Licenties die verlopen zijn of een snelle groei zonder dat voldoende legale software voor nieuwe medewerkers is aangeschaft. Vroeg of laat komt de aanslag van de softwareleverancier. Wie voorbereid is, kan heel veel geld besparen.

1 registreer alle aankopen
Hoewel het haast onmogelijk is om software voor 100 procent vast te leggen, moet 90 procent bij de meeste bedrijven wel lukken. Hiervoor moet goed worden vastgelegd wat er in het bedrijf aan software wordt gekocht of gedownload.

2 Maak iemand verantwoordelijk
Maak iemand verantwoordelijk voor de registratie en de aankoop van nieuwe software. Hij of zij behoudt het overzicht wanneer de softwarelicenties vernieuwd of tijdig beëindigd (onderhoudskosten) moeten worden. Besef dat ook de externe accountant belang heeft bij goede software waarop de bedrijfsgegevens zijn gebaseerd.

3 Benchmark!
Voer een benchmark uit met andere bedrijven, of laat deze door een externe deskundige uitvoeren. Hoe hebben concurrenten of branchegenoten hun software geregeld? Is er ergens anders vergelijkbare, goedkopere software te vinden?

4 registreer aantal medewerkers én desktops
Leg het aantal en soort medewerkers versus het aantal en soort werkplekken vast. Zorg dat minimaal 90 procent van de licenties is vastgelegd. Wanneer medewerkers op meerdere locaties werken met een extern bureaublad (roaming), wordt dit door de softwareleverancier ook als werkplek gezien, ook al is de benodigde software slechts één keer gebruikt op die PC.

5. combineer en consolideer
Consolideer verschillende applicaties naar grotere centrale servers. Een server wordt nooit volledig gebruikt, waardoor snel teveel wordt betaald. Licenties worden vaak pas na 4 tot 7 jaar vernieuwd, terwijl pc’s ook na 4 of 5 jaar worden vervangen. Daarmee wordt dan meteen de belangrijkste software vernieuwd voor een fractie van de prijs.

6 Gebruik meerdere leveranciers
De ene dag wordt de IT-medewerker nog uitgenodigd voor een ‘special event’, de volgende dag ligt er een offerte op zijn bureau ligt… Gebruik meerdere resellers van een leverancier en meerdere leveranciers om de juiste software te kiezen. Ook kan worden gebruikgemaakt van bijvoorbeeld buitenlandse vestigingen in plaats van de Nederlandse leverancier. Leveranciers hebben belang bij het zelf registreren en worden afgerekend op hun aantal orders, waarmee interessante kortingen te bedingen zijn.

7 pas op bij outsourcing
Licenties worden vaak niet als overdraagbaar aangemerkt. Let daar dus goed op bij een eventuele overname of als er delen van het bedrijf worden uitbesteed. Zorg in dat geval voor goede juridische ondersteuning van externe specialisten.

8 check leverancier
Let bij het over- of afsluiten van contracten op het fiscal year end of halfjaarafsluiting van de leverancier. Teken ook niet te vroeg een contract. Lang onderhandelen over het belang van licenties heeft ook zijn voordelen. Als de leverancier al rekening houdt met uw order, zijn er interessante kortingen te behalen.

9 schep ruimte, plan vooruit
De financieel directeur dient bij het opstellen van de begroting rekening te houden met uitgaven aan software. Als het bedrijf toch voor onverwachte verrassingen komt te staan, heeft de leverancier daar baat bij. Zorg daarom vroegtijdig voor een intern en extern onderhandelingsteam dat de kosten op ICT-gebied beperkt houdt.

10 win advies in
Beheer en management van softwarelicenties is een specialistisch vak. Win daarom tijdig advies in. Vooral bij snelle groei is het raadzaam om een adviseur in te schakelen en pro-actief de leverancier zelf op de hoogte te stellen van bijvoorbeeld uitbreidingen en veranderingen. Voorkom dat een leverancier u tot een keuze dwingt om óf te betalen óf een bepaalde ‘bedrijfsovereenkomst’ te tekenen: daarmee worden boeteclausules voorkomen en bespaart u 10 tot 50 procent op de IT kosten.

Marc Janssen en Rolf Uytenbogaart zijn verbonden aan Procure-IT, experts op het gebied van software compliance.