Zo min mogelijk inkopen

Het klinkt wat vreemd, een dienstverlener op het gebied van inkoop die benadrukt dat optimale inkoop bestaat uit het zo min mogelijk inkopen. Of zelfs ‘het tegenhouden van inkoop’ zoals Jos Houben, algemeen directeur van het Nederlands Inkoop Centrum (NIC), het uitdrukt. Want, zo betoogt hij, bedrijven hebben vaak veel meer in huis dan nodig is. Er worden – bijna op de automatische piloot – nog steeds meer kantoormeubelen, kantoorartikelen en uitzendkrachten ingekocht, terwijl er in feite voldoende van deze spullen voorhanden zijn en veel zaken niet direct vervangen hoeven te worden.

Dat geldt ook voor menskracht. Sommige bedrijven blíjven vast en tijdelijk personeel aannemen, terwijl er op andere afdelingen juist personeelsoverschotten zijn. Al met al gaat het erom dat het bedrijf zo min mogelijk cash out heeft, aldus Houben. ‘En als het je dan toch moet inkopen, dan moet je voorkomen dat je door overspecificatie te duur koopt en je moet zorgen dat de factuur klopt met de bestelling. Daarbij is het beheersen van het proces een van de meest uitdagende en potentieel meest kostenbesparende aspecten van de inkoopfunctie voor bedrijven. Uitbesteden van delen van dit proces is doorgaans heel zinvol.’

Financiële invalshoek
Een duidelijke trend volgens Houben is de verschuiving van de verantwoordelijkheden voor de inkoopprocessen naar de Chief Financial Officer. Ingegeven door de toenemende financiële regelgeving (Sarbanes-Oxley, IFRS, Europese wetgeving, etc.) is het ook voor de inkoop steeds belangrijker om op voorhand de verplichtingen te kunnen inschatten. Daarbij speelt risicomanagement een grote rol. Oók op het gebied van inkoop.

Houben: ‘De inkoopprocesfunctie wordt steeds vaker, terecht, onder de verantwoordelijkheid van de CFO geplaatst. Ik juich die ontwikkeling toe. Immers, processen en projecten worden centraal geregeld en worden op een gedisciplineerde manier, sterk gestandaardiseerd, benaderd. Het is een professionalisering van de inkoopfunctie.’ De inkopers in dienst van de onderneming houden zich in de optiek van het NIC dus steeds minder bezig met de proceskant.

Waar ligt hun toegevoegde waarde dan wel? ‘De inkopers hoeven minder tijd te besteden aan het autoriseren, bestellen en betalen. In het ideale geval wordt dit geheel door de financiële afdeling gedaan. De bespaarde tijd kunnen de inkopers steken in het correct specificeren van de inkoop. Veel zaken worden – daar waar mogelijk – geautomatiseerd en het proces verloopt zoveel mogelijk via standaardprocedures, maar de vertaling van de inkoopwensen blijft mensenwerk. Daar komt de traditionele inkoper prima tot zijn recht.’

CPO van de toekomst
De ‘CPO van de toekomst’, die volgens Houben een achtergrond heeft in de financiële wereld, is een geduchte concurrent voor de meer traditionele inkoper. ‘De inkoper van weleer onderhandelt over een mooie prijs en dat is het dan. De inkoopfunctie was vaak verspreid over de onderneming, iedereen kocht wel íets in. Niet efficiënt, niet standaard en niet conform de huidige opvattingen over financiële regelgeving. Maar al te vaak ontleende de inkoper een soort status aan het voorrecht van inkopen. Een overgeromantiseerd beeld: het pingelen van toen is vervangen door elektronische veilingen waar meerdere partijen kunnen bieden en – dat is nu juist zo interessant – tegen elkaar op kunnen bieden. De meeste kans op een marktconforme aanbieding dus. Vele bedrijven, zeker grotere ondernemingen, kiezen hier steeds vaker voor. Het heeft enige tijd geduurd, maar het nut van een goede centrale, gestandaardiseerde inkoopafdeling en geautomatiseerde inkoopprocessen dringt langzaam maar zeker door in het bedrijfsleven.’

Overspecificatie
De focus op het voorkomen van overspecificatie is een van de stokpaardjes van Houben: ‘Maak de inkoopvraag juist zo generiek mogelijk, zodat meer aanbieders kunnen reageren met een offerte. Het aloude marktprincipe, hoe meer aanbieders des te lager de prijs, gaat nog immer op. Bestaande individuele voorkeuren bij opdrachtgevers van inkopers, kunnen leiden tot overdreven gespecificeerde offerte-aanvragen, om er zeker van te kunnen zijn dat de gewenste leverancier als enige kan leveren. In de praktijk merken we dat dit middel soms gebruikt wordt om de eigen voorkeuren door te zetten en dat inkoopadviseurs slechts worden ingehuurd “om te voldoen aan regelgeving”. Dat is een omgekeerde benadering van inkoop. Het NIC heeft wel eens opdrachten geweigerd om deze reden. Dat is jammer, maar op die manier willen wij het vak niet devalueren.’

Delen uitbesteden
Het NIC biedt diensten en technologische oplossingen voor (elektronisch) inkopen. Daarbij maakt de organisatie gebruik van een inkoopplatform dat het inkoopproces van de klant faciliteert, van e-sourcing tot de financiële afhandeling (procure- to-pay). De nadruk in de dienstverlening ligt zowel op de proceskant van het vak als de specificatie- en aanbestedingsdeskundigen. Door gebruik te maken van het inkoopplatform hoeven klanten zelf geen software en hardware te kopen, en dus geen grote investeringen te doen. Daarbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen primaire en secundaire inkoop.

Houben: ‘Het verschil tussen primaire en secundaire inkoop blijkt in de praktijk geen belangrijke rol te spelen. Wel kunnen we constateren dat het uitbesteden van de secundaire inkoop bijna altijd leidt tot grotere kostenbesparingen. De inkoop van strategische producten vindt zelden geheel buiten de deur plaats en dat vind ik ook niet raadzaam. De inkopers van het bedrijf beschikken over de productkennis en kennen de wensen van de interne eindgebruikers. Wel is het raadzaam, zeker voor grotere ondernemingen, om delen van het proces buiten de deur te plaatsen. Zoals de financiële afhandeling, rapportage, leveranciersintegratie of selfbilling.’

De eenvoudige besparingen op met name de secundaire inkoop wordt verklaard door de vele mogelijkheden tot benchmarking die het werken met een inkoopdienstverlener als het NIC biedt. De kennis en ervaring die aanwezig is, kan eenvoudig ingezet worden om te kijken hoeveel andere bedrijven betalen voor bijvoorbeeld de catering, het onderhoud van de bedrijfspanden of het printpapier. Het elektronisch inrichten van het biedproces, e-auction, is een belangrijke tool die steeds meer in zwang komt. ‘Leveranciers komen soms uit gekke hoeken en met verrassende prijsvoorstellen of voorwaarden. Dat houdt de markt levendig’, aldus Houben.

De voordelen van de procesbenadering zijn evident, maar hoe staat de markt ertegenover? Houben: ‘Voor inkoopafdelingen betekent de procesbenadering vaak een enorme ommezwaai. Processen kunnen gestroomlijnder. Standaardisering vraagt om medewerking van vele afdelingen en niet zelden blijkt dat het uitbesteden van enkele onderdelen of het gehele proces flinke kostenbesparingen inhouden. In een tijdperk waarin er kritisch gekeken wordt naar kosten, betekent dat doorgaans dat een deel van het werk binnen de organisatie vervalt. Dat is niet altijd een eenvoudige beslissing. Daarbij adviseren wij vaak om de inkoopafdeling onder te brengen bij de financiële afdeling. Vanuit de financiële invalshoek is men vaak zeer enthousiast. Met name de eerdergenoemde wet- en regelgeving dwingt ondernemingen kritisch te kijken naar inkoopprocessen.’

Winstpunt
Voor de komende jaren voorspelt Houben dat de grote raam- 33 contracten op hun retour zijn. Juist kleine, regionale leveranciers blijken in staat te zijn aantrekkelijke aanbiedingen te doen en veel kwaliteit te bieden. En dankzij de automatisering van de inkoop wordt het gemakkelijker om deze partijen te controleren. Een belangrijk winstpunt, vindt het Nederlands Inkoop Centrum. Want op die manier zijn er weer veel meer leveranciers die kunnen deelnemen aan de bieding op leveranties.
Daarnaast is ook de belangstelling voor bestellen buiten ’s lands grenzen flink afgenomen, stelt Houben. ‘Waarom zou je producten aan de andere kant van de wereld inkopen en daar weken op wachten, terwijl je het ook vier uur van tevoren bij een leverancier in eigen land kunt bestellen? De voordelen van lagere productkosten vervallen al snel als je die afzet tegen de just-in-time voordelen van bestellen “om de hoek”.’ Kortom, er staat ons een levendige periode te wachten, met kansen voor alle partijen die iets te leveren hebben dat bedrijven werkelijk nodig hebben. En in alle andere gevallen? Dan wordt er gewoon niet besteld. Zo min mogelijk kopen, luidt het advies.