10 tips voor managementinformatie

1 Implementeer een management control cyclus
De basis van goede managementinformatie. Helder verwoorde en breed gecommuniceerde missie, strategie, shareholder value, speerpunten en KPI’s, worden jaarlijks doorvertaald in kwantitatieve normen en budgetten. Hierop wordt de managementinformatie aangepast. De informatie moet tenslotte aansluiten op besturingsafspraken en taken/bevoegdheden/verantwoordelijkheden.

2 Optimaliseer en minimaliseer
Zorg dat de leveranciers van managementinformatie (controllers) regelmatig met ‘klanten’ om de tafel zitten om vraag en aanbod af te stemmen. Gebruik voor de optimalisatie bewezen modellen zoals 6 Sigma, Kwaliteit Administratieve Dienstverlening (KAD), Balanced Scorecard. Hanteer een simpele tabelvorm: wie ontvangt welke rapporten met welke verdichting en frequentie op welk moment van wie op welke wijze uit welk systeem. 

3 Verschillende presentatievormen
De juiste combinatie van bijvoorbeeld grafieken, stoplichten, proza en vergelijkende cijfers (periode, budget, cumulatief, prognose) is het meest inzichtelijk en effectief. Zorg tevens voor drill down faciliteiten zodat managementinformatie ‘by exception’ mogelijk is. Hang managementinformatie in procesworkflows.

4 Een druk op de knop
De controller en zijn team dienen alleen tijd te besteden aan diepgaande analyses en voorgestelde corrigerende acties. Indien er sprake is van een shared service center moeten de standaardrapportages door het SSC worden verzorgd.

5 Betrouwbaarheid
Schakel voor het betrouwbaarheidseffect accountants en EDP-auditors in. Regel de betrouwbaarheid vooral aan de bron. Vermijd manuele invoer, draag zorg voor de juiste beveiliging en controlemaatregelen.

####

6 Eén versie van de waarheid
Zorg dat managementinformatie uit verschillende bronnen elkaar niet tegenspreekt. Gebruik heldere definities en maak goede afspraken. In de praktijk blijkt dat vergaderingen alleen gaan over wat juist is, met name als de prestaties tegenvallen. Stimuleer dit door eerlijkheid te belonen en manipulatie te straffen. Zorg dat vervelende boodschappen snel bekend worden.

7 Aandacht
Managers weten vaak niet wat er op het gebied van managementinformatie aanwezig is of beschikbaar kan worden gemaakt. Het management wordt vaak slecht betrokken bij de implementatie van nieuwe systemen. Managers weten vaak onvoldoende om te gaan met moderne hulpmiddelen en kunnen de informatie niet op de juiste wijze te interpreteren.

8 Reserveer systeem-implementatietijd
Bij implementatie van systemen, zoals ERP, wordt het merendeel van de capaciteit en budgetten aan de werking van de transactionele procesgang besteed. De echte managementinformatie komt in een veel later plateau of in diverse reparatie-acties. Zodoende blijft het management lange tijd verstoken van goede stuurinformatie. Zorg voor een goede inbedding en eis de nodige tijd van het management voor de definitie van goede managementinformatie.

9 Geen standaard ‘lijstjes-management’
Hanteer managementinformatie situationeel, als onderdeel van het leiderschap en het toepasselijke besturingsmodel (tight/loose control). Jong, onervaren management op een nieuw, risicovol bedrijfsonderdeel moet natuurlijk anders en scherper aangestuurd worden dan ervaren managers op traditionele activiteiten zonder al te veel marktdynamiek. Veel essentiële informatie wordt niet via lijstjes maar verbaal en non-verbaal overgebracht.

10 Denk na over de techniek
Denk na over de juiste IT architectuur, met een plateauplanning voor de komende jaren. Informeer bij specialisten wanneer en welke wijze nieuwe ontwikkelingen moeten worden gevolgd. Evalueer dit zeker éénmaal per jaar, omdat de ontwikkelingen snel gaan. Zorg daarbij voor open en flexibele systemen.

Drs Janpieter Koning RA is partner of Tacstone La Rive en expert op het gebied van Business proces outsourcing van administratieve en financiele processen.

Klassieker uit het archief van Financieel-Management.nl: 5 valkuilen bij veranderen IT