5 redenen om afsluiten boekjaar met Excel te stoppen

Het is eind januari en het sluiten van de boeken neemt alle tijd in beslag. Zit je ook dit jaar weer tot in je nek in spreadsheets? Zijn je dagen lang en is de stress hoog? Waarom maken we het onszelf tijdens de jaarafsluiting zo moeilijk, als het ook makkelijk anders kan?

Door Robêrt de Gier

1. Onnodige tijdsdruk

Binnen een onderneming wordt vaak op verschillende manieren gewerkt. Dat betekent dat je zo ‘snel bent als je zwakste schakel’. Door gebrek aan samenwerking en synergie moet je mogelijk continu wachten op teams die minder efficiënt zijn. Iets wat je zeker niet wilt wanneer de deadlines steeds dichterbij komen.

Achter data aanzitten en alles uploaden in de consolidatie master file neemt ook veel tijd in beslag die je eigenlijk zou moeten gebruiken om de data te analyseren en afwijkende cijfers uit te zoeken. Hoe krijg je grip op de doorloop van elke afdeling met het maandelijkse afsluitingsproces? Door te focussen op het ontwerpen van gestandaardiseerde processen binnen de onderneming. Dit vergroot de snelheid van het verzamelen van data en het op elkaar afstemmen van de cijfers.

2. Je hebt jezelf wijsgemaakt dat MS Excel een prima consolidatietool is

Uit het Mkb Onderzoek uitgevoerd door Exact in 2016 blijkt dat maar liefst 85 procent van de respondenten ‘tot op zekere hoogte’ afhankelijk is van Excel voor het genereren van data voor rapportages. Dat is eigenlijk niet meer te verantwoorden in deze tijd. Niet alleen levert het problemen op als iedereen spreadsheets op eigen wijze aanlevert en in verschillende bestandstypes. Ook is het onmogelijk om dit op elkaar af te stemmen. De risico’s en het gevaar op fouten zijn enorm.

Denk eens even aan hoeveel formules en macro’s er verschijnen die maar door één iemand echt worden begrepen. Recent onderzoek aan de TU Delft toont aan dat van de 15.000 spreadsheets er 750 meer dan 100 oppervlakkige fouten bevatten. Over de oorzaak van de fouten is het weliswaar nog speculeren. Het heen en weer sturen van spreadsheets en het door iedereen bewerken ervan, heeft zeker een invloed op de kwaliteit. Maar wellicht zit de foutgevoeligheid ook in de interface van Excel, en dan met name in het feit dat je alleen het eindresultaat van een getal ziet. Het is moeilijk om binnen een spreadsheet op gemaakte fouten te controleren. Durf jij er geld op in te zetten dat je spreadsheets voor 100 procent correct zijn?

3. Rapportage versus analyse

Stel: er komt in het consolidatieproces een vraag naar boven, of een sub-balance-sheet lijkt niet te kloppen binnen het geheel. Dan is het van belang om snel vast te kunnen stellen of dit 'corrigerende' invoeren zijn geweest en met welke reden. Wanneer je dit probeert op te lossen met systemen die niet geïntegreerd zijn, kan dit een flinke puzzel zijn. Met aan de ene kant de financiële administratie en aan de andere kant de tools die je gebruikt om eindrapportages op elkaar af te stemmen, zou je denken dat het simpel moet zijn om snel te schakelen. In praktijk blijken deze systemen niet met elkaar te communiceren. Het verband ontdekken tussen de cijfers die je in Excel ziet en de transacties die tot deze cijfers hebben geleid, is dan handmatig detectivewerk. Is deze informatie met een druk op een knop beschikbaar, dan bespaart dat je een hoop tijd. Maar dat is een utopie totdat je consolidatie-invoer en financiële transacties in dezelfde omgeving zijn geïntegreerd.

4. Consensus en beslissingen

Consensus bereiken over de financiële cijfers is niet eenvoudig en vereist regelmatig complexe discussies die veel tijd kosten. Dat zit in de manier waarop je de data verzamelt en op elkaar afstemt om te zorgen dat alle boekingen binnen het bedrijf gematcht zijn. Een test voor je Excel skills. Maar daarnaast is de communicatie over de cijfers tijdrovend, door het eindeloos afstemmen met elkaar via telefoon, conference calls en vergaderingen. Helemaal wanneer je collega’s zich in een andere tijdzone bevinden.

Zodra er beslissingen worden genomen met betrekking tot de cijfers, moeten de correcties en verwijderingen duidelijk worden gemarkeerd voor later in het proces. Wanneer je terugkijkt en je het vermoeden krijgt dat er een fout is gemaakt, is het van belang dat je snel en eenvoudig kunt checken wat je hebt gedaan om de consolidatie te voltooien, inclusief het commentaar.

5. Begroten, forecasten en rapporteren zijn niet geïntegreerd

Voor elke onderneming is het van essentieel belang dat er een solide link is tussen de begroting, de forecast en de performance, zodat deze eenvoudig te vergelijken zijn. Zo kun je precies vaststellen of de werkelijkheid nog volgens plan verloopt. Dat is de enige manier om een positieve verbeteringscyclus te creëren waarmee een realistische begroting en accurate voorspellingen kunnen worden bereikt.

Het verwerken van je begroting, forecasting en rapportage binnen verschillende systemen helpt niet bij het doorvoeren van verbeteringen. Het afstemmen van de originele ambitie (het budget) op de voorspellingen en de resultaten vraagt om een actie vanuit meerdere systemen en leidt tot het genereren en vergelijken van rapporten die niet op elkaar zijn afgestemd. Niet alleen tijdrovend en lastig, maar het ondermijnt ook je vermogen om inzichten te gebruiken in het adviseren van de business.

Blijven worstelen

En toch.. Wanneer het werk straks weer is opgeleverd en de weken verstrijken verdwijnt de urgentie om te veranderen: neemt de dagelijkse business weer de overhand en lijken de problemen voor even verdwenen. Zijn maandafsluitingen intensief te noemen, maar evenaren ze bij lange na niet de stress die een jaarafsluiting geeft. En vergeten we weer dat we het onszelf onnodig moeilijk maken. Dat is jammer. Omdat er nog veel meer redenen dan de bovenstaande vijf zijn, waarom consolidatie zo veel makkelijker kan. 

Robêrt de Gier is Finance Director bij Exact Business Solutions