3 stappen naar betere data integriteit

Partnerbijdrage van:

Je netjes aan de wet houden en je data goed beveiligen: het draagt ertoe bij dat je minder risico’s loopt met je onderneming. Maar de data zelf moeten ook betrouwbaar (‘integer’, heet dat dan) en bruikbaar zijn. Aan de data-integriteit schort nogal eens het een en ander.

Bedrijven krijgen de beschikking over steeds meer data, en proberen deze in toenemende mate aan te wenden om beslissingen beter te onderbouwen. Door gebruik te maken van big data, bijvoorbeeld en van het Internet of Everything – waarin alles en iedereen met elkaar verbonden is – kan er straks een Smart Industry kunnen verrijzen, waarin 3D-printing, van robotisering, kunstmatige intelligentie en cloud computing de toon aangeven en productieprocessen veel efficiënter kunnen worden ingericht dan nu en wordt het makkelijker klantspecifieke, op maat gemaakte producten te fabriceren.

Een voorwaarde is alleen wel dat de data ‘integer’ zijn, zoals dat heet. Data-integriteit komt er op neer dat data gedurende een lange tijd relevant blijven en voor iedereen hetzelfde betekenen – vanaf de eerste keer dat ze worden ingetikt of op een andere manier vergaard, tot de allerlaatste analyse of rapportage.

‘Garbage in, garbage out’

In de praktijk laat blijkt dat de data-integriteit maar al te vaak te wensen overlaat, blijkt uit diverse onderzoeken van Workiva, aanbieder van Wdesk, een cloudgebaseerd productiviteitsplatform voor bedrijven om bedrijfsgegevens te verzamelen, koppelen, analyseren en te rapporteren.

Klantdata worden lang niet altijd goed worden bijgehouden; het klantenbestand wordt elke keer dat er iemand verhuist of overlijdt minder bruikbaar. Informatie over het koopgedrag van klanten kan niet worden gekoppeld aan de adresgegevens in het CRM-systeem. Of er worden allerlei systemen op elkaar gestapeld zonder dat deze helemaal goed aansluiten. Informatie die afkomstig is uit het ene systeem moet worden overgetikt om in een rapport op te nemen. Of de informatie uit een systeem moet handmatig worden bewerkt voordat deze verder kan worden verwerkt. Of zelfgebouwde en inconsistente spreadsheets worden gebruikt om de informatie verder te kunnen gebruiken. Zo krijg je onvolledige, inconsistente, corrupte of gedupliceerde data. En loop je als bedrijf het risico dat er vanuit de wel bekende data geen relevante analyses komen, of onjuiste beslissingen worden genomen. In die zin is het aloude ‘garbage in, garbage out’ ook hier van toepassing, hoe geavanceerd de modellen die op de data worden toegepast ook zijn. Meer data leidt tot meer wanorde.

Verbetermogelijkheden

De oplossing voor dit probleem is drieledig.

1. In de eerste plaats: maak gebruik van open datastandaarden, zoals de eXtensible Business Reporting Language (XBRL). Hierdoor kan worden voorkomen dat veel tijd en energie gestoken moet worden in het verkrijgen van (financiële data) en het presenteren daarvan op een geaggregeerd niveau.

2. In de tweede plaats: meer eenheid in modellen om te rapporteren. Hierdoor zou het én makkelijker zijn om de integere data op te nemen in rapportages én om die rapportages met elkaar te vergelijken.

3. Dit klinkt misschien nogal ver van uw bed: u beslist tenslotte niet of XBRL de standaard wordt of welke rapportagemodellen raken ingeburgerd. Maar daarnaast, en dat in de derde plaats, zijn beheersmaatregelen rondom data van belang: Wie heeft toegang tot de data? Wie mag de data aanpassen? Op welke tijdstippen wordt gekeken of de data nog wel relevant zijn? Wanneer wordt gecontroleerd op doublures? Dat soort zaken. Het is zaak hier ook te kijken hoe in bedrijfsprocessen de integriteit van de data wordt gewaarborgd, zodat deze nog steeds hetzelfde zijn, welk proces er ook wordt doorlopen.

Over Workiva

Workiva is aanbieder van Wdesk, een cloudgebaseerd productiviteitsplatform voor bedrijven om bedrijfsgegevens te verzamelen, koppelen, analyseren en te rapporteren. Duizenden organisaties, waaronder meer dan 65% van de 500 grootste Amerikaanse bedrijven gebruiken Wdesk.

Workiva is o.a. betrokken geweest bij een onderzoek om inzicht te krijgen in de integriteit van data en de rapportageprocessen in het bankwezen. De opgedane inzichten zijn echter ook voor bedrijven ook van belang, zeker voor bedrijven in sectoren die – net als het bankwezen – sterk gereguleerd zijn.

Voor meer informatie: workiva.com