van de onderneming. Zorg dat vereenvoudiging van het proces en de rapportages voldoende aandacht krijgt binnen de analyse- en ontwerpfase.

3. Kies het juiste ambitieniveau voor de organisatie
Veel organisaties kunnen met de implementatie van een aantal quick wins al enorme stappen zetten met het versnellen en verbeteren van het rapportageproces. Deze eerste stappen, waarin de meeste winst kan worden geboekt tegen lage kosten, staan bekend als de Accelerated Close.
 
Bij een Fast Quality Close wordt het proces en systeemlandschap herontworpen. Bottlenecks, zoals meerdere bronsystemen en rekeningschema’s, worden aangepakt. Ook de intercompany reconciliatie en het accrual proces passeren de revue. Er worden investeringen gedaan in consolidatie- en rapportagetooling en het proces wordt grotendeels geautomatiseerd. 
 
Het hoogste ambitieniveau is de Virtual Close. Een Virtual Close stelt de onderneming in staat om op ieder gewenst moment alle financiële informatie te verkrijgen. Dit vereist diepte-investeringen in ICT met complexe algoritmes en een volledig nieuw bedrijfsvoeringsmodel van een organisatie. Hoewel een aantal ondernemingen in de buurt komt, is dit vooralsnog een utopisch model.
 
Model: Kosten Fast Quality Close
 
Maar ook binnen de diverse ambitieniveaus (Accelerated-Fast-Virtual) is er ruimte om een afgewogen keuze te maken tussen maatregelen en doelstellingen. Om de keuzes realistisch en acceptabel te maken is het belangrijk dat de organisatie een kosten-baten analyse uitvoert. De keuzes dienen te worden vertaald naar een gefaseerd plan van aanpak. Agile-technieken kunnen de druk op Fast Quality Close projecten verminderen, waardoor periodiek het ambitieniveau bijgestuurd kan worden en nieuwe wensen en eisen binnen het project kunnen worden geïntegreerd.
 
4. Geef aandacht aan verandermanagement
Verandermanagement is vaak een ondergeschoven kindje bij de financiële functie, die wordt gedomineerd door zakelijke en analytische blauwdrukdenkers. Hierdoor wordt bij de aanpak onvoldoende rekening gehouden met de ‘zachte’ kant van veranderen. Bij een Fast Quality Close is het van belang om de veranderaanpak goed af te stemmen op de aard van de verandering en de behoeften van de betrokkenen medewerkers.
 
Veel voorkomende valkuilen betreffen onvoldoende sponsorship vanuit de directie en de financiële top, onduidelijke doelstellingen en communicatie, te weinig leiderschap, onvoldoende betrokkenheid vanuit decentrale organisaties, gebrek aan vertrouwen, onvoldoende samenwerking en te weinig training en begeleiding van betrokken medewerkers.
 
5. Implementeer Continuous Fast Quality Close
De druk op het rapportageproces wordt niet weggenomen door een eenmalig Fast Quality Close project. Zonder goede borging van de verbeteringen is het eenvoudig om een jaar later te vervallen in het oude gedrag. Zorg dat er een duidelijke taakgerichte planning is vastgelegd, die jaarlijks wordt geactualiseerd. Voor grotere ondernemingen is een workflowtool een overweging.
 
We leven in een dynamische wereld, waarin aansluiting op de informatiebehoeften van stakeholders meer vergt dan het doorvoeren van versnellingen en verbeteringen op het huidige rapportageproces. Een cyclische aanpak van afsluitversnelling en kwaliteitsverbetering is daarom noodzakelijk. De Fast Quality Close-methode ondersteunt uw onderneming bij het structureel meer tijd vrijmaken voor de financiële adviesfunctie. Houd je bezig met de toekomst!
 
Drs. Hèlen Sturm RC, Drs. Paul van Giersbergen RC en Drs. Vincent Knottnerus zijn de oprichters van BreakThrough-Solutions, gespecialiseerd in het versnellen en verbeteren van de Fast Quality Close en de Financial Audit. Voor meer informatie en achtergrond over dit artikel neemt u contact op met Vincent Knottnerus.