4 tips om succesvol te digitaliseren

Tegenwoordig kiezen steeds meer bedrijven ervoor om analoge processen om te zetten in digitale processen. Dit is niet voor niets, want door te stoppen met analoge werkzaamheden als het opmaken van formulieren is het mogelijk om tijd en geld te besparen. Bovendien is de kans groot dat eventuele oneffenheden in processen beter opvallen. Daardoor kan de dienstverlening naar de klant verbeterd worden. Analoge formulieren raken altijd zoek. Dat is zeker vervelend wanneer men als financial manager bezig is met het opmaken van rapporten, uitvoeren van audits of deze audits gebruikt om de compliance van een bedrijf te bewaken.

Waarom digitaliseren nodig is

Financial managers houden zich bezig met onder meer digitalisering. Daarom is het belangrijk op de hoogte te zijn van de ontwikkelingen op de markt. Inmiddels zijn er digitale oplossingen waarbij het mogelijk is vrijwel alle analoge processen te digitaliseren. Voert men een audit uit, dan kunnen alle vragen eenvoudig per smartphone of tablet worden beantwoord. Het is dus niet meer nodig zelf zaken in Word of Excel op papier te zetten. De vragen kunnen meteen in de cloud worden beantwoord, inclusief bewijsmateriaal als foto’s of video's. Op die manier wordt de data centraal verzameld en is het een stuk eenvoudiger om rapportages uit te draaien of om inzicht te krijgen van eventuele risico's op de werkvloer.

Checklist digitaliseren

Digitaliseren is een belangrijke stap in iedere onderneming. Steeds meer ondernemingen zijn paperless gaan werken. Digitaliseren heeft bovendien als voordeel dat alle data meteen binnen is op kantoor. Daarmee is het mogelijk veel tijd te besparen. Niet voor niets maken financial managers de afweging te digitaliseren. Hiervoor is een checklist ontwikkeld.

1: Maak eerst een duidelijk plan

Maak ten eerste een duidelijk plan. Het is belangrijk om eerst in kaart te brengen welke processen al gedigitaliseerd verlopen en welke andere producten daarvoor in aanmerking te komen. Welke stappen moeten er nog genomen worden om volledig digitaal te werken? Voordeel van digitaal werken is juist dat alle benodigde bestanden eenvoudig zijn terug te vinden op bijvoorbeeld de desktop, laptop, smartphone of tablet. Daarom is het belangrijk goede afspraken te maken en duidelijk uit te leggen hoe het vernieuwde digitale proces in zijn werk gaat.

Zorg dus voor een goede organisatie. Financial managers denken na over processen en wat daarvoor nodig is. Het is daarbij goed om zich af te vragen wat het doel van digitaal werken is. Er kunnen immers verschillende werkprocessen gedigitaliseerd worden. Bovendien hoort bij het plan ook de vraag beantwoord te worden of het proces alleen bedoeld is voor collega's en medewerken, of ook voor klanten.

2: Transformeer analoge formulieren in digitale formulieren

In het digitaliseringsproces kunnen grote stappen gezet worden. Maak bij de overgang naar digitalisering een inventarisatie van welke documenten momenteel nog analoog worden verwerkt, maar beter digitaal kunnen opgeslagen. Zorg dus dat duidelijk wordt welke verbeterpunten er nog zijn en met welke documenten er gewerkt wordt. Wordt er nog in- en uitgaande post in bakjes gelegd? Printen collega's rapporten inclusief bijlagen voor vergaderingen? Dergelijke zaken kunnen eenvoudig digitaal gedaan worden. Maak dus een inventarisatie van alle fysieke en digitale bestanden.

3: Vind het wiel niet opnieuw uit en gebruik voorbeeldformulieren

Bij digitalisering denkt men vaak aan langdurige processen die flink wat tijd en geld kosten. Toch is dit niet nodig. Alle analoge formulieren kunnen gemakkelijk omgezet worden in digitale formulieren veelal dankzij voorbedachte templates. Denk bijvoorbeeld aan het maken van een inspectie, checklist of audit. Het stroomlijnen van digitale processen kan veel tijd kosten wanneer alle formulieren opnieuw moeten worden opgebouwd. Maar in veel gevallen is dit niet nodig. Het is ook mogelijk de processen te laten digitaliseren. Op die manier kunnen rapportages volledig naar eigen wens worden ingedeeld.

4: Gebruik een smartphone of tablet

De belangrijkste tip naar een digitale wereld; neem zoveel mogelijk afscheid. Werk zoveel mogelijk paperless of less paper. Daarom raden we aan zoveel mogelijk de smartphone of tablet in te zetten. Het maken van foto’s voor audits kan eenvoudig gedaan worden via de smartphone of tablet. Het ondertekenen van rapportages kan gedaan worden met een digitale handtekening. Rapportages en documenten zijn verkrijgbaar in alle gangbare formaten, zoals PDF, Word of Excel. Door taken en tickets te maken kan men meer grip krijgen op werkprocessen.